Как правильно написать объяснительную образец. Как грамотно написать объяснительную: подробная инструкция

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Что из этого следует?

1. Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
2. Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:

— не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи…а это плохо.

— не обвиняйте во всем своих коллег – работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.

— не пишите «меня не научили…» — при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает… Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и… — тут смотрите предыдущий абзац.

Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не «объяснительная», а «пояснительная записка».

Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• от кого
• наименование документа – «Объяснительная записка»;
• заголовок к тексту («Касательно…», «Относительно…»);
• текст пояснения;
• составитель, его подпись.

В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:

— по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).

Управляющему АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От контролера-кассира отдела Офисных продаж Сидоровой О.В. Объяснительная По факту опоздания 11.03.13. на работу на 14 минут могу пояснить следующее: опоздание стало возможным по причине отсутствия наземного транспорта в это утро от станции метро «Сенная» очень долгое время, в результате чего ожидание на остановке составило 20 минут. Впредь обязуюсь на работу не опаздывать (либо сообщать по телефону о возможном опоздании в связи с задержкой транспорта или по причине других чрезвычайных обстоятельств), а так же отработать 14 минут сегодня в свое обеденное время. Сидорова О.В. (подпись)

— по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!

Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.

Управляющему АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От начальника Отдела офисных продаж Сидоровой О.В. Объяснительная По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее: По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений. По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки. По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами. Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было. По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П. По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П. Сидорова О.В. (подпись)

— на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.

Управляющему Филиалом АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От Начальника отдела Офисных продаж Сидоровой О.В Пояснительная записка Относительно служебной записки, написанной Заместителем начальника Службы Безопасности (СБ) Банка Козловым Е.В., могу пояснить следующее: Данное происшествие возникло из-за того, что ключ застрял в замке и не проворачивался. Вытащить его из замка нам тоже не удалось. Я позвонила в СБ Козлову Е.В. и попросила нам помочь. Он тоже не смог ни вытащить ключ, ни провернуть его. Затем ключ вообще отломался и остался «торчать» в замке. Затем мы позвонили офис-менеджеру Петрову И.И. который находился в этот момент на другом конце города. Петров И.И. сказал, что будет решать эту проблему, в дальнейшем мне он сообщил телефон, по которому надо позвонить, но т.к. СБ первые нашли специалистов, то звонить мы не стали. Относительно того, что сейф нигде не учитывался – не правда. Металлический сейф (шкаф СП-101 (2 замка)) с инв. № 707 – числиться за нашим отделом с 2007 года. Он приобретался в свое время для клиента под хранение ценностей клиента в сейфовой комнате. После расторжения договора аренды, сейф использовался сотрудником кассы пересчета как индивидуальное средство хранения, в соответствии с п. 2.8. Положения № 318-П, согласно которому должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа или другими устройствами, предназначенными для хранения денег в течение рабочего дня . Дополнительные требования (как то – сертификация), о которых упоминает Козлов Е.В., как мы видим, инструкцией не предусмотрены и в ЦБ об индивидуальных средствах хранения мы не сообщаем, как ошибочно считает Козлов Е.В. Мало того, он вообще предлагал мне вчера оставить деньги в этом сейфе и не заносить в хранилище, но после того, как я категорически отказалась это делать – СБ нашли специалистов по вскрытию сейфов. Дубликат ключа, который сломался — имеется в наличии, но пользоваться им не возможно, т.к. сломан сам замок. Хочу отметить, что со стороны СБ сложилось предвзятое отношение ко мне лично (что я вижу из служебной записки с замечаниями, не подкрепленными никакими нормативными документами и реальными событиями, а только личная неприязнь ко мне и к Петрову И.И.) хотя требования, которые я предъявляю всегда только в рамках служебных обязанностей и направлены на усиление кассовой дисциплины и на обеспечение сохранности денежной наличности и ценностей Банка. Сидорова О.В. (подпись)

Утверждение о том, что работа есть работа, не означает, что общение в коллективе должно строиться исключительно на обмене бумагами. Как ни крути, большую часть информации мы все-таки узнаем из бесед с коллегами. Но есть в жизни коллектива и такие ситуации, в которых без «официоза» не обойтись. Вот тогда будет не до пространных повествований на отвлеченную тему, начальство устроит только конкретное объяснение причин. О том, как написать объяснительную записку на работу, а также обо всех нюансах этого вопроса расскажем далее.

Нормативная база

Форма объяснительной часто встречается в повседневной жизни, даже если происходящее далеко от рабочих проблем. Что же касается отношений в трудовом коллективе, то они опираются, прежде всего, на нормы Трудового кодекса. Такой вид документа, как объяснительная записка на работу, встречается в ТК РФ несколько раз:

• В статье 193 , как обязательный этап перед применением или отказом от дисциплинарного взыскания за проступок (прогул, опоздание, порчу имущества, должностное недоразумение);
• В статье 229.2 , как одно из доказательств, при проведении расследования случаев травматизма или другого несчастья на рабочем месте;
• В статье 247 , как основание для установления степени виновности в причинении материального или нематериального ущерба предприятию.

Во всех случаях кодекс говорит о том, что объяснительная записка на работу должна быть подана в письменном виде. Исключение сделали только для дистанционных сотрудников, они могут подать ее в виде электронного документа с цифровой подписью, ст. 312.1 ТК .

Виды объяснительных записок

Сложно перечислить все то множество обстоятельств, по которым у начальства могут возникнуть вопросы. В основном они касаются фактов нарушения внутреннего трудового распорядка или нестандартных происшествий. Вот лишь самые распространенные поводы требовать объяснений:

• Установленный факт отсутствия на работе весь день или его часть, суммарно превышающую 4 часа (нужно сказать, что объяснительная записка за – обязательна к истребованию работодателем, если по итогам ее рассмотрения планируется вынесение или увольнение);
• Опоздание к началу дня или с обеденного перерыва;
• Должностной проступок, ошибка в работе или неисполнение обязанностей;
• Действия или бездействие в сложной ситуации, намеренное игнорирование требований охраны труда;
• Употребление спиртного на рабочем месте или появление там в уже нетрезвом виде;
• Любой другой поступок работника, в котором, по мнению начальства, ему следует оправдывать свое поведение.

Поскольку закон не устанавливает регламентированный шаблон объяснительной записки на работу, в каждой отдельной ситуации может использоваться свободная форма. Лишь бы она раскрывала все детали произошедшего и была понятна работодателю или проверяющему. Неплохо также приложить к ней копию документа, подтверждающего все написанное. Понятно, что к объяснительной записке, когда работник проспал на работу, приложить нечего, но вот если опоздание произошло по более уважительной причине, то лучше позаботиться о защищающей бумаге.

До вынесения приказа о дисциплинарном взыскании нужно потребовать от работника изложенное на бумаге объяснение, ст. 193 ТК.

Сроки передачи записки

Чаще всего, письменное оправдание требуют от работника, которого хотят подвергнуть взысканию в форме выговора или, того хуже, увольнения. Понятно, что статья 193 ТК предлагает работодателю всегда учитывать серьезность проступка и тяжесть последствий, но эмпирических показателей для подобной оценки не описывает. Поскольку первичное решение будет принимать руководитель, по-своему оценивая изложенные работником факты, то самому сотруднику, перед тем, как писать объяснительную записку на работе, лучше продумать каждую написанную фразу.

Если серьезность планируемого взыскания доходит до выговора или увольнения, то работодатель должен знать, какие шаги и в какие сроки нужно предпринять, чтобы не навлечь на себя проверки и суды:

1. Заактировать факт проступка.
2. Вручить работнику под подпись требование о необходимости написать объяснение.
3. Сообщить провинившемуся о том, что на предоставление объяснений у него есть два рабочих дня, не считая суток вручения требования и выходных.
4. В месячный срок от даты обнаружения проступка издать приказ о применении наказания, вне зависимости от факта получения объяснений от работника.

Самому сотруднику, получившему требование начальства, лучше не игнорировать этот документ, даже если виноватым он себя не считает. Ответить на выпад руководства нужно оперативно и полно, это даст серьезное преимущество при обращении к трудовому инспектору или в суд.

Оформление записки

Если осложнения с начальством перешли в плоскость истребования письменного оправдания, то медлить не стоит. Для тех, кто ни разу не сталкивался с подобными документами, за образец для объяснительной записки на работу можно взять шаблон любого заявления. «Шапку», в которой указывается получатель бумаги, оставить без изменений, а заглавие сменить на слово «объяснительная».

В «теле» документа нужно расписать все то, что помешало сотруднику своевременно и правильно выполнять свои трудовые обязанности. И хоть язык составления должен быть максимально деловым, формальному подходу здесь не место. Особенно, если сложившиеся обстоятельства далеки о стандартных. В то же время, работнику стоит сдерживать свои порывы и эмоции, чтобы документ отражал события и причины, а не жалобы и пустые обвинения.

Может случиться, что ситуация проста и так же незамысловато ее объяснение, а предполагаемое наказание не строже замечания (ст. 192 ТК). Тогда можно обратиться к кадровикам и попросить у них пример кем-то ранее написанной объяснительной записки на работу.

Отсутствия и опоздания

Несмотря на активно пропагандируемую идею о том, что работники, не скованные жестким графиком, трудятся лучше, на большинстве современных предприятий время прихода на работу и ее оставления строго регламентировано. Вот почему объяснительная записка по причине опоздания на работу – один из самых распространенных документов в личных делах кадрового состава.

Опоздание, в том числе из-за транспорта

Само по себе опоздание, если оно не носит систематического характера или не превысило 4 часов от начала рабочего дня, не может стать основанием для серьезного взыскания. Но в компании может действовать правило истребования объяснительной записки даже при однократной задержке по пути на рабочее место. Делать это могут, например, для профилактики или в воспитательных целях.

Не так редко можно услышать о применении штрафов за подобные проступки. Закон не устанавливает возможности такого воздействия на сотрудников, ст. 192 ТК. Скорее речь пойдет о лишении работника, подвергнутого дисциплинарному взысканию, всех видов поощрительных выплат или понижение их величины. Хотя это и покажется нарушением требований ст. 193 ТК (о возможности использования лишь одного вида наказания), многие суды не считают факт лишения премии дисциплинарным взысканием. Оспорить это можно только, если поощрительных выплат лишили вовсе за однократное нарушение, тогда наказание могут посчитать избыточным.

Отдельная история, опоздание на работу из-за транспорта. В этом случае объяснительная записка будет смотреться убедительнее, если приложить к ней подтверждающие документы. Их могут выдать:

• В службе ГИБДД, если человек попал в ДТП или стал его свидетелем;
• В больнице, если сам сотрудник получил повреждения в результате транспортного происшествия;
• В полиции, если человек остался на месте для дачи свидетельских показаний.

Но даже, если опоздание не имело столь драматичных последствий, а стало следствием обычной «пробки», в объяснительной записке на работу нужно упомянуть и об этом. Если такие ситуации не вошли в систему, то вероятность того, что работодатель войдет в положение, возрастает в разы. Пример бланка заявления можно у нас на сайте.

Поводом для увольнения может стать однократное грубое нарушение дисциплины (прогул, например), ст. 81 ТК.

Объяснение отсутствия на рабочем месте

Отсутствие на рабочем месте более 4 часов в течение одного дня, могут расценить как прогул. Тем более, если сотрудник не сообразит сообщить начальнику о причинах заранее, или как только выяснится, что работу придется пропустить. В этом случае всю силу убеждения придется проявить при написании объяснительной записки на работу об отсутствии или явке с многочасовым опозданием.

Причины такого пропуска могут быть весьма разнообразными. Например, посещение врача, неотложная помощь больному родственнику, коммунальные проблемы (затопление, замыкание, заклинивание замков, отказ в работе лифта и т.п.). Что из этого вызовет наибольшее сочувствие у работодателя, виднее самому работнику. Вот почему, еще сидя в обесточенном лифте, нужно определиться с тем, как будет выглядеть объяснительная записка о невыходе на работу, и чем она будет подкреплена.

Крепко подумать об этом стоит еще и потому, что прогул считается грубым нарушением трудового распорядка, и уволить из-за него могут без предварительных внушений, ст. 81 ТК, подпункт 6 а). Образец объяснительной за прогул можно у нас на сайте.

По семейным обстоятельствам

Наиболее зыбкая стартовая позиция у тех, кто пропустил рабочее время . Коль уж работника угораздило уйти без разрешения, то объяснительная записка на работу должна содержать максимально убедительные причины.

Необходимость уйти пораньше с работы чаще появляется у семейных сотрудников с детьми школьного или дошкольного возраста. Собрания, получение справок из поликлиники или прохождение обследований, неприятности по учебе – далеко не полный набор причин для того, чтобы отпроситься у работодателя.

Но что делать, если заранее договориться с начальством не удалось, а тайное бегство не осталось секретом? В этом варианте преимущество будет на стороне одиноких или многодетных родителей, беременных или мам, воспитывающих детей с ограниченными их здоровьем возможностями. Скорее всего, наказывать их не станут, конечно, если это не перешло в систему, а перед тем, как писать объяснительную записку, на работе проведут воспитательную беседу и дадут подписать стандартный образец предупреждения. Образец объяснительной — такой, как и в случае с любым прогулом. Придется указывать именно ваше семейное обстоятельство.

Ошибки в работе или другие причины

Как правило, сознательный сотрудник перепроверяет все выполненные им действия на работе. Это вынужденная необходимость продиктована тем, что постоянное повторение однообразных задач неизбежно влечет за собой появление серьезных или незначительных недочетов. Хорошо, если их выявил сам специалист, хуже, если ошибка стала достоянием общественности. В зависимости от тяжести последствий этого происшествия, руководство может настаивать на предоставлении на работу объяснительной записки об ошибке.

Оправдание причин

Это требование может быть продиктовано не столько строгостью начальства, сколько необходимостью проведения действий по устранению последствий производственного промаха подчиненного. Не исключено, что одним их них станет материальный ущерб для компании. Тогда, по результатам рассмотрения объяснительной, будет приниматься решение о взыскании финансовых потерь с работника или способе восстановления поврежденного имущества.

Конечно, причиной ошибки может стать элементарная невнимательность или халатность. Например, по рассеянности сотрудница не поставила печать на первичном финансовом документе. Тогда объяснительная записка на работу, скорее всего, будет оканчиваться фразой о признании вины и обещанием впредь быть осмотрительнее.

Объяснение отказа от выполнения работы должно быть подкреплено договором о найме или данными о неблагоприятных условиях труда. Это позволит избежать наказания по ст. 192 ТК.

Записка о невыполнении должностных обязанностей

Неоднозначной может быть и ситуация, в которой работник не выполняет свои трудовые функции. Здесь возможны два варианта развития событий.

Начальник застал сотрудника в момент явного игнорирования возложенной на него работы. Возможно, он занимается отвлеченными делами или попросту уснул на работе, тогда от человека потребуется объяснительная записка с извинениями и предложением исправить положение.

Сложнее обстоят дела в случае, когда работник не может выполнять свои обязанности или считает, что его заставляют исполнять работу, не предусмотренную его договором. И то, и другое освобождает его от дисциплинарной ответственности. Главное для сотрудника, знать, как правильно написать объяснительную записку о сложившейся ситуации на работе. Ознакомьтесь с образцом у нас на сайте ().

Прежде всего, нужно понимать, что безбоязненно можно отказаться от работы, если:

Если докладная на эту тему не заставила начальство изменить позицию и от сотрудника продолжают предъявлять неправомерные требования, то объяснительная записка на работу с описанием тех же причин неисполнения обязанностей понадобится уже для трудовой инспекции или суда. Нужно помнить, что отказ от «лишней» работы не освобождает от выполнения основных обязанностей, а необеспечение защищенных условий труда не позволяет покидать рабочее место.

Начальник не принял записку

Не все проступки или конфликты в коллективе доходят до документального оформления. Обычно до того, как написать объяснительную записку на работе, проходит устная часть. Если разговоры ни к чему не приводят, начинается фаза обмена официальными бумагами.

Вот тут-то и может сложиться ситуация, когда работодатель не захочет получать составленную по образцу объяснительную записку. Например, об опоздании на работу по уважительным причинам или обоснованному отказу от продолжения труда до устранения нарушений.

Чем аргументировано такое нежелание и насколько моральны мотивы поступков руководства, останется на их совести. Работнику, получившему требование о необходимости предоставления письменного объяснения, нужно вручить его во что бы то ни стало. И, при этом не забыть о подписи на втором экземпляре. Иначе у работодателя будет основание состряпать акт об отказе наемного лица разъяснять причины своего поведения.

Если вручить бумагу лично руководителю не получилось, нужно безотлагательно отправляться на почту и направить ее письмом с описью и уведомлением. А заодно, можно оповестить о подобном поступке профсоюз и комиссию по решению трудовых споров. Конечно, это актуально, если конфликт заходит слишком далеко, и на горизонте маячит незаконное увольнение.

Любой, даже самый вопиющий, проступок сотрудника, вполне возможно, имеет под собой «железное» обоснование. Вот почему, до того, как принять кардинальные меры, Трудовой кодекс предписывает работодателю получить от работника документ, объясняющий его действия. Самому же провинившемуся стоит помнить, что гарантией его защиты станет только особая уважительность причин, подтвержденная документами. Но даже в такой ситуации, ставить пропуск работы или опоздания «на поток» не стоит. Ведь тогда у начальства будет лишний повод напомнить, что для решения личных проблем есть свободное от работы время.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

• отсутствие на рабочем месте;
• совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
• невыполнение рабочего плана;
• в налоговую службу;
• от кассира;
• в детский сад;
• в университет;
• классному руководителю в школе;
• отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

• проблем со здоровьем;
• ухода за одним из членов семьи;
• экстренного ремонта;
• автомобильной аварии;
• ненадлежащих погодных условий;
• временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

• наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
• данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
• данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
• дата составления акта;
• нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
• описание ситуации, совершенное сотрудником;
• причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
• пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
• должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

Записка с объяснениями представляет собой деловое письмо, которое предназначено для внутреннего обращения в каком-либо учреждении. Содержание письма отображает объяснение событий, и, как правило, прошедших негативных обстоятельств. В данном случае будут рассмотрены объяснительные о пропусках занятий.

Как написать объяснение при пропуске занятий?

Записка с объяснениями предназначена для выяснения обстоятельств, произошедших с лицом, являющимся основным героем событий, не исключено, что виновником. Цель пояснительного письма – разобраться в обстоятельствах случившегося для формирования правильного заключения.

Ст. 193 ТК РФ гласит о том, что руководитель обязан потребовать объяснение в письменном виде у учащегося, совершившего дисциплинарный проступок. При этом учащийся имеет право отказаться от предоставления такого документа – это предусмотрено в законе. Однако, при таких обстоятельствах руководство учреждения вправе вынести дисциплинарное наказание провинившемуся студенту. Естественно, для этого должен быть составлен акт об отказе предоставить объяснение в присутствии двух свидетелей.

Шаблон такого документа предусматривает следующие общепринятые правила :

• Записка составляется на листе А4 и объем письма должен быть в пределах 1-2 страниц.
• Письмо пишется на имя руководителя учебного учреждения с отображением его наименования и должности, занимаемой руководителем в данном учреждении. Заполняются этот текст в правом верхнем углу листа в дательном падеже.
• Далее необходимо записать сведения автора написанного документа (Ф.И.О. и должность в родительном падеже)
• Потом заполняется название письма – «Объяснительная записка» и заглавие к тексту («Относительно…», «О…» и т.д.)
• В некоторых случаях после заглавия письмо регистрируется в приемной с присвоением номера и пишется дата отправки. В других – дата и подпись автора письма пишется в конце записки.
• В основной части письма заполняется текст объяснения случившихся обстоятельств. Здесь описываются произошедшие события, их причины и если автор виноват, то покаяние и обещание, что больше такое не повторится.
• В конце документа ставиться дата, если не проставлена при регистрации, и подпись составителя письма.

Если учащийся учится в колледже и по какой-то причине пропустил занятия, то естественно, классный руководитель группы или дирекция колледжа потребует от студента объяснений. Почему были пропущены занятия?

Не каждый учащийся знает, как писать такие письма. Однако современная молодежь, продвинутая в Интернете, может найти шаблоны (образцы) таких объяснений. Поэтому в данном разделе не будем описывать правила составления таких документов, тем более, что в предыдущем разделе подробно описана структура подобной записки.

Декану факультета механизации с/х Соколову И.И.

от учащегося 15-мех группы Иванова Г.П.

Объяснительная записка

Я, Иванов Генадий Петрович, пропустил 28 ноября учебные занятия (3 парных урока и 1 лабораторную работу), так как, ко мне в общежитие приехала мать из с. Долиновка.

Мать приехала для прохождения в институте функциональной диагностики обследования организма. Она выполняет такое обследование ежегодно. В этот раз она приехала 28 ноября 2019 года. Ей вдруг стало плохо, и я вынужден был вызвать для матери «Скорую помощь».

После обследования матери врачом, ей было предложено провести весь день в покое. Мне пришлось занятия пропустить, чтобы обеспечить наблюдение за ее состоянием. Доктор «Скорой помощи» Сидоров А.В. составил по моей просьбе, заключение о том, что матери требуется наблюдение. Заключение доктора приложено. Прошу Вас считать пропуск занятий по уважительной причине.

29.11.2019 г. Учащийся 15-й группы (подпись) Иванов Г.П.

Статус студента высшего учебного учреждения регламентируется ст. 16 Закона. Девятая часть данной статьи говорит о том, что за невыполнение учащимся правил, установленных Уставом учебного учреждения и правил его внутреннего расписания, к нему могут применяться дисциплинарные наказания. Согласно Закону наказание может применяться после написания студентом письменного объяснения. При этом, привлечение к дисциплинарному взысканию возможно на основании объяснительной только к тому учащемуся, который совершил проступок. В случае коллективного нарушения распорядка в ВУЗе, объяснение берется с каждого учащегося. По одному пояснению наказывать всех провинившихся студентов нельзя.

Как уже отмечалось – письменное объяснение фактически считается документом, описывающим непосредственному руководству обстоятельства невыполнения домашних заданий, лабораторных работ, нарушения посещений занятий в институте и т. д. Так же такие письма могут применяться в качестве сопроводительных приложений к основному документу, к примеру, к плану или к отчету. В данном варианте записка обеспечивает пояснение содержания некоторых положений главного документа. Такая записка заполняется на фирменном бланке учреждения.

Объяснительные записки, отражающие происшествия, ситуацию, как правило, заполняются на листе бумаги А4 для предоставления руководству. Правила заполнения таких записок в институте ничем не отличаются от других пояснений в других отраслях народного хозяйства. Здесь структура документа такая же, как описанная в первом разделе данной статьи.

По своей структуре документ включает две части:

• Фактический раздел, в котором отображаются факты, послужившие для написания записки.
• Причины, поясняющие созданное положение или факт проступка.

Сейчас мы поговорим о разнообразных реальных ситуациях, которые могут возникнуть в организации, если возникнет просьба . По указанной ссылке вы сможете прочесть о том, каковы правила составления объяснительных записок, там также приведена ее форма. В данной же статье мы предложим вам несколько примеров объяснительных записок. Однако имейте в виду, что в организации может возникнуть и такая ситуация, когда потребуется дополнительная юридическая консультация.

Ситуация 1

Если в том или ином случае вам требуется составить объяснительную записку, то при ее написании излагайте все обстоятельства. Вам необходимо продемонстрировать, что организация делает все, что в ее силах. Если дело обстоит так, что дела пошли плохо не по вашей вине, например, еще до вашего поступления на работу в данную фирму, то следует показать, что на исправление ситуации потребуется определенное время.

«Я работаю в отделе маркетинга и договоров одной сотовой компании на протяжении четырех месяцев. По работе мне приходится ездить по объектам, на которых установлены антенны и мачты нашей компании, а также приходится заниматься договорами. У нашей фирмы есть и такие объекты, договора по которым отсутствуют уже более трех лет, то есть задолго до того, как я пришла на эту работу.

И ситуация сложилась таким образом, что мне необходимо написать объяснительную записку, почему договор до сих пор не оформлен, и почему имеется такой штраф от Минфина. Посоветуйте, как поступить? Ведь я только-только сумела добраться до этих объектов, так как до этого пришлось заниматься другими объектами, сроки у которых также давно прошли.»

«Я, (ФИО), работаю в компании с 27.04.2014. Согласно должностной инструкции от 27.24.2014 я занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною было оформлено 65 договоров на объекты, которые были вновь введены в эксплуатацию. Однако в организации имеются объекты, договоры на которые не были заключены более 3-х лет. Часть таких договоров на сегодняшний день уже оформлена мной, но в связи с большим количеством объектов и их удаленностью я не успела подготовить к подписанию все договоры, в том числе …»

Ситуация 2

Когда против вас выдвигают беспочвенные обвинения, вам обязательно следует защищаться: «Я не виновен в поломке устройства. Считаю необходимым отметить, что данное устройство часто используется в работе… Так как виновные в поломке не были установлены, прошу не удерживать из зарплаты стоимость…»

Не исключено, что у вас есть свидетели, в таком случае следует использовать такие обороты как: «Мои слова может/могут подтвердить ФИО», также могут быть использованы показания камер видеонаблюдения и т.п. При наличии смягчающих обстоятельств можно использовать такие фразы: «В связи с происшествием я находился в шоковом состоянии», «Были сломаны в результате аварии водопровода» и т.д.

Возможно для вас будет выгоднее при описании происшедшего случая, умолчать о тех или иных деталей, особенно, если детали не имеют большого значения и не оказывают влияния на объективность оценки ситуации.

«09.06.2014 мне пришлось отправиться по работе в однодневную командировку в Ростов-на-Дону, а уже на следующий день необходимо было выйти на работу. В 15:00 я освободился и отправился на автовокзал, однако по дороге у меня начались желудочные колики, и у меня резко ухудшилось самочувствие. Пришлось обращаться за медицинской помощью. Когда мое состояние улучшилось, было уже 20:00, я снова поехал на автовокзал, но оказалось, что предпоследний автобус ушел в 19:45. Я стал дожидаться автобуса, который должен был отправиться в 21.45, но его отменили. Добраться обратно было больше не на чем. Тогда я позвонил начальнику своей группы, объяснил ситуацию и договорился, чтобы на следующий рабочий день меня подменили.

Сейчас директор нашей компании требует объяснительную, но я не знаю, как ее правильно составить и не представляю, к кому можно обратиться за помощью в этом вопросе. Не хочу упоминать о своих проблемах со здоровьем, так как это может послужить причиной для моего увольнения. Пожалуйста, подскажите, как мне поступить...»

Так как объяснительная записка предполагает изложение всех обстоятельств происшествия в свободной форме, то так и поступайте. Вам не обязательно рассказывать о своем состоянии здоровья, в данном случае достаточно будет сослаться на отмену автобуса, на который уже был куплен билет.

Ситуация 3

Что делать, если во время рабочего процесса ваши эмоции зашкаливают, и вы понимаете, что немного перегнули палку и перешли на личности? Не стоит отрицать очевидное. Однако, вы всегда можете немного смягчить факты и представить ситуацию таким образом, чтобы вызвать к себе симпатию.

«Помогите, пожалуйста, правильно составить объяснительную и вместе с ней встречную докладную записку. Дело обстоит так. В нашей фирме задерживают выплату зарплаты, и в этой ситуации заместитель руководителя старается спровоцировать работников на нарушение дисциплины, бунт и невыход на рабочие места. Ведя с сотрудниками провокационные разговоры, она получает их мнения о ситуации, а затем передает их руководителю организации. В ответ на такое поведение я сказала, что она иуда и предательница. В результате зам написала докладную, в которой обвинила меня в нарушении субординации и трудовой дисциплины, а также в оскорблении.»

«Заместитель директора Иртеньева Г.П. систематически подстрекает сотрудников компании к невыходу на рабочие места из-за задержки заработной платы, а также занимается доносами на коллег. В результате таких действий 16.10.2014 у нас с ней возник конфликт, в ходе которого я откровенно высказала ей свое мнение на ее счет, назвав ее предательницей. Иных оскорбительных выражений в адрес Иртеньвой Г.П. я не допускала, нарушений трудовой дисциплины также не было. Считаю, что у меня есть право на высказывание собственного мнения.»

Еще одним вариантом самозащиты в подобных ситуациях может стать контратака. Однако следует понимать, что использование откровенной лжи здесь недопустимо. Например: «В докладной записке (далее следует должность и ФИО заявителя) ситуация представлена в искаженном виде…», «Кроме того, ФИО повысила тон до крика в разговоре со мной и в оскорбительной форме назвала меня некомпетентной (сказала, что в этой фирме любой человек умнее меня). В такой ситуации я не смогла сдержаться, также повысила тон и высказала свое мнение о ней».

Можем привести еще один пример подобной объяснительной записки: «Однако техник прибыл на место только через 1 час 10 минут после вызова, из-за чего я не сдержался и на повышенных тонах высказал свое мнение, о его халатном отношении к работе».

Ситуация 4

Не стоит отрицать, если вы допустили просчет. Вам следует попытаться обрисовать те трудности, с которыми вам пришлось столкнуться. Не нужно понапрасну принижать себя, ведь у каждого есть право ошибаться. Тем более, нет никакой уверенности, что другой человек справился бы лучше вас. Кроме того, другого сотрудника надо еще найти: пройти собеседования, подобрать человека, подходящего по квалификации, опыту и уровню заработной платы. А значит, ваша ошибка не означает, что вы будете сразу же уволены или подвергнуты строгим дисциплинарным взысканиям.

«Работаю в кредитном отделе банка. В связи с большой загруженностью и образовавшимся беспорядком на рабочем столе, не смогла вовремя отправить заявку. Это привело к тому, что клиенты на меня написали жалобу. Руководство требует объяснительную. Что мне лучше написать в ней? Как правильно объяснить, что я просто не смогла справиться со своими обязанностями, так как имею еще очень небольшой опыт и была в тот день сильно загружена работой?»

«Я, (ФИО), работаю в кредитном отделе банка с 22.07.2014. До этого момента не имела опыта работы с кредитной документацией. Мои должностные обязанности включают: (здесь идет перечисление). Документооборот составляет в среднем 200 документов день.

Так как я имею небольшой опыт работы и была очень загружена 05.08.2014, я не справилась со своими должностными обязанностями. В связи с этими причинами заявка на кредит №… от 05.08.2014 была отправлена с нарушениями установленных сроков...»

«Прошу помочь правильно сформулировать объяснительную записку. Я занимаю должность старшего специалиста в Фонде ОМС. Одна медицинская организация допустила ошибку в своем годовом отчете, а я ее не заметила. Теперь руководство требует от меня объяснительную...»

Ситуация 6

Как поступить, если вы допустили нарушение, и вас на этом поймали? Конечно, нужно признать свою вину и дать обещание не допускать в будущем подобного поведения. Такая тактика хорошо сработает, если это был единичный случай, а не постоянное злоупотребление.

«В нашей фирме разрешается выходить в Интернет только по рабочим вопросам. Периодически, когда я мало загружен по работе, посещал несколько сайтов и форумов на тематики ремонта и автомобилей. От руководства пришел список ресурсов, на которые я заходил, и попросили предъявить объяснительную записку, почему я несанкционированно использовал корпоративный Интернет в личных целях. Как написать ее правильно?»

Если вас поймали с поличным и предъявили список нарушений, вам остается лишь покаяться. Сделать это можно в такой форме: «Признаю, что периодически пользовался корпоративным Интернетом по личной необходимости. Обязуюсь впредь не делать этого, а также прошу не подвергать меня каким-либо дисциплинарным взысканиям».

Ситуация 7

Если ваш непосредственный начальник поддерживает вас и находится на вашей стороне, вам необходимо написать что-то нейтральное и удовлетворяющее другие службы/отделы.

«Я работаю инженером-технологом на производственном предприятии, на проходной у меня изъяли личный пропуск, так как у него истек срок действия. Мой руководитель требует, чтобы я составил «грамотную» объяснительную записку для службы безопасности. Посоветуйте, что написать...»

«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в должный срок по причине …».

Причины могут быть указаны различные: командировка, больничный отпуск, а также аналогичные причины у лица, который занимается продлением пропусков. Может быть и так, что вы обращались за продлением пропуска, однако ответственный сотрудник был в тот момент сильно загружен (в связи с установкой новой аппаратуры, подготовкой отчетов и т.п.), и вас попросили подойти в другой раз.

Ситуация 8

Если вы планируете проявить инициативу и предполагаете получение управленческого решения от своего руководства, для того чтобы внести какие-либо изменения в производственный процесс или улучшить нестабильную ситуацию, то необходимо будет .

«Пожалуйста, помогите написать докладную записку, я даже не знаю, на чей адрес ее составлять. Дело обстоит так. Меня назначили на объект ответственным за разгрузку железнодорожных вагонов. Столкнулся там с нарушениями ТБ по инструкции, регламентирующей разгрузку вагонов. Происходит сверхнормативное складирование материала, сама площадка не посыпается противогололедными веществами, рабочие мерзнут, так как они не утеплены, как требует инструкция. Работа производится даже во время тумана, хотя инструкция запрещает это. Однако начальник охраны труда утверждает, что не имеет права останавливать производство...»

Вам следует обратиться в своей докладной записке непосредственно к руководителю вашей компании. Сделать это можно следующим образом: «Довожу до вашего сведения, что на объекте X железнодорожные вагоны разгружаются с нарушением инструкции по технике безопасности… и пр.». Затем вы можете описать сложившуюся ситуацию аналогично тому, как изложили в своем запросе.

Естественно, жизненные обстоятельства и рабочие ситуации весьма многообразны, а потому предусмотреть каждый случай невозможно, как и невозможно найти готовый образец документа на любой запрос. Однако, мы надеемся, что благодаря приведенным примерам объяснительной записки, вы получите практическую пользу для себя и в будущем сможете справиться с самыми разнообразными ситуациями.