كيف تخطط لوقت عملك بشكل صحيح. قواعد التخطيط لليوم. القواعد الأساسية لتخطيط الوقت

كيف تخطط ليوم عملك بطريقة تمكنك من إنجاز أكبر قدر ممكن وتحقيق أقصى قدر من النتائج؟ غالبا ما يتم طرح هذا السؤال من قبل المديرين، لأن مهمتهم الرئيسية هي ضمان النتائج. وعلى الرغم من أن الموظفين العاديين غالبًا ما يكون لديهم الكثير من العمل، إلا أنهم يفعلون ما يُطلب منهم. لكن المدير يفكر بشكل مختلف - فهو يحدد المهام لنفسه، وهناك دائما الكثير منهم، لأنه لن يقود قسمه أو شركته أو أعماله إذا كان غير مبال بما يحدث من حوله. لذلك، يحاول العديد من المديرين عقد اجتماع مهم بأنفسهم، ومراقبة تنفيذ المهام بأنفسهم، وكتابة رسائل العمل بأنفسهم، وما إلى ذلك، وما إلى ذلك. لذلك اتضح أن المديرين في كثير من الأحيان ليس لديهم ما يكفي من الوقت لحل حتى أهم المهام.

ويتم ذلك بكل بساطة.

الخطوة 1: للبدء اكتب كل ما تحتاج إلى إنجازه اليوم.الكتابة مع النتائج - إنها أقصر، ومن الأسهل التركيز على المهمة ولا توجد قيود على كيفية إكمالها. لا تكتب مهام العمل فقط - فكل شيء يستحق التخطيط.

الخطوة 2. أدخل وقت الانتهاء لكل مهمة. إذا كنت تعرف الوقت المحدد للاجتماع أو المكالمة، فاكتب الفترة، على سبيل المثال 12:00-14:00. إذا كانت المهمة لا تستغرق أو لا ينبغي أن تستغرق أكثر من ساعة، فاكتب فقط وقت البدء، على سبيل المثال 11:00. إذا كان الوقت المحدد غير معروف، فكر واكتب مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة، واكتبه - 5 دقائق، 30 دقيقة، ساعة واحدة، وما إلى ذلك.

يعد هذا إعدادًا مفيدًا جدًا لثلاثة أسباب. الأول هو أن تحدد الإطار الزمني بوعي وأن تتعلم تدريجيًا ألا تنفق أكثر مما خططت له على مهمة ما. ثانيا، سوف تكون قادرا على تقدير الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة بشكل صحيح. بعد كل شيء، غالبًا ما نعتبر أن المهمة الأكثر أهمية هي الأكثر استهلاكًا للوقت، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. على سبيل المثال، حتى المكالمة الهاتفية الأكثر أهمية ستستغرق ما بين خمس إلى ثلاثين دقيقة. والسبب الثالث هو أنك إذا قمت بتقدير الوقت الذي تحتاجه تقريبًا لإكمال جميع المهام المكتوبة، فلن تتفاجأ كثيرًا بحقيقة أن يومين أو ثلاثة أيام قد لا تكون كافية للقيام بكل شيء. بشكل عام، كثيرًا ما نخدع أنفسنا بالتخطيط في أذهاننا أو على الورق لعدد لا يحصى من المهام التي نريد إنجازها في يوم واحد. لذلك، الآن، اعترف بصدق أنه من المستحيل القيام بكل شيء. وابدأ بالتخلي بوعي عما لا يمثل الأولوية الرئيسية والمهمة.

الخطوة 3. الآن تحديد الأولويات وفقًا لمبدأ ABC:

أ- المهام المهمة جدًا، والتي يجب إكمالها اليوم، وأنا وحدي من يستطيع القيام بذلك؛
ب – المهام المهمة جدًا، يجب إكمالها اليوم، ولكن يمكن لشخص آخر القيام بها. تفويض مثل هذه المهام وكتابة اسم الشخص المسؤول عن التنفيذ بجانبها على الفور؛
ج - مهمة يمكن أن تنتظر (يُنصح بتحديد وقت لها على الفور عندما تقوم بها في يوم آخر)، أو أن هذه ليست مهمتك، أو أن هذه مهمة يمكنك رفضها على الفور.

الخطوة 4. من بين جميع المسائل من النوع "أ"، اختر خمسة، وسبعة كحد أقصى.. اخترها على أساس مبدأ: "إذا أكملت هذه المهام الخمس، سأظل أعتبر اليوم يستحق العيش، وسأكون فخوراً بالنتائج". يساعد كثيرًا على عدم التشتت. يمكنك إكمال خمس مهام في يوم واحد، وإذا حددت أولوياتك بشكل صحيح، فستعطي هذه المهام أقصى قدر من النتائج.

الخطوة 5. أنت تحتاج إلى إتاحة الوقت للظروف غير المتوقعةبين المهام. بهذه الطريقة سيكون لديك وقت فراغ لتناول وجبة خفيفة، والتفكير، والتحضير، والانتهاء، والتحقق، والوصول إلى هناك دون تأخير والقيام بمجموعة من الأشياء الصغيرة الأخرى التي لم يتم تضمينها في المهام الخمس ذات الأولوية من النوع أ.

الخطوات الخمس المذكورة للتخطيط ليوم العمل هي الأساس. ولكن هناك الكثير من الأسرار الصغيرة لذلك. يجب ألا تقضي أكثر من خمسة عشر إلى عشرين دقيقة في التخطيط كل صباح.. أ تأكد من تلخيصها في المساء، فقط لا تشطب المهام، بل ضع بجانبها الإيجابيات أو علامات الاختيار(هذه مجموعة من نتائجك، وليس ما تم التراجع عنه). بالمناسبة، يجب إما شطب المهام التي لم يتم إنجازها إذا لم تعد ذات صلة، أو تأجيلها إلى ذلك اليومعندما تجد الوقت لهم.

إذا حدث خطأ ما لسبب ما خلال النهار - تقييم الوضعوأجب بصدق عن أربعة أسئلة:
- ماذا أردت أن أحصل عليه؟
- ماذا حصلت؟
- كيف حصلت على هذا؟
– ماذا سأفعل بشكل مختلف الآن؟

استخلاص النتائج، حتى لا ترتكب مثل هذه الأخطاء مرة أخرى، وتكتسب القوة بهدوء قبل يوم العمل التالي.

أيضًا في المساء يُنصح بـ "تفريغ" كل أفكاركعن الغد في المخطط. لا تقم بتقييم الوقت والأولويات، ولكن ببساطة اكتب كل ما يتبادر إلى ذهنك. سيسمح لك هذا بعدم نسيان اللحظات المهمة وسيمنحك الفرصة لترتاح بسلام، ولا تعاني من الأرق لأنك قد تنسى شيئًا ما أو شيئًا ما يزعجك - دع المخطط يقلق عليك ويتذكر.

لكن الشيء الأكثر أهمية، ربما، ليس حتى هذا. والحقيقة هي أن الناس غالبًا ما يقيمون أولوية المهمة بناءً على مبدأ "ما يصرخ بصوت أعلى" أو "يشتعل" أو "يقلق" أو "يبدو" وما إلى ذلك. ولا يمكن للتخطيط أن يحقق نتائج جدية حقًا إلا إذا كنت تعرف ذلك بالتأكيد ما ينبغي أن تكون عليه هذه النتائج.

لذا تذكر: التخطيط ليومك يبدأ بإنشاء قائمة بالنتائج المرغوبة على المدى الطويل في المستقبل. لماذا هو كذلك؟

تخيل أنه من المهم للغاية بالنسبة لك أن تنتقل من النقطة أ إلى النقطة ب. والآن تخيل أن هناك شيئًا ما يعيقك على طول الطريق - العوائق والحواجز والمشتتات. ولكن بغض النظر عما ستواجهه على طول الطريق، فسوف تستمر في التحرك نحو هدفك. قد يؤخرك شيء ما، شيء يجبرك على تغيير مسارك أو البحث عن طريقة جديدة للسفر. الشيء المهم هو أن تعرف بالضبط إلى أين أنت ذاهب، وبعد ذلك لن تؤدي أي تغييرات إلى ضلالك.

لذلك، فإن أول شيء يجب على كل قائد يحترم نفسه، وخاصة صاحب العمل، أن يفعله هو قم بإعداد قائمة بالنتائج في المستقبل لمدة سنة على الأقل، ويفضل خمس أو حتى عشر سنوات. هذه هي رؤيتك لتطوير القسم أو الشركة أو العمل. وهذا هو أساس اتخاذ القرارات اليومية. وهو أيضًا الأساس لرؤية الفرص من حولك. إذا كنت متأكدًا من رغبتك في دخول السوق الدولية، على سبيل المثال، في العام المقبل، فلن تمر أبدًا باجتماع أو عرض أو شراكة ناجحة. إذا كنت لا تعرف ما تريد تحقيقه ولم تحدد إطارًا زمنيًا لتحقيق الهدف، فسوف تفوت مثل هذه الفرص بمجرد تجاهلها أو عدم ملاحظتها. لهذا ابدأ بقائمة الأهداف وحدد على الأقل مواعيد نهائية تقريبية لتحقيقها. وحتى هذا قد يكون كافيًا لمساعدتك في التركيز على النتائج وتحديد الأولويات بشكل صحيح عند التخطيط ليوم عملك. أكثر من الجيد أن تدرج في خططك اليومية المهام التي ستؤثر بشكل مباشر على تحقيق هدفك في المستقبل.

ولتسهيل الأمور على نفسك، عليك أن تتعلم التخطيط الاستراتيجي، الذي يسمح لك بمراعاة اتجاهات الحياة والعمل المختلفة، وربط أهدافك وخططك طويلة المدى بتخطيطك اليومي. أي أولاً الأهداف، ثم بناءً عليها خطة لعشر سنوات، من هذه الخطة أخرج الأهداف التي يجب تحقيقها هذا العام، من خطة العام أخرج مهام الشهر، من خطة الشهر - مهام اليوم.

ولا تنس أن كل قائد يحتاج إلى القدرة على ذلك تفويض بفعاليةالمهام الهامة، دون فقدان جودة النتائج التي تم الحصول عليها. ومن ثم سيصبح التخطيط ليومك طريقة بسيطة ومريحة وعملية حقًا للحصول على نتائج عالية ومتعة في العمل.

نشرته لينا تفردوستوبوفا

مديرة مركز تدريب ProfiT، مدربة أعمال ومستشارة في مجال إدارة المشاريع والتسويق واستراتيجية تطوير الأعمال، زوجة وأم لفتاة رائعة أنستازيا. عمري 49 سنة. أعيش في مدينة كييف الجميلة. أنا من أنصار النهج العملي للتعلم وكل ما أشاركه أختبره على نفسي وعلى عملي. أنا لا أخبرك فقط بما يجب عليك فعله، بل أشرح لك أيضًا كيفية الحصول على النتيجة المرجوة.

تخطيط وتنظيم العمل هو المفتاح لمزيد من التطوير الذاتي. اقرأ المقال عن المبادئ والقواعد الأساسية للتخطيط اليومي.

من المقال سوف تتعلم:

لماذا تحتاج إلى التخطيط اليومي؟

لا يفهم الجميع سبب حاجتهم إلى التخطيط ليوم عملهم. بعد كل شيء، كل شخص، حتى بدون تخطيط، يعرف ما هي الوظائف التي يؤديها وما هي المهام التي تنتظره. كثير من الناس لا يرون الهدف من وضع خطط لهذا اليوم، حيث أن هناك دائمًا مهام غير متوقعة يمكن أن تربك جميع النقاط المخططة مسبقًا.

تنزيل المستندات حول الموضوع:

إذا قارنت بين عاملين يؤديان نفس الوظائف ويتمتعان بنفس القدرات، فستجد أن حجم ونوعية العمل الذي يؤديانه مختلفة. يتمكن أحد الموظفين من حل المهام الحالية والاستراتيجية، والثاني ليس لديه الوقت لإكمال المهام العاجلة ويضطر إلى البقاء بعد العمل طوال الوقت. سيتم عرض أفضل النتائج من قبل أولئك الذين هم أكثر . أي الشخص الذي تعتبر عملية التخطيط بالنسبة له مسؤولية وحاجة يومية. وجود خطة، حتى على المستوى النفسي، يجبر الإنسان على التعبئة. لديه هدف ثابت وتظهر الحاجة الداخلية لتحقيقه.

كيف تخطط بفعالية؟

يتم تخطيط وتنظيم العمل من قبل الموظف. ليس المدير، بل الموظف هو الذي يجب أن يحدد المهام لنفسه. في هذه الحالة، يحدد الأهداف بشكل مستقل ويتصرف في الاتجاه الذي يختاره. كقاعدة عامة، تكون النسبة المئوية للمهام المكتملة عند التخطيط بشكل مستقل أعلى منها عند إجراء التخطيط العام. ، تم تطويره من قبل المخرج.

يوجد نظام لتخطيط العمل تم اختباره عملياً ويضمن الاستخدام الأمثل لوقت العمل. هذه مجموعة من المبادئ التي يمكن لأي شخص من خلالها إنشاء خطة مختصة وواقعية وقابلة للتحقيق.

أولاً، حدد ما تحتاج إلى تضمينه في خطتك اليومية. ويجب أن يتم وضعها مع الأخذ في الاعتبار الخطة الإستراتيجية الموضوعة لمدة ستة أشهر أو سنة. التخطيط لكل يوم يأخذ في الاعتبار جميع المهام المقرر تنفيذها، سواء المرتبطة مباشرة بالعمل أو الثانوية. على سبيل المثال، تهنئة زميل بعيد ميلاده. بالإضافة إلى تلك العناصر التي يتوقع المدير إكمالها، يجب أيضًا تضمين الأمور الشخصية في الخطة. هذا ضروري ل تطوير الذاتوخلق صورة إيجابية.

عند التخطيط للعمل، يجب تقسيم المهام الكبيرة التي سيستغرق إكمالها عدة أيام أو أسابيع إلى خطوات وإكمالها بالتسلسل. لكل مرحلة تحديد موعد محدد. ضع خطة لليوم التالي، بما في ذلك المهام الفرعية. لوضع خطة، يمكنك استخدام مذكرات ورقية عادية أو برنامج خاص.

الهدف من تخطيط العمل ليس تحقيق بنود الخطة بأي ثمن، ولكن تنفيذ المهام ذات الأولوية والمهام العاجلة في الوقت المناسب وبجودة عالية. ولذلك يجب فرز قائمة المهام المطلوب إنجازها وترتيب العناصر ترتيباً تنازلياً حسب الأولوية. في تَقَدم يمكنك استخدام عدة طرق في وقت واحد.

على سبيل المثال، يتم إعطاء الأولوية القصوى للمهام ذات الموعد النهائي المحدد والمهام التي تتطلب المزيد من الجهد لإكمالها. ثاني أهم المهام ستكون المهام اليومية التي يجب إكمالها وتلك المهام التي تم جدولة مواعيد إنجازها في الأيام القادمة. الأولوية الدنيا في التخطيط اليومي تعطى للأمور البسيطة، والتي لن يكون لفشلها عواقب سلبية كبيرة.

قواعد التخطيط اليومي

تماما مثل التخطيط لعمل المؤسسة، يجب أن يتبع التخطيط ليوم عمل الموظف الفردي القواعد. سيساعدك اتباعها على ضمان تنفيذ خططك بطريقة مريحة لك.

1. لا تخطط لأكثر من 70% من وقت عملك. سيسمح لك ذلك بإكمال المهام العاجلة غير المجدولة بهدوء وعدم الشعور بالتوتر إذا كان عليك تشتيت انتباهك عن التنفيذ .
2. لا تقم بتضمين أكثر من ثلاث مهام مهمة وعاجلة في خطتك اليومية في نفس الوقت. حدد العدد الإجمالي لعناصر الخطة بعشرة.
3. تشكيل الحالات المماثلة إلى كتل. سيساعد ذلك في تنفيذها باستخدام خوارزمية واحدة، مما سيقلل من وقت التنفيذ.
4. نقل عملية التخطيط إلى مساء اليوم السابق. سيكون لديك الوقت لإجراء تعديلات على الخطة إذا لزم الأمر.
5. خطط للمهام المعقدة مع الأخذ في الاعتبار إيقاعك الحيوي. يكون البعض أكثر إنتاجية في الصباح، والبعض الآخر أكثر إنتاجية في فترة ما بعد الظهر، والبعض الآخر يعمل بشكل أكثر إنتاجية في المساء.
6. لا تبدأ مهمة جديدة قبل أن تنهي العمل الذي بدأته بالفعل. إذا كان عليك أن تأخذ فترة راحة، عد وأكمل ما بدأته.
7. لا تؤجل إكمال مهمة غير مجدولة إذا كان من الممكن إنجازها في بضع دقائق.
8. خذ فترات راحة كل ساعة دون البقاء في مكتبك. خصص استراحاتك لتمارين التمدد الخفيفة، فهذا سيساعد على "تحديث" رأسك.
9. لا تخلط مع تحقيق الأهداف، لا تحدد المهام ولا تحدد الأحجام التي سيكون من الصعب التعامل معها.
10. إذا كانت هناك مهام لم يتم إنجازها ولم تفقد أهميتها، فقم بنقلها إلى خطة اليوم التالي.
11. قم بتنظيم مكان عملك بطريقة تجعل العمل مريحًا.

خاتمة

التخطيط لكل يوم هو مهارة مفيدة وضرورية. هذه طريقة للتنظيم الذاتي والتطوير الذاتي، وهي ضمانة لتمكنك من العمل بفعالية. سيساعدك نظام تخطيط العمل المقترح على فهم المبادئ الأساسية إدارة الوقتواستخدام هذه المعرفة بنجاح في الممارسة العملية.

هو شيء يتعلمه الكثير منا بدافع الضرورة. المشكلة هي أنه إذا تم اكتساب المهارة بدافع الضرورة، فإن العادات السيئة تأتي معها. وعلى الرغم من أن المهارة نفسها مفيدة جدًا، إلا أننا لا نستطيع استخدامها بكامل إمكاناتها. خذ الوقت الكافي لقراءة معلومات إدارة الوقت ويمكنك تحقيق نتائج رائعة.

قد تكون قادرا على التفاخر بالنتائج التالية:

• التخلص من عادة المماطلة والتهرب من العمل
• تقييم أدائك وقدراتك بشكل أسرع وأسهل
• قلق أقل بشأن فقدان المواعيد النهائية
• زيادة إنتاجية العمل
• المزيد من الوقت للاسترخاء وجولات اللحظة الأخيرة

هي مهارة ستسمح لك بأخذ الوقت الكافي للتطوير. وشيء سوف يساعد الجميع في هذا. أفضل ما يمكنك فعله هو تجربة مجموعة متنوعة من الأساليب حتى تدرك أن تصورك وموقفك تجاه عملك قد تغير.

1. تدوين الملاحظات:اكتب كل ما تستطيع. احصل على مذكرة أو دفتر يوميات إذا لم يكن لديك واحدة بالفعل. أنا شخصياً أفضل دفترًا صغيرًا وبسيطًا يحتوي على ورق أبيض لأنه لا يقتصر على الخطوط والمربعات الأنيقة مثل المخطط القياسي.

قائمة بسيطة من الأشياء التي يجب القيام بها ستكون مفيدة لأي منا، ولكن المفضلة لدي هي قوائم الثلاث طرق. هدفك هو محاولة عدم إنشاء قوائم طويلة جدًا وتصبح مربكة عند النظر إليها لأول مرة.

2. استغل الوقت الذي لا تعمل فيه:استغل الوقت الذي تقضيه في المشي أو القيادة أو الوقوف أثناء الاستحمام أو القيام بشيء آخر "غير منتج" للتخطيط له. فكر في أهدافك لهذا اليوم أو لليوم التالي. ما هي الأهداف التي ستكون الأكثر أهمية؟ الشيء الأكثر أهمية هو تحديد أولوياتك بشكل صحيح.

3. شجع نفسك:عند الانتهاء من شيء ما، خاصة إذا كان شيئًا مهمًا، تأكد من ترك وقت للتشجيع. استخدم أنتوني بورجس، مؤلف كتاب "البرتقالة الآلية"، طريقة مارتيني لإكمال المهام الضرورية. حدد بورجس هدفًا وهو 1000 كلمة يوميًا. عندما يفي بحصته اليومية، يمكنه الاسترخاء مع كأس مارتيني وأخذ يوم إجازة. ربما لن يكون المارتيني أفضل مكافأة بالنسبة لبعضكم، لكن الطريقة نفسها ليست سيئة.

4. ركز على شيء واحد:يعمل الدماغ البشري بكفاءة أكبر أثناء التركيز. كما رأينا سابقًا، فإن التوفيق بين العديد من المهام في وقت واحد يعد عائقًا أمام الإنتاجية الجيدة. ركز على شيء واحد وقم بإنجازه. تأكد من عدم خلط المهام مع بعضها البعض. في بعض الأحيان، قد يكون القيام بمهام متعددة في وقت واحد أكثر كفاءة، ولكن هذا ليس هو الحال بشكل عام.

5. تجنب تأخير العمل بأي وسيلة:إذا كنت تسعى جاهدة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والاستخدام الرشيد للوقت، فيجب ألا تؤجل العمل أبدًا. إذا كنت لا تهتم بهذا، فيمكنك أن تنسى إنتاجية العمل.

6. حدد لنفسك مواعيد نهائية:لا أحد يحب حدود المدة. أنها تسبب التوتر والتهيج والقلق - والمزيد من التوتر. الطريقة المضمونة للتخفيف من هذا التوتر هي أن تحدد لنفسك موعدًا نهائيًا حتى قبل الموعد الفعلي. حدد أهدافًا قابلة للتحقيق، لكن كن متطلبًا من نفسك. تحدى نفسك، وفي نفس الوقت، حسب النقطة 3، كافئ نفسك على قبول هذا التحدي. وفي نهاية المطاف، لن يؤدي هذا إلى توفير الوقت وزيادة الإنتاجية فحسب، بل سيترك لك أيضًا بعض الوقت قبل المواعيد النهائية الفعلية، وقد يؤدي الفشل في ذلك إلى فرض عقوبات متأخرة. وبالمناسبة، لا تستغل عدم وجود غرامات، بل قم بتطوير العقوبات الخاصة بك في حالة عدم الالتزام بالمواعيد النهائية الشخصية الخاصة بك.

8. اكتب خططك في يومياتك:في روتين الحياة اليومية، غالبًا ما نفقد رؤية خططنا في منظورها الصحيح. إن الاحتفاظ بمذكرة لتسجيل خططك طويلة المدى سيساعدك على تطوير رؤية طويلة المدى وتحسين مهامك الحالية. في كل مرة تبدأ الفكرة بالتسلل إلى رأسك، "لماذا أحتاج إلى القيام بهذا العمل الآن؟ أفضّل العودة إلى المنزل ومشاهدة مسلسل Lost، فقط أنظر إلى مخططي. ستفكر في أقساط الرهن العقاري الخاص بك أو في حقيقة أن الوقت قد حان لدفع تكاليف تعليم طفلك. قم بمراجعة مخططك كل شهر للتأكد من تحديث خططك.

9. استخدم البرامجمثل وقت الإنقاذ: هذا تطبيق بسيط يسجل ويرسم كيف تقضي وقتك على الكمبيوتر. هذه الاستراحات التي تستغرق "دقيقتين" (فقط لقراءة الأخبار، أو ممارسة لعبة سريعة عبر الإنترنت، أو كتابة رسالة بريد إلكتروني إلى العمة بيتي) تهدر الكثير من الوقت وتقلل من الإنتاجية. سيساعدك برنامج RescueTime على معرفة كيفية إدارتك لوقتك بالضبط وسيرسل لك تقريرًا أسبوعيًا.

10. العمل مع فريق:هناك الكثير من القواسم المشتركة بين هذه النصيحة والنقطة 7. في حين أن بعض الأشخاص قد يكونون خائفين من التفكير في التخلي عن مسؤولياتهم، إلا أنها طريقة لا تقدر بثمن لزيادة إنتاجية الفريق بأكمله. تأكد من أن أهداف الفريق واضحة ومفهومة، وأن الجميع يعرفون أي جزء من العمل مسؤولون عنه. تأكد من أن جميع وسائل الاتصال متاحة لك. عدم القدرة على الاتصال في الوقت المناسب له تأثير سلبي على الإنتاجية. أعطِ المهام لمن يستطيع إكمالها بشكل أفضل من الآخرين، وسوف تسير الأمور بشكل أسرع.

11. تجنب الإرهاق العاطفي والجسدي:يحدث ذلك عندما لا يتمكن جسدك وعقلك من التعامل مع المهام التي تسندها إليهما. لا تجبر نفسك على فعل المستحيل. خصص وقتًا للمهام المهمة حقًا، ولكن تأكد دائمًا من ترك وقت للاسترخاء. تذكر كل إنجازاتك الأخيرة وستشعر بالرضا. وهذا يساعدك على اكتساب الثقة، وكلما زادت ثقتك، كان أدائك أفضل.

أولئك الذين يعرفون كيفية التخطيط لوقت عملهم جيدًا يتمتعون دائمًا بميزة على الآخرين. حاول استخدام هذه التوصيات في حياتك اليومية وسترى مدى تحسنك في العمل.

لأداء وظائفك بشكل صحيح وتحقيق أهدافك، يجب أن تفهم بوضوح مدى محدودية ميزانيتك الزمنية. التخطيط هو مشروع عمليات العمل للفترة الزمنية القادمة.

نحن لا نخطط لأهدافنا المهنية والشخصية فحسب، بل نخطط أيضًا لأعباء العمل الحالية المتعلقة بالعمل، حتى نتمكن من التعامل بشكل أفضل مع قبول المهام والمتطلبات الجديدة أو رفضها أو تأجيلها.

وبالتالي، كلما فهمنا ميزانيتنا الزمنية ومجمل مهامنا بشكل أفضل، كلما زاد استعدادنا لتفويض المهام الأقل أهمية، أو تقليل عددها، أو تأجيلها إلى تاريخ لاحق.

وحتى لا تردعك وفرة قواعد تخطيط الوقت أدناه، نقترح عليك ملاحظة أهم خمسة مبادئ من وجهة نظرك والتي ترغب في تطبيقها في ممارستك.

الأحداث التي يصعب التنبؤ بها، والمشتتات ("مصارف" الوقت)، وكذلك الاهتمامات والاحتياجات الشخصية لا يمكن التخطيط لها بالكامل دون تحفظ. وبناء على ذلك، يجب أن يتم توزيع وقتك بين ثلاث كتل.

القواعد الأساسية لتخطيط الوقت

60% - النشاط المخطط

20% - نشاط غير متوقع (احتياطيات الوقت والإجراءات غير المخطط لها)

20% - النشاط العفوي (الأنشطة الإدارية، الإبداع)

وقت العمل

60% من الوقت المحدد

20% وقت غير متوقع

20% وقت عفوي

اعتمادا على نوع ونوع مهنتك، قد تنحرف القيم المشار إليها في اتجاه أو آخر. يمكنك تحديدها بشكل أكثر دقة بناءً على تحليل الأنشطة الفردية واستهلاك الوقت، وهو أساس التخطيط لجميع الأوقات.

بهذه الطريقة سوف تحصل على:

الوعي المستمر بإنفاق ميزانية وقتك؛

الخبرة كأساس لمتطلبات الوقت المستقبلية؛

نقاط البداية لتحسين أساليب العمل وإدارة الوقت، وما إلى ذلك.

لوضع خطة جيدة لقضاء الوقت، من المهم أن يكون لديك دائمًا فكرة عن المهام القادمة. قم بتقسيمها، على سبيل المثال، إلى مهام طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى. حدد أولوياتهم وتصرف وفقًا لها، حتى لو كانت الأشياء الأقل أهمية، كما هو الحال غالبًا، أسهل بكثير من الأشياء الأكثر أهمية. لهذه الأغراض، استخدم نموذج العمل "قائمة المهام والتحكم في تنفيذها" (انظر النموذج 3.3).

يعد العمل وفقًا للنظام والالتزام بالخطط الزمنية أكثر أهمية من ملء النماذج (حفظ السجلات المتحذلق).

بدلاً من: "اتصل بالسيد ماير"

الأفضل: "تنسيق برنامج الكمبيوتر مع السيد ماير".

بهذه الطريقة، سيهدف نشاطك في البداية بشكل مباشر إلى تحقيق بعض أهدافك، وستكون قادرًا على تجنب تصعيد الأنشطة غير المخطط لها، على سبيل المثال، مناقشة ما يتبادر إلى ذهنك بشكل عفوي.

اسأل نفسك باستمرار الأسئلة:

ما الهدف من هذا الحديث وهذا العمل وما إلى ذلك؟ ما الذي أريد تحقيقه؟

تظهر التجربة

كقاعدة عامة، يتم قضاء أكبر قدر ممكن من الوقت في العمل.

إذا قمت، على سبيل المثال، بتخطيط اجتماع بين الساعة 10 و 12 ظهرا، فسوف يستمر ساعتين بالضبط، على الرغم من أنه يمكن تحقيق هدفه بشكل أسرع بكثير.

معيار مثل "مناقشة استراتيجية المبيعات في شهر مايو من هذا العام". جي." (المدة - 90 دقيقة) تضع إطارًا دقيقًا وتجبرك على التركيز على الأهم (اجتماع العمل ليس ناديًا للمناقشة) من أجل تحقيق النتيجة المرجوة.

تخلص من العبارات الغامضة وغير الدقيقة مثل "في أسرع وقت ممكن" من حياتك اليومية. ماذا يعني حقا هذا؟ في ساعة واحدة؟ خلال اليوم؟ الأسبوع المقبل؟ في 2-3 أسابيع؟

وبدون تحديد مواعيد نهائية محددة عند التوصل إلى اتفاق مع الطرف الآخر، فإنك تخلق أرضًا خصبة لهذا النوع من التوبيخ والصراع: "لقد وعدت أن ترسل لي هذا في أقرب وقت ممكن! لقد كنت أنتظر اليوم الثالث!" أو "قلت لك يوم الأربعاء:" في أسرع وقت ممكن! "وأنت تحضر لي تقريرًا اليوم فقط!"

إبرام اتفاقيات محددة ("الاتفاقيات المصغرة" بشأن تاريخ إنجاز العمل). اسأل أو قل في أي تاريخ يجب إكمال المهمة، واحصل على موافقة الطرف الآخر. إذا لم تتطابق أفكارك، فيمكنك التوصل إلى اتفاق آخر أكثر واقعية.

الأمر الأكثر إلحاحاً (الإلحاح) ليس دائماً هو الأهم، ولكنه الأمور العاجلة و"العاجلة" التي غالباً ما تأخذ معظم وقتنا الثمين. إن "طغيان" التعجل يضرب بجذوره في نسيان الأولويات، وتفضيل غير المهم على المهم، وذلك فقط لأن الأمور غير المهمة تصبح ملحة بسبب عدم التخطيط الكافي.

نادرًا ما تحتاج المهمة الأكثر أهمية إلى حل "اليوم" أو حتى "هذا الأسبوع". مهمة عاجلة تتطلب اتخاذ إجراءات فورية. يبدو من المستحيل مقاومة الجذب الفوري لهذه المهام، ونتيجة لذلك فإنها تستهلك طاقتنا. ولكن في ضوء منظور طويل المدى إلى حد ما، تختفي أهميتها الهائلة على ما يبدو. وبشعور بالخسارة نتذكر المهام المهمة التي تم تأجيلها.

اكتب الآن تلك القواعد أو المبادئ الخمسة الرئيسية التي ستلتزم بها أولاً في المستقبل القريب.