هل توظيف العمال الرئيسيين إلزامي؟ أهمية وضع جداول التوظيف

من يحتاج إلى "دولة"؟

غالبًا ما تحير مشكلات التوظيف حتى المحاسبين الأكثر خبرة. للوهلة الأولى، كل شيء بسيط. تتضمن هذه الوثيقة قائمة بالأقسام الهيكلية والمناصب وعدد الموظفين والرواتب وكشوف المرتبات الشهرية. من أين تأتي هذه الأسئلة؟ هل تحتاج إلى موظفين؟المنظمة، دعونا نحاول معرفة ذلك.

يحدث أن تخضع الشركة لإعادة الهيكلة ويضطر صاحب العمل إلى تقليل عدد الموظفين. ولهذا السبب، تنشأ أحيانًا صراعات يمكن أن تنتهي في المحكمة. وسيطلب المحكمون أولاً جدول التوظيف. في هذه الحالة، سيكون الغرض الرئيسي من الوثيقة هو تمكين المنظمة من إثبات أنها لم تتح لها الفرصة لتزويد الموظف الذي تم تسريحه بوظيفة أخرى، وبالتالي فإن فصل هذا الموظف كان قانونيًا. بدون جدول التوظيف، يكاد يكون من المستحيل إثبات مشروعية الفصل.

إذا كانت المنظمة كبيرة بما فيه الكفاية، فهي تحتاج أيضًا إلى جدول التوظيف حتى تتاح للمدير فرصة التعرف على الهيكل التنظيمي للشركة، ومعرفة عدد مناصب الموظفين والشواغر لكل منصب.

لا تستطيع أن تفعل ذلك بدونه؟

لا يوجد شرط مباشر بوجوب أن يكون لدى كل منظمة جدول توظيف في قانون العمل في الاتحاد الروسي. لكن مرسوم Roskomstat ينص على أن الأشكال الموحدة من الوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمل ودفعه، بما في ذلك نموذج التوظيف، تنطبق على المنظمات بجميع أشكال الملكية.

في الوقت الحالي، تختلف الآراء بشأن التزام صاحب العمل بالموافقة على جدول التوظيف. وفقا لإحدى وجهات النظر، فإن وجود الوثيقة إلزامي، لأنه يؤثر على وظيفة عمل الموظف ودفع ثمن عمله. وفقا لإصدار آخر، يقرر صاحب العمل بشكل مستقل الحاجة إلى الحفاظ على جدول التوظيف. يمكن التوصية بعدم إهمال وثيقة الموظفين هذه، أولا، تلتزم سلطات التفتيش بوجهة النظر الأولى، وثانيا، قد تكون هناك حاجة بالفعل إلى جدول التوظيف في أي وقت.

تحت النظرة

على الرغم من أن وجود جدول التوظيف هو أمر طوعي، إلا أن غيابه قد يؤدي إلى فرض غرامة من قبل مفتش العمل. جنبا إلى جنب مع وثائق الموظفين الأخرى، يطلبون هذه الورقة.

يرجى ملاحظة: كما تظهر الإحصائيات، فإن عمود "الراتب" يثير معظم الأسئلة من المفتشين إذا كان يشير إلى نطاق الرواتب للموظفين من نفس المؤهلات. وينصح الخبراء بتنظيم أجور الموظفين الذين يعملون في نفس الوحدة الهيكلية في نفس الوظائف، ولكن بمستويات مختلفة من الاحترافية والكثافة، باستخدام البدلات. الطريقة الثانية هي تسمية المناصب باستخدام معايير "الرائدة"، "الكبيرة"، "الأصغر".

حقيقة أن العاملين بدوام جزئي ينعكس بشكل غير صحيح في عمود "عدد وحدات الموظفين" يسبب انتقادات أيضًا. يجب أن تنعكس وظائف التوظيف غير المكتملة بالنسب المناسبة، على سبيل المثال 0.25؛ 0.5؛ 0.75.

رأي المفتشين

في كثير من الأحيان، تطلب السلطات الضريبية، عند إجراء عمليات التدقيق في الموقع، جداول التوظيف وعقود العمل والبطاقات الشخصية. وعلى الرغم من أن هذه الأوراق ليست مستندات محاسبية ضريبية، إلا أنه من مسؤولية المكلف تقديمها بناء على طلب المفتشين، حيث أن هذه الأوراق يمكن أن تكون ذات أهمية بالنسبة للشركة والضرائب الخاصة بها.

لا يجوز للمفتشين التعرف على الفواتير التي لا تحمل توقيع كبير المحاسبين. في هذه الحالة، للحصول على خصم ضريبة القيمة المضافة، يجب عليك الحصول من المورد على نسخة مصدقة من جدول التوظيف أو خطاب يفيد بأن موظفي الشركة لا يشملون منصب كبير المحاسبين.

أثناء التدقيق، يتطلع مسؤولو الضرائب أيضًا لمعرفة ما إذا كان لدى الشركة، على سبيل المثال، محامٍ، إذا طلبت المنظمة مساعدة متخصص عن بعد. يعتقد بعض المراجعين أنه لا يمكن أخذ هذه النفقات في الاعتبار عند حساب ضريبة الدخل. لكن ممارسات التحكيم تؤكد أنه إذا تم تقديم الخدمات كجزء من الأنشطة الإنتاجية أو التجارية، بهدف توليد الدخل وموثقة، فيمكن أخذ هذه النفقات في الاعتبار. لا تنسى هذا.

في كثير من الأحيان، يطلب المفتشون وثائق تتعلق بالأطراف المقابلة، بما في ذلك التوظيف. هناك ممارسات تحكيم مختلفة فيما يتعلق بهذه القضية المثيرة للجدل. فمن ناحية، يحق لمصلحة الضرائب أن تطلب فقط الأوراق المتعلقة بأنشطة دافعي الضرائب الخاضعين للتدقيق. من ناحية أخرى، إذا لزم الأمر، يحق لدائرة الضرائب الفيدرالية الحصول على معلومات بشأن معاملة معينة من المشاركين في العقد نفسه أو من الأشخاص الآخرين الذين لديهم معلومات حول هذه المعاملة. لا يحدد قانون الضرائب معايير يمكن من خلالها تحديد المستندات التي قد تتعلق بأنشطة الشركة التي يتم تدقيقها. لذلك، تعتقد بعض المحاكم أنه إذا لم يكن جدول التوظيف الخاص بالطرف المقابل مرتبطًا بأنشطة المنظمة التي يتم التفتيش عليها، فليس من الضروري تقديمه. ويرى محكمون آخرون أن مصلحة الضرائب تحدد بشكل مستقل قائمة المستندات المطلوبة للتحقق من صحة النفقات وخصومات ضريبة القيمة المضافة. قد يكون لدى المفتش شكوك حول حقيقة بعض الأعمال أو الخدمات. على الرغم من أن جدول التوظيف الخاص بالطرف المقابل لا يرتبط بأنشطة المنظمة التي يتم تفتيشها، فقد يتم فرض غرامة على رفض تقديم المعلومات. وبعد ذلك سيتعين عليك الدفاع عن وجهة نظرك في المحكمة.

ملحوظة. يرجى ملاحظة: يجب الموافقة على التغييرات في جدول التوظيف عند تخفيض الموظفين، وإعادة تسمية المناصب فيما يتعلق بحجم الرواتب، وذلك بإصدار أمر قبل شهرين على الأقل من هذه التغييرات.

وغيرها من الإدارات...

هل التوظيف مطلوب؟مسؤولين آخرين؟ بدون أدنى شك. ترى FSS أنه من الضروري إعداد هذه الوثيقة، لأنها بمثابة تأكيد على صحة حساب ودفع أقساط التأمين.

ويلفت صندوق المعاشات التقاعدية الانتباه أيضًا إلى توفر الموظفين، وهو أمر ضروري عند جمع المعلومات حول مدة خدمة الموظفين المؤمن عليهم.

بالنسبة للأنشطة المرخصة، على سبيل المثال في المنظمات الطبية، قد تطلب السلطات التنظيمية جدول التوظيف للتحقق من توفر الإذن للوظيفة التي يجب أن تكون مرخصة.

دعونا نلخص ذلك ...

من المستحسن أن يتم إعداده لمدة عام واحد، ولكن يمكن الموافقة عليه مرة واحدة ويكون صالحًا لعدة سنوات. إذا كانت الوظيفة تنص على تقديم تعويضات ومزايا أو وجود قيود، فيجب أن تتوافق أسماء هذه الوظائف مع الأسماء المحددة في أدلة التأهيل. يجب أن يتوافق منصب الموظف الذي يتم تعيينه مع الوظيفة الموضحة في جدول التوظيف. لا يمكن تعيين موظفين جدد إلا في المناصب الشاغرة، حيث يمكنك الإشارة ليس فقط إلى مناصب الموظفين الحالية، ولكن أيضًا إلى المناصب الشاغرة. لتجنب شكاوى المفتشين، لا تحدد رواتب مختلفة لنفس الوظائف في جدول التوظيف. وأخيرًا، لا يؤثر عدم وجود جدول التوظيف على شروط عقد العمل المبرم بين صاحب العمل والموظف.

ما هو التوظيف

لا يحتوي قانون العمل في الاتحاد الروسي على تعريف دقيق لمفهوم "التوظيف".

وفقًا لرد الخدمة الفيدرالية للعمل والتوظيف بتاريخ 20 ديسمبر 2012 رقم PG/9496-6-1، يتم التعرف على جدول التوظيف باعتباره قانونًا تنظيميًا على المستوى المحلي للمنظمة ويعمل على عكس توزيع الموظفين مسؤوليات العمل وشروط الدفع للموظفين.

يتمتع أصحاب العمل، في مجال اختصاصهم، بسلطة إنشاء لوائح محلية في مجال قانون العمل (المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، والتي قد تشمل التوظيف.

تمت الموافقة على نموذج التوظيف الموحد رقم T-3 على مستوى الدولة (قرار Roskomstat رقم 26 بتاريخ 04/06/2001). لا يمكن تقصير هذا النموذج، ولكن يمكن إجراء الإضافات اللازمة (قرار لجنة الإحصاء الحكومية بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20): إضافة أسطر، تغيير عرض الأعمدة، إلخ.

يجب كتابة أسماء المناصب والمهن والتخصصات في عقد العمل أو غيرها من وثائق خدمة الموظفين بما يتفق بدقة مع أسمائهم في جدول التوظيف (المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

يتم تنفيذ الوثيقة المعتمدة بناءً على أمر المدير.

هل تحتاج إلى موظفين في شركة ذات مسؤولية محدودة؟

يمكن أن يخدم جدول التوظيف في المنظمة الأغراض التالية:

1. هيكلة هيكل الموظفين الحالي وعدده، وكذلك تحليل حجم العمل المنجز وعبء العمل على الموظفين وجدوى تنظيم الموظفين الحالي والحاجة إلى التوظيف بوحدات توظيف جديدة.
2. تأكيد صحة الضرائب، وحساب أقساط التأمين، ومساهمات المعاشات التقاعدية، وما إلى ذلك. قد يتم طلب جدول التوظيف أثناء عمليات التفتيش الموقعية لدائرة الضرائب الفيدرالية أو الوكالات الحكومية الأخرى، على الرغم من أن هذه ليست وثائق المحاسبة الضريبية. يمكن وصف نقص الموظفين بأنه انتهاك لقوانين العمل.
3. تأكيد الفصل القانوني للموظف أو رفض تعيينه بسبب غياب الوظيفة المبينة من قبل مقدم الطلب في جدول التوظيف في حالة التقاضي. يمكن أن تصبح الوثيقة التي تمت صياغتها وتنفيذها بشكل صحيح حجة قوية لصالح حجج المنظمة في حالة النزاعات العمالية.

هل التوظيف مطلوب في شركة ذات مسؤولية محدودة؟

يشير جدول التوظيف إلى الوثائق المحاسبية الأساسية، وقد تم تطوير واعتماد نموذج خاص له - رقم T-3. يمكن استخدام هذه الوثيقة من قبل المنظمات العاملة في الاتحاد الروسي، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني (البند 2 من قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1). في السابق، كان هذا البيان ضروريًا، ولكن بعد دخول القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ حيز التنفيذ، تم قبول موافقة رئيس المنظمة على نماذج الوثائق المحاسبية الأولية (البند 4 من المادة 9 من قانون المحاسبة). بالنسبة للمنظمات غير الحكومية، يجوز استخدام النماذج الخاصة بها من المستندات المحاسبية الأولية (خطاب Rostrud بتاريخ 23 يناير 2013 رقم PG/409-6-1).

لا يوجد في أي مكان في تشريعات العمل أي إشارة مباشرة إلى ضرورة قيام صاحب العمل بإعداد جدول التوظيف. وفي الوقت نفسه، يحدد قانون العمل بوضوح أن علاقات العمل تنشأ من خلال إبرام عقد عمل (المادة 16 من القانون المدني للاتحاد الروسي). مثل هذا العقد هو اتفاق بين الطرفين، مما يعني أن الموظف المعين يؤدي وظيفة عمل معينة. يحتوي تعريف مفهوم "وظيفة العمل" على إشارة إلى امتثال منصب الموظف لجدول التوظيف (المادة 15 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

لا يجوز قبول شخص في وظيفة غير مدرجة في جدول التوظيف. إذا كان جدول التوظيف لا يحتوي على قائمة بالمناصب على الإطلاق، فقد يؤدي ذلك إلى بعض الصعوبات عند تقليل عدد الموظفين أو عدد الموظفين (خطاب روسترود بتاريخ 21 يناير 2014 رقم PG/13229-6-1). هناك أيضًا إمكانية تحميل صاحب العمل المسؤولية الإدارية عن انتهاك تشريعات العمل (المادة 5.27 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).

إذا لزم الأمر، يمكن إعادة تسمية منصب في جدول التوظيف باستخدام النصيحة الواردة في المقالة إجراء إعادة تسمية منصب في جدول التوظيف.

تعبئة النموذج المعتمد

يمكن تعبئة النموذج الموحد رقم T-3 إما يدويا أو بالوسائل التقنية. رمز OKUD لهذا المستند هو 0301017، وهو ما يعني:

• عدد النسخ - عادة 3 (بالإضافة إلى النسخ عند الطلب)؛
• تنسيق النموذج - A4؛
• مدة الصلاحية دائمة للمكان الذي تم تطويره واعتماده في المنظمات الأخرى - 3 سنوات.

يتم ملء النموذج حسب الأعمدة بالترتيب التالي:

• وأسماء الأقسام مرتبة حسب الترتيب الأبجدي.
• يعد الترميز للمؤسسات غير الحكومية أمرًا اختياريًا ويمكن تطويره بواسطة رئيس منظمة معينة.
• تتم الإشارة إلى المنصب وفقًا لمصنف المهن لعموم روسيا. يجب أن يكون المسمى الوظيفي متطابقًا في عقد العمل ودفتر العمل وجدول التوظيف.
• يشار إلى عدد وحدات الموظفين. إذا كانت هناك وحدات موظفين غير مكتملة، فسيتم الإشارة إليها ككسر (على سبيل المثال، 0.4).
• يُشار إلى الراتب بما يعادل الروبل أو، اعتمادًا على نظام الأجور، بوحدات القياس المقبولة (المعاملات والنسب المئوية وما إلى ذلك).
• تشمل البدلات مدفوعات إضافية مختلفة بموجب القانون أو من صاحب العمل، وتنعكس في٪ أو روبل.
• يشير العمود 9 إلى كمية البيانات من الأعمدة 5-8 - بما يعادل الروبل أو كنسبة مئوية.
• يتم إدخال الملاحظات في العمود 10. إذا كانت غائبة، يبقى العمود فارغاً.

يتم ملء سطر "الإجمالي" بعد إدخال البيانات في الأعمدة ويحتوي على المجموع الرأسي لكل عمود.

وبالتالي، لا توجد إشارات مباشرة في التشريع إلى الالتزام بوضع جدول التوظيف، ولكن هناك إشارات غير مباشرة. وبالتالي، يستخدم قانون العمل هذا التعريف عند فك رموز العديد من المصطلحات (على سبيل المثال، المادة 15 من قانون العمل في الاتحاد الروسي - توضيح مفهوم "وظيفة العمل"، وما إلى ذلك). تحتوي الرسائل والتعليقات التوضيحية من Rostrud على توصيات بوجود مثل هذه الوثيقة في كل شركة، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني. يمكن اعتبار عدم وجود جدول التوظيف انتهاكًا لتشريعات العمل في الاتحاد الروسي، ونتيجة لذلك قد يتعرض صاحب العمل لعقوبة إدارية (على سبيل المثال، قرار محكمة موسكو الإقليمية بتاريخ 28 فبراير 2012 في القضية رقم 22أ-191/12).

مرحبًا! هل سمعت يومًا عن وثيقة مثل "جدول التوظيف في المنظمة"؟ لكن هذه وثيقة يتم على أساسها احتساب الأجور، وكذلك تعيين الموظفين وفصلهم. سنحاول الآن التحدث بالتفصيل عن الوظائف التي يؤديها SR وكيفية تكوينها بشكل صحيح.

ما هو "جدول التوظيف"

لقد ذهب كل واحد منكم إلى قسم الموارد البشرية في إحدى المؤسسات مرة واحدة على الأقل في حياته. من المحتمل أنك شاهدت عددًا لا يحصى من المجلدات والملفات الشخصية للموظفين. من المؤكد أن الكثيرين كانوا مهتمين بكيفية قيام موظفي هذا القسم بجمع وتذكر المعلومات حول جميع المناصب والموظفين وما إلى ذلك.

وكل شيء بسيط للغاية. لديهم وثيقة تسمى جدول التوظيف.

جدول التوظيف (SH)- هذه وثيقة تنظيمية توفر معلومات حول جميع وظائف المؤسسة وعدد الموظفين بدوام كامل وحجم معدلات التعريفات الخاصة بهم ومقدار البدلات.

بمعنى آخر، هذه وثيقة تحتوي على معلومات عامة حول عدد موظفي المؤسسة والمناصب المتاحة. بالإضافة إلى ذلك، يشير جدول التوظيف إلى الراتب لكل وظيفة، مع مراعاة جميع البدلات المطبقة.
في كثير من الأحيان، تساعد هذه الوثيقة مديري المؤسسات أثناء الإجراءات القانونية. على سبيل المثال، بسبب التخفيض القسري لعدد الموظفين، تم فصل العامل ورفع دعوى قضائية ضد المديرين السابقين. وفي هذه الحالة، يعتبر قانون حقوق الإنسان دليلاً مباشرًا على مشروعية تصرفات المدعى عليه.

ونظرًا لأهمية هذه الوثيقة، فإن جميع صفحاتها مرقمة ومُربطة ومختومة.

• قم بتنزيل أمر عينة للموافقة على جدول التوظيف

• قم بتنزيل نموذج التوظيف N T-3

وظائف التوظيف

مثل أي مستند، يقوم SHR بعدد من الوظائف. أهمها هي:

• إمكانية تنظيم ساعات عمل الموظفين.
• حساب الرواتب الشهرية للموظفين.
• التسجيل الرسمي للموظفين المعينين حديثا؛
• الالتزام بقواعد الروتين اليومي الداخلي؛
• نقل الموظفين المسجلين من وظيفة إلى أخرى، الخ.

جدول التوظيف هو وثيقة إلزامية

كل مؤسسة لديها كمية كبيرة من الوثائق. هناك وثائق يتم الاحتفاظ بها دون فشل، وهناك تلك التي يتم إنشاؤها بدافع الضرورة. على السؤال "هل يعتبر SHR وثيقة إلزامية؟" فمن المستحيل إعطاء إجابة محددة.

ويرجع ذلك إلى حقيقة أن قانون العمل لا يتطلب وجود قوة عاملة في المؤسسة. ولكن إذا نظرنا في هذه المسألة بناء على متطلبات Roskomstat، فقد اتضح أن هذه الوثيقة ضرورية، لأن إنها الوثائق الأساسية لحساب مدفوعات الأجور.

على الرغم من أن التشريعات لا تنص على قواعد واضحة في أي مكان، إلا أن معظم المنظمات تحتفظ بهذا النوع من الوثائق. بعد كل شيء، يبدأ الجزء الرئيسي من عمليات التفتيش الحكومية بدراسة ريال.

في الواقع، فإن وجود هذه الوثيقة يجعل الحياة أسهل ليس فقط للمفتشين، ولكن أيضًا للمديرين والموارد البشرية وإدارات المحاسبة.

ما هي مدة صلاحية جدول التوظيف؟

لا توجد وثيقة رسمية تشير إلى فترة صلاحية SHR بالضبط. يحق للمدير نفسه تحديد الفترة التي يتم فيها إعداد هذه الوثيقة. في أغلب الأحيان، يتم إعادة بنائه كل عام ويدخل حيز التنفيذ في الأول من يناير. عند إعداد SHR، يشار إلى تاريخ صلاحيته. ولكن إذا لم تحدد تاريخًا، فإن المستند يعتبر غير محدود ولا يحتاج إلى إعادة بنائه.

كم وأين يتم تخزين جدول التوظيف؟

بناءً على مرسوم الأرشيف الفيدرالي، يجب تخزين ShR، بعد انتهاء الصلاحية، في المؤسسة لمدة 3 سنوات. والعمر الافتراضي لترتيبات الموظفين هو 75 عامًا.

ترتيب التوظيف– وثيقة اختيارية لكل مؤسسة يتم إنشاؤها على أساس جدول التوظيف. إنها نسخة محمولة من قسم الموارد البشرية وتتضمن معلومات أكثر تفصيلاً عن موظفي الشركة (يتم الإشارة إلى الأسماء الكاملة للموظفين ومجموعة الإعاقة وما إلى ذلك).

من يشكل

قبل البدء في إنشاء مستند، يصدر المدير أمرًا بتغيير جدول التوظيف، حيث يقوم بتعيين الموظف الذي سيقوم بإعداده.

يمكن أن يكون هذا على الإطلاق أي موظف في المنظمة. ولكن في أغلب الأحيان يُعهد بهذا العمل إلى موظفي قسم شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة أو مهندس معايير العمل.

كم عدد نسخ ShR التي يجب أن تكون قيد الإنتاج؟

عند تجميع SR، يتم عمل نسخة واحدة. وبالتالي يجب الاحتفاظ بالأصل ونسخة في قسم الموارد البشرية والمحاسبة.

تغيير التوظيف

في بعض الأحيان يجب إجراء تغييرات على SR الحالي. ويتم ذلك في عدة حالات:

1. إذا كان هناك إعادة تنظيم للشركة؛
2. إذا كان من الضروري تحسين وتحسين نشاط عمل جهاز الإدارة؛
3. إذا كانت التغييرات التي تم إدخالها على التشريع تتطلب تعديلات إلزامية على قانون حقوق الإنسان؛
4. في حالة التغيير في مناصب التوظيف ;
5. التغييرات في المنصب في جدول التوظيف؛
6. التغييرات في الرواتب في جدول التوظيف.

إذا كانت التغييرات طفيفة ولا تتطلب إنشاء موارد بشرية جديدة، يقوم المدير بإصدار أمر بتعديل جدول التوظيف. وبعد ذلك يقوم الموظف المسؤول بإجراء تعديلات على الوثيقة الحالية.

عند إجراء تغييرات على جدول التوظيف، لا يُطلب من الإدارة إخطار الموظفين كتابيًا.

الطريقة الثانية لإجراء التعديلات هي إنشاء ShR جديد.

ولأي تغييرات على SR، يجب إجراء تعديلات على دفاتر العمل والبطاقات الشخصية للموظفين. قبل القيام بذلك، يجب عليك الحصول على إذن كتابي لهذا الإجراء من الموظفين.

على سبيل المثال، إذا تغيرت صياغة المسمى الوظيفي قليلاً، فيجب إخطار الموظف كتابيًا. فقط بعد ذلك يتم إجراء التغييرات على كتاب عمله.

إذا كانت التغييرات تتعلق بمبلغ الرواتب، ففي هذه الحالة يتم إخطار الموظف كتابيًا قبل شهرين. يتم إجراء هذه التعديلات في وقت واحد على عقد العمل.

هل هناك استمارة توظيف إلزامية؟

لتجميع SR، يتم استخدام الموحد في أغلب الأحيان. إنه نموذج - جدول تحتاج إلى إدخال البيانات فيه.

تتخذ معظم المؤسسات نموذج T-3 كأساس وتقوم "بتخصيصه" ليناسب مؤسستها. وهذا مسموح به، أي أن النموذج الموحد لهذه الوثيقة ليس إلزاميا.

في الحالات التي يكون فيها لدى المؤسسة شكل من أشكال الإدارة، يتم إعداد جدول التوظيف وفقًا لجميع القواعد.

هيكل جدول التوظيف في المنظمة

يتكون SR من "رأس" وجدول وبيانات للأشخاص الذين وقعوا على هذه الوثيقة.

يحتوي الجزء الأول من المستندات على المعلومات التالية:

• اسم المنظمة حسب الوثائق التأسيسية؛
• تاريخ بدء الـSHR ورقمه ومدة صلاحيته. يمكن تعيين الترقيم بشكل تعسفي.
• تاريخ ورقم أمر الموافقة على جدول التوظيف؛
• مجموع الموظفين.

الجزء الثاني عبارة عن مجموعة من البيانات لجميع الوظائف. سوف ننظر في الأمر في وقت لاحق قليلا.

أما الجزء الثالث فيحتوي على أسماء ومناصب الأشخاص الذين وقعوا على هذه الوثيقة. غالبًا ما يكون هذا هو رئيس قسم شؤون الموظفين وكبير المحاسبين.

كيفية إنشاء جدول التوظيف

نأمل ألا يكون لدى أحد أي أسئلة عند ملء "الرأس"، لذلك دعنا ننتقل إلى ملء الجدول نفسه.

1 عمود . اسم الوحدة الهيكلية.يجب أن يتم إدراجهم حسب التبعية. على سبيل المثال، الإدارة، السكرتارية، الإدارة المالية، المحاسبة، وما إلى ذلك؛

2 تهم. كود قسم.نقوم بترقيم الأقسام من الأعلى إلى الأسفل (01،02،03، وما إلى ذلك)؛

3 تهم. مسمى وظيفي.يجب إدخال البيانات بالحالة الاسمية دون اختصارات، وبصيغة المفرد، مع الاسترشاد بأدلة المؤهلات والتعريفات؛

4 التهم . عدد وحدات الموظفين.يشير هذا العمود إلى عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى منصب واحد في المؤسسة. يمكن أن تكون هذه القيمة عددًا صحيحًا أو كسرًا. على سبيل المثال، 2.5 قد يعني أن موظفين سيعملان بدوام كامل وموظف واحد بدوام جزئي؛

إيرل الخامس . مقدار الراتب أو معدل التعريفة أو المكافآت.يشار إليها بالروبل لكل موقف. على سبيل المثال، إذا كان هناك محاسبان يعملان، لكن المدير يدفع لهما رواتب مختلفة، فسيتم الإشارة إلى راتب واحد في جدول التوظيف، ويتم الإشارة إلى المدفوعات الإضافية في عمود البدلات. أي أن رواتب العاملين في نفس الوظيفة يجب أن تكون هي نفسها؛

6، 7، 8 أعمدة . البدلات لظروف العمل الخاصة.قد لا تكون موجودة، ثم يتم وضع الشرطات في الأعمدة. أما إذا كان الموظف يعمل ليلاً أو في أيام العطلات أو ينظف الحمام. عقدة، وما إلى ذلك، فيجب بموجب القانون أن يدفع له تعويضًا معينًا؛

إيرل التاسع. في شهر واحد فقط.يتم تلخيص البيانات الموجودة في الأعمدة 5،6،7،8، ثم ضربها في عدد وحدات الموظفين لكل منصب؛

إيرل العاشر . ملحوظة.يجوز الإشارة إلى قانون تنظيمي محلي يتم على أساسه دفع الأجور؛

بعد إدخال البيانات، تحتاج إلى تلخيص 4 و 9 عمود. وبذلك نتعرف على عدد وحدات الموظفين في جدول التوظيف وصندوق الأجور الشهرية.

الموافقة على التوظيف

وفقا لقواعد الموافقة على جدول التوظيف، بعد تجميع جميع البيانات والتحقق منها، يتم توقيع الموارد البشرية من قبل المدير وكبير المحاسبين ورئيس قسم شؤون الموظفين. وبعد ذلك يصدر رئيس المؤسسة أمرًا بوضع هذه الوثيقة موضع التنفيذ.

خاتمة

SR ليس إلزاميًا، ولكنه وثيقة مهمة جدًا لأي منظمة. وبناء على ذلك، يمكنك إما قبول واحدة جديدة. بالإضافة إلى ذلك، بمساعدتها، يتم احتساب الأجور لموظفي الشركة.

لا يتم تنظيم هذه الوثيقة بشكل صارم، لذلك يمكن "تخصيصها" لكل منظمة وتعديلها إذا لزم الأمر. هذا هو المنقذ للمدير أثناء عمليات التفتيش التي تجريها الوكالات الحكومية.

جدول التوظيف هو وثيقة شؤون الموظفين الهامة. تتناول هذه المقالة القضايا المتعلقة بإعداد جداول التوظيف والموافقة عليها واستخدامها.

هل يطلب من أصحاب العمل أم لا أن يكون لديهم جدول توظيف؟

تم ذكر جدول التوظيف فقط في الفن. 57 قانون العمل في الاتحاد الروسي. وفقًا لهذه المادة، يشير عقد العمل إلى المنصب والتخصص والمهنة (مع المؤهلات) وفقًا لجدول التوظيف في المنظمة أو وظيفة العمل المحددة للموظف.

ويترتب على ذلك أنه إذا كان عقد العمل يحدد منصبًا أو تخصصًا أو مهنة (كما هو الحال عادةً)، فيجب على صاحب العمل الذي أبرم عقد العمل مع الموظف أن يكون لديه جدول توظيف. والعكس صحيح، إذا كانت جميع عقود العمل التي أبرمها صاحب العمل مع الموظفين تصف وظيفة العمل (أي أنها تصف العمل المحدد الذي يتعين على الموظف القيام به)، فلن تكون هناك حاجة إلى جدول التوظيف.

بالإضافة إلى ذلك، الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي لا يُلزم بأي حال من الأحوال أصحاب العمل - الأفراد بالحصول على جدول توظيف، حتى لو كانوا، على سبيل المثال، رواد أعمال فرديين. بعد كل شيء، يتحدث بشكل مباشر وبشكل لا لبس فيه عن "جدول التوظيف في المنظمة".

إذا سألوا...

دعونا نلاحظ أن مسؤولي مفتشية العمل الفيدرالية قد يعتبرون عدم وجود جدول التوظيف (حتى في الحالات التي لا يكون فيها ذلك مطلوبًا بالمعنى المقصود في المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) بمثابة انتهاك لتشريعات العمل والغرامة صاحب العمل بموجب الفن. 5.27 من قانون الاتحاد الروسي بشأن الجرائم الإدارية.

في بعض الأحيان تتضمن عقود العمل مع الموظفين مناصب أو تخصصات أو مهن محددة، ولكن لا يوجد جدول توظيف يؤكد وجود هذه الوظائف والتخصصات والمهن في المؤسسة المعنية.

هل يمكن القول أن أحد الشروط الأساسية لعقد العمل - وهو شرط وظيفة العمل - لم يتم الاتفاق عليه بين الطرفين؟ في رأينا أنه من المستحيل.

تمت الموافقة على جدول التوظيف بموجب القانون التنظيمي المحلي للمنظمة. وبالتالي فإن وجودها أو غيابها ومحتواها يعتمد فقط على إرادة صاحب العمل. تقع مسؤولية إعداد جدول التوظيف والموافقة عليه على عاتق صاحب العمل وحده.

ومع ذلك، فإن وجود أو عدم وجود جدول التوظيف، وكذلك عدم توافقه مع عقد العمل، الذي يتم إبرامه بالاتفاق المتبادل بين صاحب العمل والموظف، لا يمكن أن يمنع الموظف من ممارسة حقوقه العمالية. لا يؤثر فشل صاحب العمل في الوفاء بالتزامه بإعداد جدول التوظيف والموافقة عليه على شروط عقد العمل المبرم بين صاحب العمل والموظف.

وبالتالي، لا يمكن اعتبار عقد العمل الذي يحدد منصبًا أو تخصصًا أو مهنة معينة غير مُبرم لمجرد أن صاحب العمل ليس لديه جدول توظيف. سيقوم الموظف بأداء وظيفة العمل المنصوص عليها في عقد العمل هذا (أي العمل في المنصب أو التخصص أو المهنة المنصوص عليها في العقد).

في بعض الأحيان يتم تعيين الموظفين في مناصب لا يغطيها جدول التوظيف الحالي للمنظمة. يجب حل التناقض بين جدول التوظيف وعقد العمل لصالح الأخير (المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، على الأقل فيما يتعلق بهذا الموظف. ويعتبر الموظف معيناً للوظيفة أو التخصص أو المهنة المحددة في عقد العمل.

نقص الموظفين قد يسبب بعض المشاكل. يُحرم صاحب العمل الذي ليس لديه جدول توظيف من فرصة تقليل عدد الموظفين أو عدد الموظفين. وبتعبير أدق، يمكن لصاحب العمل تقليل عدد الموظفين أو عدد الموظفين، لكنه لن يتمكن من توثيق مشروعية تصرفاته في حالة حدوث نزاع.

جدول التوظيف هو قانون تنظيمي محلي لصاحب العمل (المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). لا ينص تشريع العمل على الموافقة على جدول التوظيف مع مراعاة رأي الهيئة التمثيلية للعمال.

يوافق صاحب العمل بشكل مستقل على جدول التوظيف (على سبيل المثال، بأمر أو توجيه من رئيس المنظمة)، ويقرر بشكل مستقل التغييرات والإضافات.

يمكن لصاحب العمل إجراء تغييرات على جدول التوظيف كلما رغب في ذلك. في حالة وجود نزاع بشأن فصل الموظفين بسبب تخفيض عدد الموظفين، لا تنظر المحاكم في مدى استصواب تغيير جدول التوظيف.

تمت الموافقة على شكل جدول التوظيف - النموذج الموحد رقم T-3 "جدول التوظيف" - بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "عند الموافقة على النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية للتسجيل" العمل وأجره." عادةً ما يستخدم أصحاب العمل هذا النموذج.

يعتقد بعض الخبراء في مجال تشريعات العمل أن استخدام هذا النموذج بالذات إلزامي تمامًا بالنسبة لأصحاب العمل، و"أي تعمد" في هذا الشأن يمكن أن يهدد المنظمة بمشاكل لا حصر لها.

أطروحة حول الطبيعة الإلزامية للنموذج الموحد رقم T-3 "جدول التوظيف" ولدت على أساس الفن. 9 من القانون الاتحادي الصادر في 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ "بشأن المحاسبة".

وفقًا لهذه المادة، يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية. ويمكن فقط إعداد المستندات التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات بأي شكل من الأشكال، ولكن يجب أن تحتوي بالضرورة على جميع التفاصيل المحددة في الفن. 9 من قانون "المحاسبة".

بموجب مرسوم من حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 8 يوليو 1997 رقم 835 "بشأن وثائق المحاسبة الأولية"، تم تكليف تطوير واعتماد ألبومات الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية إلى لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا (حاليًا اللجنة الفيدرالية). دائرة إحصاءات الدولة).

ومن هنا نستنتج أنه إذا وافقت لجنة الدولة للإحصاء في روسيا على أي نموذج موحد، فإنه يخضع للتطبيق الإلزامي.

ومع ذلك، يتم التغاضي عن الشيء الأكثر أهمية هنا - فقد تم ترخيص لجنة الدولة للإحصاء في روسيا من قبل حكومة الاتحاد الروسي للموافقة على النماذج الموحدة للوثائق الأولية. ما هي الوثيقة الأولية؟

لا يمكن التعرف على المستند الأساسي إلا كوثيقة تضفي الطابع الرسمي على أي معاملة تجارية لمؤسسة تخضع للانعكاس في المحاسبة.

لكن جدول التوظيف لا يضفي الطابع الرسمي على أي عمليات تجارية للمنظمة. لا يتم إجراء أي إدخالات محاسبية على أساس جدول التوظيف (حتى أجور العمال المؤقتين لا يتم حسابها على أساس جدول التوظيف، ولكن على أساس جدول وقت العمل).

وبالتالي، يحق لأصحاب العمل عدم تطبيق شكل موحد من التوظيف، ولكن تطوير شكلهم الخاص.

النموذج الموحد رقم T-3 "جدول التوظيف" يمكن اعتباره استشاريًا فقط.

لا يشكل عدم استخدام نموذج موحد للتوظيف انتهاكًا لقوانين العمل أو قوانين المحاسبة.

بالنسبة لأصحاب العمل الذين يستخدمون نموذج التوظيف الموحد، نقدم مثالاً لكيفية ملئه (انظر أدناه).

عند ملء نموذج التوظيف الموحد، قد تنشأ أسئلة حول إجراءات ملء العمود 4، الذي يشير إلى عدد وحدات الموظفين. إذا كانت المنظمة تنص على صيانة وحدة موظفين غير مكتملة، فعند ملء العمود 4، تتم الإشارة إلى عدد وحدات الموظفين غير المكتملة بالنسب المناسبة، على سبيل المثال 0.25 (انظر تعليمات استخدام واستكمال نماذج الوثائق المحاسبية الأولية، المعتمدة بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 01/05/2004 رقم 1).

في كثير من الأحيان، يواجه أصحاب العمل صعوبات عند ملء الأعمدة من 5 إلى 9، والتي تعكس راتب الموظف. دعونا نحاول معرفة ذلك.

إذا لم يكن صاحب العمل قادرا على ملء هذه الأعمدة بالروبل، على سبيل المثال، بسبب حقيقة أن المكافآت يتم تعيينها للموظف في النسب المئوية أو المعاملات، فيسمح للإشارة إلى النسب المئوية أو المعاملات في الأعمدة المقابلة.

إذا تغيرت كمية النسب المئوية والمعاملات، في رأينا، لن يكون من الخطأ وضع شرطات في الأعمدة المقابلة، وفي العمود 10 لإنشاء رابط للمستند الذي ينظم التغيير في هذه النسب المئوية والمعاملات.

على سبيل المثال، تختلف نسبة المكافأة للعاملين في أقصى الشمال اعتمادًا على مدة خبرتهم في العمل "في الشمال". لذلك، عند ملء نموذج جدول التوظيف الموحد، يمكنك وضع شرطات في الأعمدة 6 - 8 (إذا لم تكن هناك بدلات أخرى)، وفي العمود 10 يمكنك الإشارة إلى القانون التنظيمي ذي الصلة الذي ينظم تحديد النسبة المئوية زيادة أجور العاملين في أقصى الشمال.

ولا تظهر مدفوعات الحوافز الأخرى، باستثناء المكافآت، في نموذج جدول التوظيف الموحد. وهذا يعني أنه ليست هناك حاجة لعكس المكافآت ومدفوعات الحوافز الأخرى التي ليست بدلات في نموذج التوظيف الموحد.

ليس من الواضح ما الذي فعلته المكافآت بالضبط لكسب الحق في الانضمام إلى الشكل الموحد للتوظيف. علاوة على ذلك، لا يوجد تعريف رسمي للبدل في تشريعات العمل الروسية.

لا يمكن حساب الإجمالي في الأعمدة من 5 إلى 9 إلا عندما يتم تحديد معدلات التعريفة الجمركية والبدلات في نفس الوحدات لنفس الفترة الزمنية.

إذا تم استخدام النسب المئوية والمعاملات في الأعمدة المقابلة، بالإضافة إلى الروبل، وتستخدم المنظمة ليس فقط نظام الأجور على أساس الوقت، ولكن أيضًا نظام الأجور بالقطعة، فمن غير الممكن استخلاص الإجمالي من الأعمدة 5 - 9 من استمارة جدول التوظيف الموحد.

يتم تحديد أسماء المناصب والمهن والتخصصات التي تظهر في جدول التوظيف في المنظمة من قبل صاحب العمل بشكل مستقل.

إذا كان أداء العمل في وظائف أو تخصصات أو مهن معينة يرتبط بتقديم أي مزايا أو وجود قيود، فيجب أن تتوافق هذه الوظائف والتخصصات والمهن ومتطلبات التأهيل لها مع الأسماء والمتطلبات المحددة في المؤهل الكتب المرجعية (المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). تتم الموافقة على الكتب المرجعية للمؤهلات بالطريقة التي تحددها حكومة الاتحاد الروسي.

إذا لم تكن هذه المهن والمناصب مدرجة في الكتب المرجعية، فيجب الإشارة في جدول التوظيف في المنظمة (وفي عقود العمل) إلى أسماء المهن والمناصب، في رأينا، وفقًا للقانون التنظيمي الذي يوفر المزايا أو فرض القيود. يحتوي تشريع العمل الروسي على عدد كبير إلى حد ما من اللوائح التي توفر المزايا والقيود لفئات مختلفة من العمال. لذلك، عند إعداد جدول التوظيف، من الأفضل لصاحب العمل الالتزام بأدلة المؤهلات ذات الصلة.

لمعرفة المهن الموجودة وكم يكسب الموظفون العاملون فيها، عليك أن تنظر إلى جدول التوظيف. هذه الوثيقة هي واحدة من الوثائق الرئيسية في المؤسسة، فهي لا تحدد الراتب فحسب، بل تحدد أيضًا عدد الموظفين اللازمين للنشاط. ونظرًا لأهمية الوثيقة، فقد تم إعداد جدول التوظيف لعام 2019 وفقًا لجميع القواعد.

جدول التوظيف في النموذج T-3 هو قانون تنظيمي محلي يحدد الهيكل التنظيمي للمؤسسة.

وكذلك قائمة بالمهن الموجودة في الشركة مع توضيح عدد الأشخاص المطلوبين للنشاط. في الواقع، تتكون الوثيقة بالكامل من جدول يتم فيه تجميع البيانات حسب القسم.

وينعكس الراتب فيه لمدة شهر تقويمي، مقسماً حسب الأجزاء المكونة له. وبناء على هذه المؤشرات يتم تحديد نفقات الشركة لاستقطاب العمالة المستأجرة، ويتم وضع الخطط المختلفة، ويتم اتخاذ أهم القرارات في مجال إدارة الشركة.

يتم استخدام جدول التوظيف لتوجيه إدخال البيانات إلى الموظفين - يجب أن تحتوي هذه الاتفاقية على اسم مهنة الموظف، بما يتوافق مع جدول التوظيف المعتمد بدقة، بالإضافة إلى مبلغ معين من الراتب.

وبناء على هذه الوثيقة، يمكن لأخصائي شؤون الموظفين أيضًا تحديد مدى توفر الوظائف الشاغرة. للقيام بذلك، يحتاجون إلى مقارنة المعلومات من جدول التوظيف مع العدد الفعلي للعمال المعينين. إذا كانت هناك حاجة في المؤسسة، يقدم مفتش شؤون الموظفين طلبًا إلى خدمة التوظيف.

انتباه!ولا يكرس التشريع هذا القانون المحلي كجزء من المعايير الإلزامية التي يجب أن تمتلكها كل شركة. ومع ذلك، إذا قررت المؤسسة تنفيذ الإجراءات التي حددتها الدولة (على سبيل المثال، الفصل بسبب تخفيض عدد الموظفين)، فيجب أن يكون جدول التوظيف موجودًا.

بالإضافة إلى ذلك، قد تنص القوانين المحلية الأخرى للشركة على وجودها الإلزامي في الشركة. بادئ ذي بدء، هذا ينطبق عليهم. وأيضًا يمكن إثبات الحاجة إلى وجود جدول توظيف في المؤسسة من خلال الإشارة إليه في عقد العمل مع الموظف.

في الوقت نفسه، يجب أن يتذكر كل مدير أن شركته يمكن أن تتحمل المسؤولية ليس بسبب عدم وجود جدول التوظيف، ولكن بسبب تنفيذها غير الصحيح.

شركة ذات مسؤولية محدودة ورجل أعمال فردي - من ينبغي أن يشكل طاقم العمل؟

ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي، من حيث تنظيم الشروط الإلزامية، على ضرورة امتثال المهنة المحددة في العقد والراتب المقابل لبيانات جدول التوظيف للكيان التجاري.

من هذا يمكننا أن نستنتج أن الشركة أو رجل الأعمال يجب أن يكون لديه جدول توظيف إذا كان لديه عقود عمل.

وبالتالي، إذا كان رجل الأعمال الفردي يعمل بشكل مستقل دون توظيف الموظفين، فلا ينبغي له أن يضع جدول التوظيف. إن إشراك فناني الأداء بموجب عقود مدنية لن يتطلب أيضًا تنفيذ هذا القانون المحلي.

يجب على الشركات ذات المسؤولية المحدودة والأشكال الأخرى من تنظيم الكيان القانوني التي لديها على الأقل اتفاقية مع مدير الشركة أن تقوم بالفعل بتطوير واستخدام جدول التوظيف.

يُعهد إنشاء جدول التوظيف في الشركات بشكل أساسي إلى المتخصصين في شركة التوظيف، الذين يقومون بعدد من الأنشطة لتحديد تكاليف العمالة لكل مهنة محددة في هذا القانون. وبناء على البحث الذي تم الحصول عليه، يتم تحديد العدد المطلوب من الموظفين حتى تتمكن المؤسسة من القيام بأنشطتها.

إذا كان عدد الموظفين في المؤسسة صغيرا، فيمكن إسناد هذه المسؤولية إلى محاسب أو اقتصادي أو محام أو المدير نفسه.

متطلبات الوثيقة

لا يشترط القانون أي قواعد خاصة فيما يتعلق بجدول التوظيف، إلا أن الوظيفة أو المهنة المحددة فيه يجب أن تتوافق مع الوظائف والمهن التي يكتبها صاحب العمل في اتفاقيات العمل المبرمة مع كل موظف.

• يوصى بالالتزام بنموذج التوظيف الذي أنشأته Rosstat (نموذج T-3).
• يجب الموافقة على القانون المحلي بأمر من المدير.
• يُسمح بوضع جدول التوظيف على عدة أوراق، لكن ليس من الضروري ربطها وختمها بالتوقيع والختم. يمكنك ببساطة ربط الأوراق بمشبك ورق.
• في بعض الحالات، يجب أن تتوافق المهن الواردة في جدول التوظيف بالضرورة مع أدلة المهن والمناصب، وبالإضافة إلى الاسم، يجب أيضًا أن تنعكس رموزها في المستندات (على سبيل المثال، وجود مهن ذات عوامل خطرة وضارة) .
• إن وجود ختم الشركة على جدول التوظيف ليس إلزاميًا.
• عند تغيير جدول التوظيف، إذا كانت بسيطة، يمكنك ببساطة إصدار أمر بهذه التعديلات، وترك التوظيف نفسه كما هو.

قم بتنزيل نموذج ومثال تعبئة نموذج T-3 لعام 2019

نموذج لملء جدول التوظيف

لإعداد جدول التوظيف، تم تطوير نموذج خاص T-3. ومع ذلك، فهو ليس صارمًا في تطبيقه - حيث يمكن للشركة تغييره بناءً على احتياجاتها الخاصة، أو تطوير احتياجاتها الخاصة، باستخدام التفاصيل المطلوبة. نقوم بإعداد جدول التوظيف لعام 2019 وفقًا لجميع القواعد وفقًا للتعليمات الواردة أدناه.

يبدأ إدخال المعلومات في جدول التوظيف بالإشارة إلى اسم الشركة وفي حقل خاص على اليمين - حسب دليلها.

بعد ذلك، أدخل رقم جدول التوظيف الحالي. يجب أن يتم تعيينه بناءً على عدد المستندات التي تم استخدامها مسبقًا هذا العام. التاريخ الذي تم فيه تجميع هذا الجدول مكتوب بجانبه.

التالي هو التاريخ الذي تدخل فيه الوثيقة حيز التنفيذ. قد يكون مشابهًا لتاريخ التجميع، أو قد يحدث لاحقًا. ومع ذلك، فمن غير المقبول أن يكون تاريخ بدء الإجراء أقدم من يوم إصدار المستند.

على يمين هذا الحقل توجد أعمدة تُسجل فيها معلومات عن الأمر الذي اعتمد الوثيقة (رقمها وتاريخها)، وكذلك إجمالي عدد وحدات الموظفين فيها.

تبدو الوثيقة نفسها كجدول كبير.

عدد جداول "التقسيم الهيكلي"يجب أن يحتوي على اسم القسم حسب الهيكل التنظيمي المتطور. في حالة إدخال تعيين رقمي أيضًا إلى جانب التعيين المكتوب للقسم، فيجب الإشارة إليه في العمود التالي.

كقاعدة عامة، يتكون الرمز من الأرقام أو الأحرف الأولى من اسم القسم. ومع ذلك، إذا كانت الشركة لديها عدة فروع أو أقسام منفصلة، ​​فيمكن أن يتضمن رمز القسم أيضًا تسمية المدينة ورمز المنطقة وما إلى ذلك.

في العمود "الموضع"من الضروري تدوين أسماء الوظائف الموجودة في الشركة. من المهم جدًا ترتيب هيكل المستند بحيث يتم إدراج الوظائف المدرجة فيه في عمود بعد الإشارة إلى اسم القسم في العمود السابق.

يوصى باستخدام دليل OKPDTR عند تحديد المسميات الوظيفية. لكن بالنسبة للشركات التجارية، هذه القاعدة ليست إلزامية. في الوقت نفسه، يتعين على مؤسسات الميزانية إدراج المناصب في جدول التوظيف فقط من هذا الدليل، بالإضافة إلى الإشارة إلى رتبة أو فئة الموظف.

bukhprofi

مهم!تلتزم الشركة التجارية بالإشارة إلى رتبة وفئة تلك الوظائف المصنفة على أنها ضارة أو خطيرة. هذه الحقيقة مهمة عند تحديد مدة الخدمة التفضيلية ووقت التقاعد المبكر.

في عمود "عدد وحدات الموظفين"يتم إدخال عدد الموظفين الذين يجب تعيينهم لهذا المنصب. إذا كان ينص أيضًا على قبول العاملين بدوام جزئي، فسيتم كتابة عددهم بتعبير كسري يتوافق مع حجم الأجر المدفوع - على سبيل المثال، 0.5.

في العمود "مبلغ الراتب"يتم تسجيل الراتب الذي سيحصل عليه الموظف أثناء عمله في هذا المنصب. يجب أن نتذكر أن نفس الراتب مكتوب تمامًا في اتفاقية العمل مع الموظف.

يجب عليك أيضًا مراعاة ما يلي:

• إذا اعتمدت المؤسسة أو مركز معين طريقة الدفع بالقطعة، فإن هذا العمود يسجل مقدار الأرباح التي تم الحصول عليها عن طريق ضرب معدل التعريفة الجمركية في حجم المنتجات التي يتم إنشاؤها شهريًا.
• إذا تم إدخال الأجر بالساعة لهذا المنصب، فيمكنك في هذا العمود تسجيل مقدار الأجر بالساعة. بعد ذلك، في نفس السطر، ولكن في عمود "الملاحظة"، يجب عليك الإشارة إلى "الأجور بالساعة"، وكذلك الإشارة إلى المستند الإداري الذي أنشأ هذه الميزة.

فيما يلي عدة أعمدة، متحدة تحت عنوان فرعي واحد "إضافات". تحتاج هنا إلى تسجيل معلومات حول مدفوعات الحوافز المختلفة، إن وجدت والتي تحددها لوائح الرواتب أو لوائح المكافآت أو القوانين الداخلية الأخرى. يمكن كتابة حجم القسط ليس فقط كمبلغ ثابت، ولكن أيضًا كنسبة مئوية، أو معامل، وما إلى ذلك.

يتم تسجيل إجمالي صندوق الراتب لهذا المنصب في عمود "الإجمالي". ويتم حسابه بضرب الراتب بعدد وظائف الموظفين.

في العمود "ملاحظة"يجب إدخال ملاحظات توضيحية مختلفة. على سبيل المثال، إذا كان هناك شاغر لأي منصب في وقت تسجيل جدول التوظيف الجديد، فيجب أن تنعكس هذه الحقيقة في هذا العمود.

يتم استكمال الوثيقة عن طريق العد والإشارة إلى العدد الإجمالي لوحدات الموظفين وإجمالي صندوق الأجور.

بعد ذلك، يجب توقيع الوثيقة المكتملة بالكامل من قبل كبير المحاسبين ومسؤول شؤون الموظفين المسؤول عن تنفيذها.

إجراءات الموافقة على جدول التوظيف

الخطوة 1. تطوير الوثيقة

بادئ ذي بدء، من الضروري تحديد جميع احتياجات المنظمة من الموظفين ووضع نموذج التوظيف المقترح للنظر فيه.

الخطوة 2. إصدار أمر من المدير

يتم تفعيل جدول التوظيف من خلال إصدار أمر تتم الموافقة عليه من قبل رئيس الشركة. لا يوجد نموذج إلزامي لذلك - يمكن إعداد مثل هذا الأمر على ترويسة الشركة بأي شكل من الأشكال. الشيء الرئيسي هو أن أمر الموافقة على جدول التوظيف يتضمن التاريخ الذي تدخل فيه الوثيقة الجديدة حيز التنفيذ.

علاوة على ذلك، قد يكون هذا التاريخ هو نفس تاريخ اعتماد الأمر، أو قد يحدث في وقت لاحق بشكل ملحوظ. ومع ذلك، لا يمكن تطبيق جدول التوظيف بأثر رجعي. لن يكون من الممكن الإشارة في الأمر إلى التاريخ الذي انقضى بالفعل في وقت اعتماده.

إذا قبلت الشركة أن يبدأ ترقيم جميع المستندات المهمة مرة أخرى كل عام، فيمكن إجراء ترقيم جدول التوظيف وفقًا لنفس المبدأ. علاوة على ذلك، سيكون هذا أكثر ملاءمة إذا كانت التغييرات في جدول التوظيف كل عام هائلة - وهذا سيؤدي إلى القضاء على أعداد كبيرة من المستندات في المستقبل.

انتباه!إذا تم تقديم جدول توظيف جديد، فمن المستحسن أن يدرج فيه بندًا بشأن إلغاء الجدول القديم، الذي كان يسترشد به خدمة الموظفين حتى ذلك الوقت.

الخطوة 3. تعريف موظفي الشركة بالوثيقة المقبولة

يجب أن يكون جميع الموظفين المعينين من قبل الشركة على دراية باللوائح المحلية المعمول بها والتي تؤثر على أنشطة العمل. لا تؤثر هذه الوثيقة بشكل مباشر على نشاط العمل، ووفقا لروسترود، ليس من الضروري تعريف الموظفين بها.

انتباه!إذا تم تحديد راتب الموظفين في عقد عمل أو اتفاقية جماعية على أساس جدول التوظيف المعتمد من قبل الشركة، فمن الضروري أن يكون جميع الموظفين على دراية به. لهذا يمكنك استخدام .

إجراءات إجراء تغييرات على جدول التوظيف

يجب أن تظل هذه الوثيقة محدثة في جميع الأوقات. نظرًا لأن الوكالات الحكومية تطلب الموظفين بشكل دوري أثناء عمليات التفتيش، فمن الضروري إجراء تغييرات عليه في الوقت المناسب.

سيعتمد الإجراء الخاص بإجراء تغييرات على جدول التوظيف بشكل مباشر على عدد التغييرات التي يجب أن تنعكس في الوثيقة:

• إذا كان هناك عدد كبير منهم، فمن الأسهل إلغاء جدول التوظيف القديم بالكامل وإدخال مستند جديد يأخذ في الاعتبار جميع التغييرات اللازمة.
• إذا كان عدد التغييرات التي يجب إجراؤها على جدول التوظيف صغيرًا، فمن الأفضل أن يقوم الموظف المسؤول بوضع أمر لإجراء تغييرات على جدول التوظيف.

عادةً، يمكنك تحديد المواقف التالية التي تحتاج فيها إلى إجراء تغييرات على المستند:

• إنشاء إدارات أو أقسام جديدة؛
• تنظيم الوظائف الجديدة؛
• تغيير مسميات الوظائف الحالية.
• التغيرات في الرواتب أو معدلات الموظفين؛
• إغلاق قسم أو قسم أو وحدة موظفين.

إذا كان التغيير في التوظيف يستلزم تغييرًا في ظروف عمل الموظف (تغيير في الراتب، المنصب، وما إلى ذلك)، فمن الضروري الحصول على موافقته الخطية مسبقًا. وبعد دخول الوثيقة الجديدة حيز التنفيذ، يتم إبرام اتفاقية إضافية للعقد مع الموظف، والتي تأخذ في الاعتبار جميع التغييرات التي تم إجراؤها.

يجب تقديم الطلب الجديد إلى جميع الموظفين الذين سيشاركون بعد ذلك في إعداد المستندات اللازمة. يمكنك أيضًا إضافة الموظفين الذين سيتأثرون بشكل مباشر بالتغييرات التي يتم إجراؤها إلى قائمة التعريف.

إذا كان الأمر يقدم مناصب جديدة، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى أسمائهم، وكذلك عدد وحدات الموظفين التي يتم تنظيمها. يتم اعتماد هذه الوثيقة على الفور إذا لم تؤثر على مصالح أي من الموظفين المعينين بالفعل.

انتباه!إذا تم تخفيض عدد الوحدات، فأنت بحاجة إلى كتابة الاسم في المستند الذي تم إعداده، وعدد وحدات الموظفين التي يتم سحبها وتاريخ دخول الأمر حيز التنفيذ. ويجب أن نتذكر أن عملية التخفيض هي عملية طويلة من الضروري فيها إخطار كل من الموظفين أنفسهم والجهات المختصة في الوقت المناسب.

قد تكون فترة الإشعار من 2 إلى 3 أشهر، اعتمادًا على عدد الأشخاص الذين سيتم تسريحهم. كما يحدد القانون أنواع الموظفين الذين لا يجوز تسريحهم.

تكرار فترات إعداد الوثائق وتخزينها

عادة ما يتم إعداد جدول التوظيف لمدة عام واحد، ويكون صالحًا طوال هذه الفترة. ومع ذلك، إذا كانت المنظمة صغيرة، ونادرا ما تحدث تحركات الموظفين فيها، فمن الممكن اعتماد هذه الوثيقة لعدة سنوات مقدما.

بعد إجراء التغييرات على جدول التوظيف، تصبح الوثيقة السابقة غير صالحة وتفقد قوتها القانونية. ومع ذلك، يجب تخزينها في المؤسسة لفترة معينة، وبالتالي، كالعادة، تؤثر الشيكات على عدة فترات سابقة. وهذا عادة ما يصل إلى 2-3 سنوات.

انتباه!هناك قاعدة تنص على أنه يجب الاحتفاظ بجدول التوظيف غير الصالح في الأرشيف لمدة 3 سنوات أخرى على الأقل من تاريخ انتهاء الصلاحية. تنطبق نفس القاعدة على المستندات المستخدمة لإجراء تغييرات في جدول التوظيف.