Образец гарантийного письма по оплате денежный средств. Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания
Об оплате (образец которого законодательноне закреплен), является документом, подтверждающим факт будущей оплаты за сделанные работы или оказанные услуги. Как правильно составить гарантийное письмо и на какие нюансы стоит обратить внимание, вы узнаете из нашей статьи.
В каких случаях необходимо гарантийное письмо об оплате?
| Скачать гарантийное письмо |
Довольно часто при заключении договоров в сфере недвижимости, выполнения различных работ или оказания услуг стороны обговаривают вопрос внесения предоплаты. Однако не во всех случаях предоплата имеет место быть, например - в силу отсутствия денежных средств у одной из сторон. В данном случае целесообразно составить гарантийное письмо о том, что оплата будет произведена после, к примеру, отгрузки. То есть составление этого документа позволяет по согласованию сторон отсрочить оплату.
Второй вариант применения такого письма - в случае, когда гражданину необходимо воспользоваться услугами организации или физического лица, а возможности оплаты этих услуг в данный момент нет.
Гарантийное письмо об оплате (образец можно посмотреть на нашем сайте) - это документ, которым гарантируется оплата в будущем.
Как написать гарантийное письмо об оплате?
При составлении гарантийного письма на оплату рекомендуем вам обратить внимание на следующие моменты:
- в правом верхнем углу документа указываются наименование организации и ФИО руководителя (или ФИО физического лица), далее пишется, от имени кого данное письмо составляется;
- в тексте письма указывается просьба о совершении каких-либо действий - например, просьба о бронировании катера;
- далее указывается срок оплаты совершенного контрагентом действия;
- ниже ставится подпись и дата составления письма.
Текст письма должен состоять из простых и понятных фраз. Не нужно оперировать нормами закона и писать витиеватые выражения. Чем проще будет написан документ, тем лучше это будет для обеих сторон.
Форма гарантийного письма на оплату
Законодатель не предъявляет четких требований к форме гарантийного письма на оплату.
По общему правилу считается, что документ составляется в той форме, в которой был заключен основной договор. Но, согласитесь, что в устной форме гарантийное письмо не будет иметь такой силы, как в письменной.
Поэтому, несмотря на все обещания второй стороны, рекомендуем вам настаивать на составлении гарантии в письменном виде.
Если гарантийное письмо составляется от имени юридического лица, то оно, как правило, пишется на фирменном бланке организации и заверяется подписью руководителя (или иного уполномоченного лица) и печатью организации. Физическим лицам можно писать на обычном чистом листе бумаги.
Таким образом, гарантийное письмо на оплату - это частый случай подтверждения обязательств стороны произвести платеж в будущем. Чтобы данный документ имел юридическую силу, и суд принял его в качестве доказательств по делу (в случае неблагоприятного исхода), пользуйтесь нашими рекомендациями и внимательно читайте текст документа.
Гарантийное письмо представляет собой документ нормативного характера. Данная бумага выступает в роли гарантии, которую исполнитель предоставляет заказчику. В большинстве случаев отношения такого вида возникают между юридическими лицами. Существует множество разновидностей документов. Одной из таковых является гарантийное письмо о выполнении работ, его образец скачайте бесплатно ниже.
Заполнению бумаги следует уделить особое внимание, потому как она является важным инструментом делового общения. В данном случае гарантирует исполнение определенных обязательств по договору в виде выполнения работ.
Гарантийное письмо разрешено оформлять в свободной форме, потому как действующим Законодательством РФ не предусмотрен унифицированный бланк для заполнения. При этом необходимо придерживаться делового стиля написания и соблюдать правила русского языка.
Как написать гарантийное письмо о выполнении работ правильно
В обязательном порядке в письме должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации-отправителя и организации-получателя. Точное название фирм и ФИО директоров;
- исходящий номер документа;
- дата составления;
- основная часть. В ней указывают конкретные условия предоставления гарантии, а так же услуги, на которые она распространяется. В рассматриваемом примере автор гарантийного письма обязуется выполнить работы в конкретные сроки в соответствии с заключенным ранее соглашением или договором;
- ФИО сотрудника, составившего письмо, его подпись и печать.
Главное предназначение документа данного вида – это подтверждение выполнения определенных работ. В основном бумагу подготавливают и передают заказчику перед заключением договора. При этом в соглашении обязательно указывается список необходимых для осуществления услуг и дата завершения каждой из них.
В дальнейшем в гарантийном письме может появиться отметка о качестве выполненных работ. В этом случае характер осуществленных услуг регламентируется Законодательством РФ.
Виды оформления письма с гарантией
Гарантийное письмо может выступать в качестве заменителя других бумаг. В случае составления этого документа для гарантии выполнения работ (обязательств по договору) допустимо его использование вместе трудового договора. Чаще всего такая необходимость возникает при нецелесообразности заключения соглашения.
Важно отметить, что договор включает в себя 2 части – оферту и акцепт. Если гарантийное письмо заменяет соглашение, оно может выступать только в качестве одной из его составляющих.
- Оферта.
Оферта представляет собой некоторое предложение, направленное определенному лицу. Встречаются ситуации, когда применение оферты используется для привлечения группы адресатов. При этом в бумаге должны четко декларироваться интересы получателей.
В этом случае гарантийный документ может быть соединен с офертой только при условии, что в нем отмечены следующие действия:
- предложение оплаты услуг после их предоставления;
- предложение выполнения определенных работ;
- предложение заказать услугу.
В документе раскрываются все подробные условия сотрудничества. Это связано с тем, что он заменяет определенную часть договора. При получении такого рода письма адресат вправе согласиться на указанные в нем условия. Такое действие приравнивается к заключению договора.
- Акцепт.
Финансовые отношения между физическими или юридическими лицами подкрепляются соответствующими документами.
Главным является договор, в котором прописаны права и обязанности сторон. Если же одна из них не может выполнять финансовые обязательства – пишется гарантийное письмо об оплате задолженности.
Функции документа
Этот документ необходим для досудебного урегулирования финансовых споров. Основанием для его формирования служат определенные статьи ГК РФ – 619, 715, 723 и 480. Выбор зависит от конкретного случая и вида денежных обязательств. Однако это практически не влияет на форму и частично сказывается на содержании. В последнем случае рекомендуется указать ссылку на законодательный документ, чтобы увеличить шансы положительного ответа с другой стороны.
Гарантийное письмо выполняет следующие функции:
- уведомляет кредитора или поставщика услуг (товаров) о временных финансовых затруднениях;
- служит основанием для пересмотра графика погашения задолженности;
- входит в пакет документов для досудебного урегулирования споров;
- подкрепляет намерения одной из сторон договора погасить кредиторскую задолженность
Гарантийное письмо может составляться от имени частного лица или организации. При этом не важно, предусмотрена такая возможность договором или нет. Определяющим фактором является свобода волеизъявления должника.
В процессе переговоров содержание документа может изменяться, если изначальные условия не устраивают кредитора.
Предыдущие версии не утрачивают юридическую силу и могут быть использованы в качестве доказательной базы во время судебного разбирательства.
Надо или нет?
Этот документ может выражать намерения одной из сторон договора независимо от вида товарно-денежных отношений. Гарантийное письмо составляется в двух случаях. Первый — кредитуемый еще не просрочил выплаты, но финансовая ситуация не позволит выполнить обязательства в будущем. Второй случай – задолженность уже сформирована, график ее погашения отличается от указанного в договоре.
Следующие факторы являются основанием для написания гарантийного письма:
- все виды кредитов: потребительские, целевые, денежные;
- просрочка по оплате товаров или услуг.
Дата составления документа не должна быть раньше подписания договора между сторонами. В письме обязательно указываются ссылки на пункты соглашения. Также нельзя предъявлять новый график погашения, если сумма долга или способы его расчета являются спорными. Для решения этой проблемы предусмотрен другой тип писем – претензионные. Они отличаются содержанием и юридической силой.
В рамках действующего законодательства отсутствуют строгие правила заполнения гарантийного письма. Но помимо них существуют негласные рекомендации по документообороту. Если составлять документ согласно этим правилам – будет отсутствовать неоднозначность формулировок, не возникнет неясностей при прочтении содержания.
- Необходимо обосновать причину отсрочки платежа, и как следствие – формирование задолженности. Если это сторонние обстоятельства – прилагаются подтверждающие документы.
- Точно расписать предлагаемый график погашения задолженности, учесть разницу с изначальным планом, указанным в договоре.
- Указывать пункты договора, которые нарушаются в результате просрочки.
- Рекомендуется использовать ссылки на нормативные документы, если содержание договора попадает под их действие.
- Изложение мысли краткое, с использованием деловых оборотов и формулировок. Не допускаются жаргонизмы и подобные им словосочетания.
Образец гарантийного письма об оплате задолженности
Для конкретики необходимо ознакомиться с образцом документа. Его содержание будет изменяться для каждого конкретного случая. В рамках одного договора могут составляться несколько гарантийных писем об оплате задолженности, с разницей в формулировках в зависимости от обстоятельств и факторов.
Типичный образец должен содержать следующие разделы:
- Адресат. В ней указывается полное наименование кредитора, его адрес. Для организации нужно конкретизировать руководителя, к которому направляется письмо – ФИО и должность.
- Составитель. Это может быть только частное или юридическое лицо, с которым заключен договор. Третьи стороны не имеют права составлять подобные документы.
- Основное содержание. Здесь следует указать, что кредитуемый обязывается погасить сформированную задолженность в рамках действующего договора. Указывается точная сумма. Дополнительно можно расписать точный график оплат.
- Штрафные санкции. Пункт не обязательный, но рекомендуемый. В нем расписывается размер начисляемой пени к общей сумме, если заявитель не будет выполнять принятых обязательств.
- Подпись ответственного лица, его ФИО и дата формирования заявления.
После проверки содержания документ направляется кредитору. Важно, чтобы с ним ознакомился ответственный руководитель или работник, имеющий должный уровень полномочий. Чаще всего — это главный бухгалтер организации.
Как правильно составить текст
Нередко проблема в отклонении гарантийного письма заключается в неправильных или неоднозначных формулировках. Поэтому зачастую для его составления прибегают к услугам профессиональных юристов или наемных бухгалтеров. Это актуально, если условия договора об оплате были нарушены в первый раз. Для постоянных партнеров письмо носит лишь гарантийный характер – допускается краткое содержание.
Для составления заявления текст должен содержать одно из следующих выражений и словосочетаний:
- Гарантируем полную и своевременную оплату. Применяется для подтверждения обязательств и даты (графика) погашения задолженности.
- В связи с неблагоприятной экономической обстановкой (обстоятельствами). Конкретизируются причины отсрочки платежей.
- В связи с наступлением особых обстоятельств. Указывается на форс-мажор. В этом случае подробности можно не расшифровывать. Но все зависит от степени доверия между партнерами.
Обстоятельства задержки должны быть объяснены максимально просто, но и в то же время развернуто. У кредитора не должно быть сомнений по поводу соблюдения принятых ранее договоренностей. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы – в содержании нужно ссылаться на них. Это могут быть выписки со счетов компании, информация о наступлении форс-мажорных обстоятельств.
Письмо с графиком платежей
Если сумма долга большая или условия действия соглашения подразумевают оплату в несколько этапов – составляется график выплат. Он прилагается к гарантийному письму и является основанием намерений кредитуемого погасить задолженность. При формировании заявления с графиком платежей следует тщательно проанализировать возможность внесения необходимых сумм в указанные даты.
Во время составления графика необходимо учитывать следующие факторы:
- График – это отдельное приложение. На него должна быть ссылка в основном тексте документа.
- Указывается дата формирования и отправки платежа. Она может отличаться от времени поступления денежных средств на расчетный счет кредитора. Разница – от 3-х часов до нескольких дней.
- Учесть обязательное соблюдение погашения. Необходимую сумму нужно подготовить заранее, чтобы не сформировалась новая просрочка.
- В назначении платежа прописывается номер договора и фраза «По гарантийному письму». Оплата пени может осуществляться отдельно или учитываться в общей сумме. Это также следует указать в назначении платежа.
Дополнительно можно прописать банковские реквизиты р/с, из которого будут поступать денежные средства. Важно, чтобы кредитор своевременно увидел оплату, время поступления которой соответствует ранее полученному гарантийному письму и графику.
Юридическая сила документа
Этот вид документа не имеет какой-либо определенной юридической силы. В действующем Гражданском кодексе отсутствуют статьи с описанием гарантийного письма, требования по его составлению и подробные рекомендации и действия. Но это не значит, что заявление бесполезно – при правильном составлении оно может стать основанием для отсрочки платежа.
Гарантийное письмо об оплате задолженности имеет такие преимущества:
- Подтверждает признание суммы долга. Этим отправитель не отказывается от принятых в договоре обязательств, а лишь хочет изменить их для решения временных финансовых трудностей.
- Может предотвратить начало судебного разбирательства о взыскании долга. Практика досудебного урегулирования при соблюдении законов показывает, что такой способ разрешения конфликтных ситуаций выгоден всем сторонам.
- Для кредитора гарантийное письмо может стать одним из доказательств невыполнения условий, если дело дойдет до суда.
Фактическое действие документа начинается не с момента его предоставления другой стороной, а официальным согласием с условиями отсрочки . Для этого рекомендуется внести коррективы в подписанное ранее соглашение или сделать приложение к нему. При этом оригинал остается у кредитора, а копия с отметкой о получении – у должника. Подобная мера нужна для одинаковой информации в пакете документов у обеих сторон.
Передача и возможные причины отказа
Как таковой четкой процедуры передачи заявления другой стороне нет. Обычно гарантийные письма вручаются администратору организации или полномочному представителю. Но это может повлечь за собой отсутствие информации у руководителя о получении документа.
Исходя из опыта передачи подобных заявлений, рекомендуется выполнить такие действия:
- документ отдается руководителю или главному бухгалтеру;
- нужно сделать копию гарантийного письма, на которой ставится дата получения кредитором, мокрая печать, ФИО и подпись принявшего;
- если передача осуществляется через секретаря – руководитель (главный бухгалтер) информируется в телефонном разговоре или по электронной почте;
- желательно продублировать письмо по факсу и e-mail.
Подтверждение о получении и согласии с условиями заявления — резолюция кредитора на документе. В редких случаях формируется ответное письмо.
Отказом для подобных заявлений может служить только несогласие с суммой долга или графиком его погашения . Но это нужно обговорить заранее, чтобы избежать ненужного документооборота. Во время ведения переговоров достигаются общие соглашения, которые затем прописываются в гарантийном письме.
Гарантийное или деловое письмо - не простой документ, это - подтверждение выполнения каких-либо действий и даже соблюдения поставленных условий. В нем можно зафиксировать срок выполнения работ, гарантию качества предоставляемой услуги, факт оплаты труда или денежной выплаты. Чтобы правильно составить гарантийное письмо, стоит опираться на существующие образцы оформления и бланки.
Примечание: Для получения печатной версии нажмите на изображение, после этого нажмите предпросмотр и настройте подходящий вариант печати.
Образец заполнения и бланк гарантийного письма об оплате задолженности и на оплату приобретенного товара или продукции
Рассмотрим бланк гарантийного письма об оплате задолженности и несколько примеров его заполнения. Желательно, чтобы вы оформляли документ на специальном бланке организации, а также, чтобы была печать и подписи главных лиц компании.
Оформленные образцы:
Деловое письмо на оплату приобретенного товара или продукции выглядит так:
Образец заполнения и бланк гарантийного письма на выполнение работ
В документе обязательно должен быть пункт, указывающий на выполнение работ, а также срок выполнения обязательств перед организацией.
Бланк письма:
Образец заполнения и бланк гарантийного письма на поставку товара от производителя
Часто организации самостоятельно выдвигают требования к заявке на получения товара. Однако есть и стандартный бланк:
Пример письма на поставку товара:
Образец заполнения и бланк гарантийного письма о трудоустройстве или от работодателя
Гарантийное письмо о трудоустройстве – второстепенный документ. В нем содержится информация о том, что вашу кандидатуру рассмотрели на определенную должность. Кроме того, может быть написана ваша заработная плата. Некоторые работодатели обходятся без этого документа и просто подготавливают приказ о зачислении на работу. Вот несколько примеров гарантийного письма о трудоустройстве:
Чаще всего гарантийные письма требуют иностранные граждане. Им требуется заверенный документ для доказательства того, что организация может их трудоустроить и предоставит условия для работы сотрудника. 
Образец заполнения и бланк гарантийного письма приема на работу
Этот документ отличается от предыдущего тем, что в нем должна содержаться информация о вашем поступлении в организацию – точный срок. Также работодатель обязан зафиксировать в нем вашу заработную плату, номер трудового договора и номер приказа. Вот бланк гарантийного письма приема на работу и пример заполнения образца:
Образец заполнения и бланк гарантийного письма для приглашения иностранца
Образец заполнения и бланк гарантийного письма о практике и на обучение
Образец заполнения и бланк гарантийного письма в налоговую
Налоговые органы часто при регистрации ООО требуют от начальника фирмы гарантийное письмо, которое бы подтвердило, что у компании есть юридический адрес. Такой документ должен написать собственник, предоставляемый организации помещение.
Бланк гарантийного письма:
Образец заполнения:
Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.
Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».
Смотрите на нашем сайте.
В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».
Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.
