Унифицированная форма т 12 с пояснениями. Заполняем табель учета рабочего времени: важный документ для расчета зарплаты

Учет рабочего времени - очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени - это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

• таблица существует в единственном экземпляре;
• заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
• запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация - ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима - опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – , структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной - РВ, а ежегодный отпуск - ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику - сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

• ведется в единственном экземпляре;
• открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
• используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации - сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Первые четыре графы заполняются сразу - это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Наименование показателя	Код
Выходные и нерабочие праздничные дни	В
Работа в ночное время	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Очередные и дополнительные отпуска	О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам	Б
Отпуск по уходу за ребенком	ОР
Часы сверхурочной работы	С
Прогулы	П
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН
Неявки с разрешения администрации	А
Выходные по учебе	ВУ
Учебный дополнительный отпуск	ОУ
Замещение в 1 — 3 классах	ЗН
Замещение в группах продленного дня	ЗП
Замещение в 4 — 11 классах	ЗС
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни	РП
Фактически отработанные часы	Ф
Служебные командировки	К

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно - отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску - свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами - это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:

Каждый работодатель обязан вести такой документ, как табель учета рабочего времени. Он в реальном режиме отображает количество часов, которые отработал сотрудник, либо его неявки на работу по разным причинам.

На основании правильно заполненного документа будет производиться начисление зарплаты за отдельно взятый расчетный период.

Законодательством предусмотрена типовая форма табеля учета рабочего времени, которая будет либо заполняться вручную, либо в автоматическом режиме — формы Т-12 и Т-13. Бланк табеля форма Т-12 и образец его заполнения можно скачать внизу статьи в формате word бесплатно.

Табель учета рабочего времени, это та форма документа, к заполнению которой надо отнестись с особой внимательностью. Ведь от того, насколько правильно он будет заполнен, будет зависеть заработная плата работника.

К нему же можно обратиться в случае какого-либо спора, связанного с количеством отработанных часов. Именно поэтому все проверяющие органы считают своим долгом затребовать табель при любой проверке. Если табель учета рабочего времени будет содержать ошибки и неточности, то работник, ответственный за его заполнение, может быть подвержен дисциплинарному наказанию.

Образец заполнения Т-12

В большинстве организаций работу по заполнению формы Т-12 ведут кадровики, а в их отсутствие бухгалтер, также это может быть начальник подразделения. Любой из этих сотрудников скажет, что документ начинается с головы – то есть с наименования организации, структурного подразделения (если оно имеется), номера документа и даты его заполнения.

Дальнейшим шагом будет оформление таблицы бланка Т-12 по каждому из работников организации. Так как форма унифицирована, то заполнение граф не будет вызывать вопросов – в ней предусмотрены порядковый номер, фамилия и инициалы работника, его должность, а также табельный номер.

После этого можно приступать непосредственно к самим отметкам о явках на работу или отсутствии на ней по каждому числу месяца. Так как на каждого работника предусмотрена двойная строка, то в верхней части проставляется цифра или буква, обозначающая код рабочего времени, а в нижней – количество отработанных часов. В зависимости от того был сотрудник в этот день на работе или отсутствовал, ему ставится «Я» — 8 (если он отработал весь рабочий день) или «Б» — 0 (если он болел). Так заполняются данные на каждый день месяца. Естественно, что практически на каждый случай неявки предусмотрен свой код.

Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .

Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.

Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.

Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.

Для учета рабочего времени можно применять любую форму.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.

При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.

Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»

В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.

– порядковый номер;

– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);

– табельный номер;

– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.

– промежуточные и итоговые результаты;

– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.

В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.

Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени

Вид рабочего времени	Буквенный код	Цифровой код
Рабочий день	Я	01
Служебная командировка	К	06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
	В	26
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

1. Работник заболел во время отпуска.

После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.

Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.

2. У работника в период отпуска были праздничные дни.

Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Табель учета времени по форме № Т-12 используется в следующих случаях:
- для учёта использования рабочего времени работниками организации, независими от их категории;
- для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
- для получения данных об отработанном времени;
- для расчёта заработной платы.

Сведения из данного документа используются также для составления статистической отчетности по труду.
Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

Скачать бланки (Excel): форма Т-12 форма Т-13

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить формы Т-12 и Т-13

За ведение табеля отвечает уполномоченное на это лицо. Табель составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы. Далее документ направляется в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления заработной платы работникам.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в графах с 4 по 18 и с 20 по 35 отведено две строки: одна для указания вида затрат рабочего времени, другая - для записи количества часов по ним. Перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени приведён на первых страницах формы № Т-12 (см. бланк и образец выше).

Табель по форме № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
В данной форме применяются те же условные обозначения, что и в форме № Т-12.
В графах 7, 8, 10 и 11 указываются приведённые ниже коды вида оплаты и корреспондирующие счета по направлениям затрат.

Коды вида оплаты:
- 2000 (заработная плата, командировочные и другие служебные),
- 2012 (отпускные),
- 2300 (пособие по временной нетрудоспособности).

Корреспондирующие счета бухгалтерского учёта:
- 20 (оплата труда работникам основного производства),
- 23 (оплата труда работникам вспомогательных производств),
- 26 (оплата труда управленческому персоналу),
- 44 (оплата труда работникам, занятым в торговой деятельности или в операциях по продаже готовой продукции).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Класс365

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени. Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени. Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации. Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф. Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

1. Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
2. Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели - 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период - квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

• Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
• Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

• Заработная плата - код 2000.
• Гражданско-правовые договора с работниками - код 2010.
• Коды отпуска и компенсационных выплат - 2012.
• Больничные - код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть - для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая - для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков - 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения - 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

• Название фирмы полностью.
• Код организации исходя из справочника ОКПО.
• Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
• Порядковый номер табеля.
• Дата документа.
• Период времени, по которому составляется табель (стандартно - месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

• «Я» - работник присутствовал весь рабочий день.
• «К» - служебная командировка работника.
• «В» - выходной или нерабочий-праздничный день.
• «ОТ» - основной оплачиваемый отпуск.
• «Б» - больничный сотрудника.
• «ДО» - отпуск работника, который берётся за свой счёт.
• «Р» - отпуск по беременности и родам.
• «ОЖ» - отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
• «НН» - неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже - часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9 . Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы. Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком - со своими кодами оплаты и кор.счётом. Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

• Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
• Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
• Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
• Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 - простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.