Главная Аудитория 6 Деловое письмо как документ. Оформляем письма по госту

Деловое письмо как документ. Оформляем письма по госту

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.

Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.

Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.

К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.

Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.

В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».

Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

С уважением, Инин А.А.

О содействии в решении вопроса

Наконец, если требуется решить какой-то конкретный вопрос, можно написать такой текст:

ИП Никанорову В.Р.

От директора ООО «Добрые решения»

Абдуловой В.Н.

Уважаемый Владимир Романович, я возглавляю благотворительную организацию, которая занимается проведением новогодних праздников для детей из малоимущих семей. Как нам стало известно из открытых источников, вы реализуете кондитерскую продукцию. Мы просим Вас организовать поставку новогодних подарков в количестве 1000 штук для проведения 20 мероприятий.

Со своей стороны гарантируем выразить вам письменную и устную благодарность и оставить положительные отзывы во всех организациях, по Вашему пожеланию.

С уважением, Абдулова В.М.

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе « » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений . Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении :

фамилию, имя, отчество,
ваш адрес для направления ответ,
число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах . Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте (отправителе): полное и сокращенное название организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым (центрованным или флаговым), так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

Организовать централизованное изготовление бланков для писем;

Уменьшить стоимость машинописных работ;

Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

Облегчить визуальный поиск необходимой информации;

Расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) эмблема или товарный знак организации;

наименование организации (полное или сокращенное);

справочные данные об организации;

дата документа;

заголовок к тексту;

фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

По первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

По начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

Смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации).

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Главному специалисту

А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»

Г.Н. Некрасову

103030, г. Москва,

Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

630102, г. Новосибирск-102,

ул. Кирова, 76, кв. 12

П.И. Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

О приглашении

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику

отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска Г. В. Сидорову

по делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма - текст . Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, наименование которого дается в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит « подпись » помещается слева подтекстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Наименование организации Адресат

Наименование структурного

подразделения (при необходимости)

Справочные данные

об организации

___________№ ______

на №_______ от_____

Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)

Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер телефона

Инициалы машинистки и количество экземпляров

Идентификатор электронной почты

Деловое письмо - это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

Образцы деловых писем

Благодарственное письмо

Благодарственное письмо - это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...

Благодарственное письмо воспитателю

Благодарственное письмо воспитателю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...

Благодарственное письмо врачу

Благодарственное письмо врачу - это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо: Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...

Благодарственное письмо за сотрудничество

Благодарственное письмо за сотрудничество - это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо: Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...

Благодарственное письмо организации

Благодарственное письмо организации - это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....

Благодарственное письмо родителям

Благодарственное письмо родителям - это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...

Благодарственное письмо сотруднику

Благодарственное письмо сотруднику - это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо: Шапка документа. В...

Благодарственное письмо ученику

Благодарственное письмо ученику или студенту - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...

Благодарственное письмо учителю

Благодарственное письмо учителю - это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...

Виды деловых писем

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо о приеме на работу - это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...

Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо об оплате - это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...

Составление делового письма

Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма

Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа - не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.
Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Выделяют:

официальные письма,
коммерческие письма,

а также письма:

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере. Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.
В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Реквизиты

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром. Некоторые нанесены на бланк типографским способом. Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.
Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно. Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.