سجل لتسجيل حركة بوليصة الشحن. بيان الشحنة. قم بتنزيل بوليصة الشحن. قم بتنزيل سجل بوليصة الشحن

نعم يمكنك ذلك. النماذج الموحدة مطلوبة فقط لمؤسسات النقل بالسيارات. يحق للشركات الأخرى تطوير نماذج السفر بشكل مستقل. تسجيل بوليصة الشحن غير القياسية في السجلات المحاسبية

يجب أن تستوفي الوثيقة التي طورتها الشركة متطلبات الوثيقة الأساسية. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتضمن نموذج بوليصة الشحن "الخاص" جميع التفاصيل الإلزامية المنصوص عليها بأمر وزارة النقل في روسيا بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152. على وجه الخصوص، هذه معلومات حول السائق وبيانات حول عربة.

أضف أنه من أجل تجنب النزاعات مع السلطات الضريبية، من الآمن كتابة المسار - حدد وجهة محددة ومكان المغادرة.

ما هي المستندات المتعلقة بالوقود ومواد التشحيم (باستثناء بوليصة الشحن) التي ستطلبها دائرة الضرائب الفيدرالية؟

قد يطلب المفتشون وثائق تفيد بأن الشركة تقوم بتقنين التكاليف. يجب أن يوافق رئيس الشركة بأمر منه على معايير استهلاك الوقود في الصيف والشتاء بشكل منفصل. للقيام بذلك، يتم إجراء اختبارات قيادة السيارات (في ظل ظروف محددة). ويتم توثيق نتائجها في تقرير فحص التحكم في النموذج المجاني.

أيضًا، يتم تعيين أمر منفصل لجنة ستقوم باستمرار بإجراء قياسات التحكم في استهلاك الوقود في وسائل النقل.

هل سجل السفر مطلوب؟

لا، ليس مطلوبا. ولكن إذا كان لدى شركتك الكثير من المركبات الرسمية، فمن الأفضل الاحتفاظ بمثل هذه الوثيقة. سيسمح لك ذلك بالتحكم في حركة بوليصة الشحن وتقديمها إلى قسم المحاسبة. تمت الموافقة على النموذج القياسي لمجلة المحاسبة (النموذج رقم 8) بموجب مرسوم صادر عن لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. لكن يمكن للشركة تطوير نموذجها الخاص.

هل هناك وثائق يمكن أن تحل محل بوليصة الشحن؟

يمكن تأكيد نفقات الوقود ومواد التشحيم ليس فقط عن طريق بوليصة الشحن، ولكن أيضًا عن طريق أي مستندات أخرى تسمح لك بتحديد المسافة التي تقطعها السيارة بشكل موثوق. على سبيل المثال، يتم تعبئة الأوراق بناءً على بيانات أجهزة القياس ومراقبة حركة الآلات. قد يكون مثل هذا الجهاز مزودًا بنظام ملاحة مدمج عبر الأقمار الصناعية (خطاب بتاريخ 16 يونيو 2011 رقم 03-03-06/1/354).

ما الذي تحتاجه لحساب ضريبة القيمة المضافة عند شراء البنزين نقدًا؟

لخصم ضريبة القيمة المضافة، ستحتاج إلى إيصال نقدي وفاتورة. في هذه الحالة، لن تقوم محطة الوقود بإصدار فاتورة إلا إذا كان الشخص المسؤول (الموظف الذي يشتري الوقود) لديه توكيل رسمي لاستلام أصناف المخزون. إذا لم يكن هناك توكيل، فلن يتم إصدار الفاتورة. في هذه الحالة، تحقق مما إذا كانت ضريبة القيمة المضافة مذكورة في الإيصال. إذا لم يكن الأمر كذلك، يمكن أن يؤخذ الوقود في الاعتبار في سعر الشراء. وهذا يعني شطب كامل المبلغ المنعكس في الشيك كمصروفات. إذا تمت الإشارة إلى ضريبة القيمة المضافة فالأفضل عدم خصم هذه الضريبة وعدم إدراجها كمصروفات. هذا هو الخيار الأكثر أمانا.

بوليصة الشحن للشاحنة هي الوثيقة الرئيسية للمحاسبة الأولية، والتي تحدد، إلى جانب بوليصة الشحن لنقل البضائع، مؤشرات لتسجيل عمل المعدات الدارجة والسائق، وكذلك لحساب الأجور للسائق وإجراء المدفوعات لنقل البضائع.
بالنسبة لمركبات الشحن، وافق قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 N 78 على شكلين من بوليصة الشحن - النموذج N 4-c والنموذج N 4-p.

* يُستخدم النموذج N 4-c (القطعة) عند نقل البضائع، ويخضع لدفع أجرة المركبة بمعدلات القطعة.
* يتم استخدام النموذج N 4-p (المستند إلى الوقت) بشرط الدفع مقابل عمل السيارة بمعدل يعتمد على الوقت، وهو مصمم للنقل المتزامن للبضائع من قبل ما يصل إلى عميلين خلال يوم عمل واحد (نوبة) للسائق.

يتم ملء قسائم بوليصة الشحن المقطوعة من قبل العميل وتكون بمثابة الأساس لمالك المؤسسة للمركبة لتقديم فاتورة إلى العميل.
يتم إرفاق قسيمة التقطيع المقابلة بالفاتورة. تبقى بوليصة الشحن لدى المنظمة التي تمتلك السيارة، وهي تكرر سجلات متطابقة حول الوقت الذي تم فيه تشغيل السيارة من قبل العميل وتكون بمثابة الأساس لتسجيل تشغيل السيارة خلال يوم العمل.

في حالة أنه عند الدفع مقابل عمل المركبة على أساس زمني، سيتم نقل عناصر المخزون، يتم إدخال أرقام مستندات الشحن في بوليصة الشحن وإرفاق نسخة واحدة من مستندات الشحن هذه، بناءً على نتائج موضح فيها عدد أطنان البضائع المنقولة ومؤشرات أخرى تعكس عمل السيارة والسائق.
يتم ملء بوليصة الشحن قبل إصدارها للسائق من قبل مرسل المنظمة أو الشخص المخول بذلك. ويتم ملء البيانات المتبقية من قبل موظفي المؤسسة المالكة للمركبة والعملاء. يجب أن نتذكر أنه لا يُسمح بالمشاركة في ملء بوليصة الشحن، باستثناء التوقيعات التي تثبت القبول (عند المغادرة) والتسليم (عند إعادة السيارة).
يتم إصدار بوليصة الشحن في النماذج N 4-с وN 4-п للسائق مقابل التوقيع من قبل شخص مفوض فقط لمدة يوم عمل واحد (وردية)، بشرط أن يقدم السائق بوليصة الشحن ليوم العمل السابق.

يتم ملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. يكتب تاريخ صدورها (اليوم، الشهر، السنة) تحت اسم الوثيقة، والتي يجب أن تتوافق مع تاريخ تسجيل بوليصة الشحن الصادرة في المجلة.

2. في سطر "وضع التشغيل"، اكتب الرمز المطابق لوضع التشغيل (العمل في أيام الأسبوع، رحلات العمل، التسجيل الملخص لساعات العمل، التسجيل اليومي لساعات العمل، العمل في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة، العمل في الموعد المحدد أو خارج الجدول الزمني، وما إلى ذلك)، والتي بموجبها يتم احتساب أجر السائق.

3. في سطري "العمود" و"اللواء" يتم تدوين أرقام العمود واللواء والتي تشمل السيارة والسائق.

4. في السطور المخصصة للمركبة، اكتب ماركة السيارة ورقم الحالة وكذلك رقم المرآب الخاص بها.

5. في الأسطر المخصصة للسائق، يتم تدوين اللقب والأحرف الأولى ورقم الموظف المخصص للموظف في مؤسسة النقل ورقم الترخيص وفئة السائق الذي يعمل على بوليصة الشحن هذه.

6. تشير الخطوط المخصصة لبطاقة الترخيص إلى معلومات عن نوعها (قياسية، محدودة) ورقم التسجيل والسلسلة.

7. في سطر "المقطورات" يتم تسجيل العلامات التجارية وأرقام الولاية والجراج للمقطورات وشبه المقطورات المنتجة بما يتماشى مع السيارة. يتم تسجيل أعداد المقطورات وشبه المقطورات التبادلية على هذه الخطوط في أماكن تبادلها.

8. في سطر "المرافقون" يتم تسجيل الألقاب والأحرف الأولى للأشخاص المرافقين للمركبة لإكمال المهمة (التحميل، وكلاء الشحن، المتدربون، إلخ).

9. في قسم "عمل السائق والسيارة" - معلومات عن مغادرة وعودة السيارة حسب الجدول الزمني.

10. في قسم "مهمة للسائق":

في العمود 18 "من تحت تصرفه"، بناءً على طلب العميل أو الطلب لمرة واحدة، يتم تدوين اسم العميل الذي يجب أن تصل السيارة تحت تصرفه لإكمال المهمة.

يسجل العمود 19 "وقت الوصول" الوقت (بالساعات والدقائق) لوصول السيارة إلى موقع العميل وفقًا لطلبه أو طلب لمرة واحدة أو جدول عمل السيارة بموجب شروط العقد.

تشير الأعمدة 20-21 (عناوين نقاط التحميل والتفريغ) إلى مكان الحصول على البضائع ومكان تسليمها وفقًا للطلب أو طلب العميل لمرة واحدة أو بموجب شروط العقد.

يسجل العمود 22 "اسم الشحنة" اسم الشحنة المقدمة للنقل بناءً على طلب العميل أو الطلب لمرة واحدة.

في العمود 23 "عدد الركاب مع البضائع"، بناءً على طلب أو طلب لمرة واحدة، يتم تسجيل عدد الركاب مع البضائع المطلوبة لإكمال المهمة.

يسجل العمود 24 "المسافة" مسافات نقل البضائع، المحددة وفقًا لبيانات سلطات الطرق، أو من خريطة المنطقة (مخطط المدينة) باستخدام مقياس المنحنيات، أو من قائمة المسافات المجمعة على أساس تقارير القياس أو وفقًا لقراءات عداد سرعة السيارة (للنقل الموسمي)، المسجلة بموجب قانون مؤسسة النقل الآلي والعميل.

يسجل العمود 25 "أطنان النقل" كمية البضائع التي يجب نقلها للعميل.
يحق لمنظمة النقل الآلية فقط تغيير المهمة المحددة في قسم "مهمة للسائق". فقط في حالات استثنائية يمكن للعميل، بالاتفاق مع مؤسسة النقل البري، تغيير المهمة.

11. على الجانب الأمامي من بوليصة الشحن، في سطر "إصدار الوقود"، يتم تدوين كمية الوقود المطلوب إصدارها لإكمال المهمة، مع مراعاة الوقود المتبقي من يوم العمل السابق، بالكلمات.

في سطر "توقيع المرسل"، يشهد المرسل بتوقيعه أن تفاصيل بوليصة الشحن التي ملأها صحيحة وأن السائق لديه رخصة قيادة.

يتم ملء بوليصة الشحن قبل مغادرة المرآب بالتسلسل التالي:

1. في قسم "حركة الوقود" في الأعمدة 9 و10 و11 وفي الأسطر المقابلة لها، يقوم فني الصهريج والوقود وزيوت التشحيم (الوقود ومواد التشحيم) أو الشخص المفوض بتسجيل كمية الوقود المصروفة.

2. على الجانب الأمامي، يشهد الشخص المخول من قبل مؤسسة النقل بإجراء الفحص الطبي قبل الرحلة بتوقيعه على الحالة الصحية للسائق وإمكانية السماح له بقيادة السيارة.

3. في قسم "عمل السائق والسيارة" في العمود 5 "قراءات عداد السرعة"، يقوم ميكانيكي نقطة التفتيش (نقطة التفتيش) أو قسم المراقبة الفنية (TCD) بتدوين قراءة عداد السرعة عند دخول السيارة على الخط، وفي العمود 6 ختم "الوقت الفعلي" - تشير الساعة إلى الوقت الفعلي الذي غادرت فيه السيارة المرآب. في حالة حدوث عطل أو عدم وجود ساعة ختم، يتم تسجيل الوقت يدويًا بالتسلسل التالي: اليوم، الشهر، الساعات، الدقائق.

4. في قسم "حركة الوقود" في العمود 12 "المتبقي عند المغادرة"، يقوم ميكانيكي علبة التروس أو مراقبة الجودة بتسجيل كمية الوقود في خزانات المركبة عند المغادرة، ويصادق على صحة جميع الإدخالات التي تم إجراؤها من خلال التوقيع في هذا العمود .

5. في الخطوط المخصصة لقابلية الخدمة الفنية للسيارة، يشهد ميكانيكي ناقل الحركة أو قسم مراقبة الجودة بالتوقيع على نقل السيارة إلى السائق في حالة سليمة من الناحية الفنية والإذن بمغادرة المرآب. في السطور التي تحدد السائق الذي استلم السيارة، يشهد السائق، من خلال التوقيع، قبول السيارة في حالة سليمة من الناحية الفنية واستلام مهمة العمل.

يتم ملء بوليصة الشحن على الخط بالتسلسل التالي:

1. في قسم "تسلسل تنفيذ المهمة" من النموذج N 4-c:

1.1. في العمود 27، يتم تسجيل أعداد الرحلات المكتملة بالتسلسل. السجل مخصص لتدوين مستندات الشحن المرفقة بالرحلة.

1.2. في الأعمدة 36-38 "أرقام مستندات الشحن المرفقة (TCD)،" يقوم الشاحن بتسجيل جميع أرقام مستندات الشحن المتعلقة بهذه الرحلة.

1.3. تشير الأعمدة 28-30 "الوصول" إلى التاريخ والوقت (الساعات والدقائق) الذي قدم فيه السائق بوليصة الشحن إلى الشاحن أو المرسل إليه عند بوابة الدخول أو عند نقطة التفتيش عند نقاط التحميل أو التفريغ (باستثناء محطات السكك الحديدية). إذا لم تكن هناك بوابة دخول أو نقطة تفتيش، فلن يتم ملء هذا العمود؛ يتم إدخال وقت الوصول إلى نقطة التحميل أو التفريغ في بوليصة الشحن (بوليصة الشحن).

1.4. يُشار في العمودين 39 و40 إلى اسم الشاحن، ويقوم الشاحن بالتوقيع والطوابع التي تؤكد صحة تفاصيل بوليصة الشحن التي ملأها.

2. في قسم "وقت التوقف عن العمل على الخط"، يقوم موظف خدمة المساعدة الفنية أو الشخص المخول بتدوين سبب التوقف وتاريخ ووقت بداية ونهاية التوقف في الأعمدة المناسبة ويصادق على هذه الإدخالات توقيعه.

3. في سطور "الملاحظات الخاصة" على الجانب الأمامي، يتم تسجيل المعلومات غير المنصوص عليها في بوليصة الشحن (علامات شرطة المرور، العملاء الذين يرفضون تحميل السيارة، خدمات الطرق المختلفة، إلخ.) .

عند إعادة السيارة إلى المرآب، قم بملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. في قسم "نتائج تشغيل المركبة والمقطورات" يتم الإشارة إلى استهلاك الوقود ومدة الخدمة وعدد الرحلات والسباقات والمسافة المقطوعة (حسب عداد السرعة) وحجم النقل.

2. في قسم "حركة الوقود" يقوم ميكانيكي علبة التروس أو مراقبة الجودة بملء العمود 13 "الرصيد عند العودة" والتوقيع تحته. وفي نفس القسم يجب على الناقلة وفني الوقود والشحوم أو من يفوضه عند تسليم الوقود والشحوم من قبل السائق تعبئة العمود رقم 14 "تم التسليم" والتوقيع تحته.

3. في سطر "مر من قبل السائق" يشهد السائق بتوقيعه أن السيارة تم تسليمها إلى ميكانيكي ناقل الحركة أو مراقبة الجودة في حالة سليمة من الناحية الفنية (معيبة). يشهد ميكانيكي ناقل الحركة أو قسم مراقبة الجودة في السطر "مقبول" مع التوقيع قبول السيارة من السائق في حالة سليمة تقنيًا (معيبة).

بعد أن يقدم السائق بوليصة الشحن، يقوم المرسل أو أي شخص آخر مفوض بملءها بالتسلسل التالي:

1. في قسم "عمل السائق والمركبة" في العمود 6 "مسافة صفر" حسب جدول المسافة يسجل المرسل المسافة من الجراج إلى نقطة التحميل الأولى ومن آخر نقطة تفريغ إلى الجراج .

2. في قسم "حركة الوقود" في العمود 15 "معامل التغير في القاعدة"، يسجل المرسل معاملًا عامًا واحدًا للتغير في معيار استهلاك الوقود طوال يوم تشغيل السيارة، المرتبط بتشغيل السيارة بمعدل متزايد لاستهلاك الوقود، في العمود 16 "وقت تشغيل المعدات الخاصة" والعمود 17 "وقت تشغيل المحرك"، استنادًا إلى الإدخالات المقابلة في TTL المرفقة ببوليصة الشحن، تسجل، على التوالي، وقت تشغيل معدات خاصة ووقت التشغيل الإضافي للمحرك في ظل ظروف تشغيل خاصة (تشغيل آليات التحميل والتفريغ الدوارة للمحرك، وما إلى ذلك). هذه التفاصيل ضرورية لتحديد معدل استهلاك الوقود الإضافي. يشهد المرسل على صحة ملء هذه التفاصيل من خلال التوقيع أسفل الأعمدة المقابلة.

3. في قسم "تسلسل إكمال المهمة"، يكتب المرسل في العمود 27 إجمالي عدد الرحلات (الخلية "الإجمالي"، وفي السطر "TGD بالكمية" - إجمالي عدد مستندات الشحن التي تم تسليمها. بالنسبة إلى إجمالي عدد مستندات الشحن المسلمة والمقبولة التي يوقعها السائق في السطر "اجتازها السائق"، ويوقع المرسل في السطر "مقبول من قبل المرسل".

يتميز تعبئة نموذج بوليصة الشحن N 4-p بالميزات التالية:

1. في قسم "التكليف للسائق" في العمود 18 "من تحت تصرفه..."، بناءً على طلب العميل أو طلب لمرة واحدة، يكتب المرسل اسم وعنوان العميل الذي تكون السيارة تحت تصرفه يجب الوصول لإكمال المهمة، في العمودين 19 و20 - الوقت المخطط للوصول والمغادرة، في العمود 21 - عدد ساعات العمل المخطط لها وفي العمود 22 - عدد الرحلات وفقًا للخطة.

2. يقوم العميل بملء قسيمة القطع الخاصة بالعميل، والتي تعتبر الأساس لشركة السيارات لتقديم فاتورة الدفع مقابل خدمات النقل والمرفقة بها. فيه العميل:

2.1. بناءً على بوليصة الشحن التي قدمها السائق، املأ الأسطر المناسبة برقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن، واسم مؤسسة المركبات التي يتم نقل البضائع على مخزونها المتداول، ورقم طراز وحالة السيارة القادمة و مقطورات.

2.2. في السطر "العميل" يكتب اسم المنظمة واللقب والأحرف الأولى من المسؤول المسؤول عن استخدام السيارة.

2.3. في السطرين "الوصول..." و"المغادرة..." يشير إلى وقت وصول ومغادرة السيارة من العميل.

2.4. في السطور، يُدخل "TGD المرفق" أرقام TGD، والتي يتم إرفاق نسخة واحدة منها ببوليصة الشحن، وتشير إلى العدد الإجمالي لها.

2.5. في السطر "عدد الرحلات" يُدخل إجمالي عدد الرحلات المكتملة.

2.6. في السطر "توقيع وختم العميل"، قم بالتوقيع ووضع ختم يؤكد أن تفاصيل الأسطر المقابلة لبوليصة الشحن قد تم ملؤها بشكل صحيح.
تقع مسؤولية ملء بوليصة الشحن بشكل صحيح على عاتق رؤساء المنظمة وكذلك الأشخاص المسؤولين عن تشغيل الشاحنات والمشاركة في ملء الوثيقة.
يتم تخزين بوليصة الشحن في المؤسسة مع مستندات الشحن، مما يجعل من الممكن التحقق منها في وقت واحد.

سجل بوليصة الشحن هو نموذج موحد قياسي رقم 8، تستخدمه الشركات التي لديها مركبات لمراقبة تشغيل أسطول المركبات وتكاليف الوقود. سيخبرك هذا المنشور بكيفية استخدام مستند التسجيل هذا، وما إذا كان النموذج القياسي إلزاميًا وما إذا كان البديل ممكنًا.

دفتر سجل لحركة بوليصة الشحن: ما نوع هذا المستند؟

تمت الموافقة على النموذج رقم 8 من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في عام 1997 وحتى عام 2013 كان إلزاميًا للمؤسسات التي لديها أي مركبات في ميزانيتها العمومية. منذ بداية عام 2013، لم تعد إلزامية، لكن هذا لا يعني على الإطلاق أن الاحتفاظ بمجلة لم يعد ضروريًا. لقد سمح المشرعون للشركات بتطوير أشكال أكثر ملاءمة للوثيقة، مع الحفاظ على مجموعة كاملة من التفاصيل الإلزامية. لاحظ أن معظم الشركات لا تزال تستخدم دفتر سجل السفر , إضافة الأعمدة الضرورية (المهمة للشركة).

يتم إدخال نموذج دفتر اليومية القياسي أو المعدل في تدفق المستندات من خلال ملاحظة في السياسة المحاسبية أو من خلال أمر منفصل من المدير. عادة، يتم تحديث المجلة سنويًا، لكن شركات النقل الكبيرة غالبًا ما تقوم بإنشاء دورة شهرية، وهو ما يتم ذكره أيضًا في السياسات المحاسبية للشركة. كقاعدة عامة، يتم تخزين المجلة، باعتبارها مستندًا محاسبيًا أساسيًا، في مؤسسة أو أرشيف لمدة خمس سنوات على الأقل.

سجل حركة بوليصة الشحن: كيفية استخدامها

يُلزم القانون الشركات ورجال الأعمال الذين يستخدمون مركبات من فئات مختلفة في أنشطتهم بإصدار بوليصة شحن للسائقين (PL) - وهي المستندات التي تمنح الحق في تشغيلها. فهو يسجل معلومات حول المسار والوقود المتبقي والحركة وقراءات عداد السرعة وميزات عملية العمل (على سبيل المثال، عدد مصاعد الأحمال) ووقت المغادرة للعمل والوصول إلى المرآب. تمارس شركات النقل الكبيرة والسيارات الإصدار اليومي لبيانات الشحن. يمكن للمنظمات الصغيرة التي لا تتعلق أنشطتها بالنقل الآلي إصدار بوليصة شحن للسائقين لمدة تصل إلى شهر واحد. ولكن، بغض النظر عن وتيرة إصدار القسائم، يجب تسجيلها في سجل الغواصة.

متطلبات ملء المجلة

النموذج رقم 8 عبارة عن مجلة يوضح عنوانها اسم الشركة وحالتها وفترة تغطيتها. المجلة نفسها عبارة عن جدول يتم فيه إدخال المعلومات حول جميع سندات الشحن الصادرة عن الشركة. وحتى لو تم ملء أي منها بشكل غير صحيح وتالف، يتم إرفاقها بالمجلة مع علامة "مدللة"، ويجب إدخال رقمها بالترتيب الزمني العام في المجلة.

مثل العديد من كتب التسجيل، تحتوي المجلة على أوراق مرقمة بشكل مستمر، ومخيطة، ومصدقة بتوقيع الرئيس وختم المنظمة (إذا كان هناك واحد). وتقع مسؤولية ملء الوثيقة ودقة المعلومات الواردة فيها على عاتق الموظف المكلف بأداء هذا العمل بأمر من الإدارة أو وفقا لمسؤوليات الوظيفة. يمكن تنزيل سجل السفر، النموذج 8، أدناه. تبدو هكذا:

يجب تعبئة كافة الحقول في هذا النموذج. وهي تعكس في الترتيب الزمني معلومات حول رقم لوحة الترخيص وتاريخ الإصدار والاسم الكامل للسائق الذي صدرت له وتوقيعه المؤكد. عند إعادة بوليصة الشحن، يتم تدوين ملاحظة بتاريخ إعادتها ويتم تأكيدها بتوقيع المرسل الذي يقبل الورقة ويمررها إلى المحاسب للمعالجة. يؤكد المحاسب أيضًا تحويل القسائم بالتوقيع عند الاستلام.

دفتر سجل السفر: ملء العينة

	تاريخ المسألة	سائق		رقم مرآب السيارة				ملحوظة
					سائق في الحصول على رخصة	المرسل وتاريخ قبول الرسالة والمستندات من السائق	المحاسب وتاريخ قبول الرسالة
		سيرجيف أنطون ميخائيلوفيتش			لوحة السائق	توقيع المرسل	13/01/2017 توقيع المحاسب	مملوءة بطرق محددة، وما إلى ذلك.
		بيرشين أندريه فيكتوروفيتش			لوحة السائق	توقيع المرسل	13/01/2017 توقيع المحاسب

يحق للشركات ورجال الأعمال استكمال الجدول بأعمدة بالمعلومات المختلفة التي يرونها ضرورية. وبالتالي، تقوم العديد من الشركات بإدخال معلومات حول مسار السيارة، والسلع التي تم تسليمها، والمسافة المقطوعة للمركبة، واستهلاك الوقود، وما إلى ذلك.

وتتحدد أهمية هذه الوثيقة المحاسبية أيضًا في كونها أحد تأكيدات تشغيل مركبات الشركة، وبالتالي تكاليف الوقود، مما يجعل من الممكن تقليل القاعدة الضريبية عن طريق تخفيض المدفوعات المقابلة. بالإضافة إلى ذلك، فإن السجل، الذي يسجل وصول السائقين إلى الخط والمعلومات حول ساعات العمل، يعمل كأساس لحساب أجور سائقي الشركة.

يجب على كل منظمة لديها مركبات للاستخدام الرسمي أن تحتفظ بسجلات لحركة سندات الشحن الصادرة. ولهذا الغرض يتم توفير نموذج خاص يسمى "سجل تسجيل حركة بوليصة الشحن". سيخبرك موقع الويب بالشكل الذي يجب أن يبدو عليه هذا المستند وكيفية ملؤه دون أخطاء.

يُطلب من المنظمات ورجال الأعمال الذين يقدمون خدمات النقل أو يستخدمون ببساطة سيارات الشركة في عملهم تسجيل جميع سندات الشحن الصادرة بانتظام في مجلة خاصة. وهذا محدد في المادة 6 القانون الاتحادي الصادر في 8 نوفمبر 2007 رقم 259-FZو بقرار من وزارة النقل مؤرخ في 18 سبتمبر 2008 رقم 152. تمت الموافقة على شكل سجل تسجيل حركة بوليصة الشحن منذ وقت طويل قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. على مدى هذه السنوات العشرين، لم يتغير النموذج رقم 8 نفسه ولا إجراءات صيانته. ورغم أن المشرعين أدخلوا تعديلات على تعبئة بيانات الشحن أكثر من مرة، كان آخرها مطلع عام 2019. بالإضافة إلى النموذج رقم 8، وافقت لجنة الإحصاء الحكومية على عدة نماذج أخرى مخصصة لإصدار بيانات الشحن ذات الصلة (للشاحنات والسيارات، وكذلك الحافلات). سيتم مناقشتها في مقال آخر، لكننا سنتناول الآن بمزيد من التفصيل النوع الأساسي من الوثائق المحاسبية، المصممة للتحكم في حركة بوليصة الشحن الصادرة للسائقين، وكذلك تسليم الأوراق المستخدمة إلى قسم المحاسبة في المنظمة.

ما هو سجل حركة بوليصة الشحن؟

إن استخدام مثل هذه الوثيقة المحاسبية له العديد من المزايا التي تجعل استخدام المجلة مفيدًا حتى بالنسبة لتلك الشركات التي لا يُطلب منها القيام بذلك. على وجه الخصوص، فإنه يجعل من الممكن التحكم في توقيت وترتيب إصدار القسائم والتحقق بسرعة أكبر من شطب الوقود ومواد التشحيم. النموذج القياسي للصناعات رقم 8 (OKUD 0345008) عبارة عن أوراق مخيطة معًا على شكل كتاب يُطبع عليه جدول من تسعة أعمدة. يمكن لكل منظمة تطوير واستخدام النموذج الخاص بها من هذه الوثيقة، حيث أن النموذج الخاص بها موصى به وإلزامي. سيسمح لك تطوير الجدول الخاص بك بترتيب الأعمدة بترتيب مناسب وإزالة البيانات غير الضرورية وإضافة البيانات ذات الصلة. على وجه الخصوص، ينص النموذج القياسي على ما يلي:

• رقم بوليصة الشحن وتاريخ الإصدار؛
• رقم الموظف والاسم الكامل لسائق السيارة؛
• رقم المرآب الخاص بالمركبة (لم يتم توفير إشارة إلى رقم حالة التسجيل في النموذج القياسي، ولكن يمكنك أخذه في الاعتبار في النموذج الخاص بك)؛
• توقيع السائق الذي يؤكد استلام التذكرة؛
• توقيع الشخص المخول بإصدار وقبول القسيمة (المرسل)؛
• تاريخ قبول الورقة وتوقيع المحاسب؛
• عمود للملاحظات.

من الضروري ملء سجل السفر، والذي يمكن تنزيل النموذج القياسي له في نهاية المقال، بالطريقة المنصوص عليها بأمر من وزارة النقل في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152. هذا الإجراء هو نفسه لجميع مستخدمي السيارة.

دفتر سجل السفر: ملء العينة

عادة لا توجد مشاكل في ملء هذا النموذج القياسي. يمكن إجراء الإدخالات يدويًا أو تعبئتها على جهاز كمبيوتر، وفي نهاية اليوم يمكن طباعة الأوراق حتى يتمكن جميع الأشخاص المخولين من التوقيع. يكون الاحتفاظ بالمستند مكتوبًا بخط اليد أكثر ملاءمة إذا كان هناك العديد من السيارات في المؤسسة وكان المرسل يصدر القسائم ويقبلها باستمرار. يجب أن تحتوي صفحة عنوان المستند، كالعادة، على اسم المنظمة وOKPO الخاص بها والفترة التي صدر فيها النموذج. ليست هناك حاجة لوضع أي توقيعات أو أختام على صفحة العنوان. يجب أن تكون صفحات الوثيقة مرقمة ويشار إلى رقمها على ظهر الوثيقة. ليس من الضروري خياطة النموذج وختمه.

داخل النموذج، تحتاج فقط إلى ملء الحقول حسب الحاجة. ليس هناك حاجة للتلخيص. يبدو مثال ملء مجلة قياسية لإصدار بوليصة الشحن كما يلي:

بمجرد نفاد الصفحات والأعمدة المجانية من المجلة، يجب تخزينها في أرشيفات المنظمة لمدة ثلاث سنوات على الأقل، وبعد ذلك يمكن تدميرها.

تعتبر مجلة بوليصة الشحن مستندًا أساسيًا ومدة تخزينها لا تقل عن 5 سنوات. مثال على السجل دعنا ننتقل إلى المستندات والأمثلة. لتبدأ، يمكنك تنزيل نموذج مجلة حركة بوليصة الشحن رقم 8. خوارزمية ملء السجل بسيطة وتتلخص في ما يلي: يتم إدخال المعلومات حول جميع بوليصات الشحن الصادرة عن المنظمة في المجلة لتسجيل إصدار بوليصة الشحن. لا توجد استثناءات في هذه الحالة. تحتوي المجلة على ترقيم مستمر ويتم الاحتفاظ بها حسب الترتيب الزمني. بعد ملء المجلة بالكامل، يتم خياطتها وختمها وتوقيعها من قبل المدير. الاحتفاظ في شكل إلكتروني لا يوجد أي حظر في التشريع بشأن الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في شكل إلكتروني. يمكنك الاحتفاظ بمجلة إلكترونية بأي شكل مناسب: في Excel، أو 1C، أو برنامج سحابي، وما إلى ذلك.

مجلة إلكترونية للمحاسبين

القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ في الفن. 9. خوارزمية الإجراءات:

• شطب المعلومات غير الصحيحة بسطر واحد؛
• بجانب التصحيح، يتم إدخال "تم التصحيح"؛
• تتم الإشارة إلى نقش بالبيانات الصحيحة؛
• يجب الإشارة إلى تاريخ الإجراءات التصحيحية؛
• ويجب تأكيد كل حالة تصحيح بالتوقيع المكتوب بخط اليد للمسؤول المسؤول.

نموذج تم تطويره ذاتيًا إذا كانت المؤسسة تستخدم قوالب مستندات تم تطويرها بشكل مستقل لحساب الوقود ومواد التشحيم، فيجب أن تنعكس هذه النماذج في عملين محليين للمنظمة:

• السياسة المحاسبية؛
• أمر بالموافقة على النموذج الأولي.

من أجل الموافقة على نموذج بوليصة الشحن أو سجل قسيمة السفر، يجب إدخال معلومات حول المنظمة ورقم المستند وتاريخ إعداده.

كيف يتم حساب بوليصة الشحن؟

مجلة بوليصة الشحن، ملء العينات تمت الموافقة على نموذج المجلة بموجب مرسوم صادر عن لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78، لكنه لا يزال ساري المفعول ويحتوي على التفاصيل الإلزامية اللازمة للمحاسبة والرقابة الضريبية، وكذلك لمزيد من حساب أجور السائقين. المعلومات الإلزامية تشمل:

• معلومات حول رقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن؛
• معلومات عن السائق، رقم موظفيه؛
• رقم المرآب الخاص بالمركبة (عادةً ما يتم تعيينه من قبل الوكالات الحكومية، لكن الشركات الخاصة لا تفعل ذلك، لذلك من الممكن عدم ملء العمود المقابل).

يتم تأكيد الإدخالات في النموذج من قبل ثلاثة موظفين في وقت واحد:

• السائق نفسه
• الشخص الذي أدخل المعلومات (على سبيل المثال، المرسل)؛
• وكذلك المحاسب الذي استلم الوثيقة.

تعيين وتعبئة دفتر سجل السفر حسب النموذج 8

انتباه

للقيام بذلك، يتم تدوين ملاحظة في بوليصة الشحن حول ملكية الموظف لسيارة معينة. نموذج دفتر اليومية رقم 8 موحد ولا يمكن حذف أسطر أو كتل منه. يُسمح للشركات بتوسيع قائمة المؤشرات المشار إليها في الوثيقة.

مهم

يمكن تحسين نظام مراقبة حركة بوليصة الشحن عن طريق إدخال التسجيل الإلكتروني للنماذج. تتيح لك أتمتة الإجراء تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع المستندات وتقليل مخاطر تسرب المعلومات. يمكنك ضمان وظائف إدارة المستندات الإلكترونية في قطاع محاسبة النقل باستخدام برامج متخصصة أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية.

بالمناسبة، قد تكون السلطات الضريبية وممثلي مفتشية العمل وضباط شرطة المرور مهتمين بصحة واكتمال ملء سندات الشحن وتنظيم السيطرة على حركتهم.

ملء سجل السفر

معلومات

الاسم الكامل للسائق الذي صدرت التذكرة باسمه؛

• لوحات ترخيص المركبات؛
• توقيع السائق الذي استلم نموذج بوليصة الشحن المكتمل.

إذا تم إرجاع الإيصال، فسيتم إجراء إدخال مماثل في دفتر اليومية. يجب تحديد تاريخ العودة وتأكيده بتوقيع موظف الإرسال المسؤول. يجب أن يحتوي النموذج 8 على توقيعات المسؤولين التاليين:

• السائق الذي يؤكد استلام بوليصة الشحن؛
• المرسل أو الموظف المعتمد الآخر الذي يتلقى التذاكر من السائقين في نهاية نوبة العمل؛
• المحاسب الذي يجب أن يشهد بتوقيعه على صحة ملء المستند وحقيقة قبوله للمحاسبة.

يمكن طباعة النموذج 8 أو قالب المجلة الخاصة بك وتجليده من قبل موظفي الشركة أو طلبه من إحدى المطبعة.

سجل السفر: النموذج 8

بالنسبة لمواقف المسافرين بغرض الأعمال، فإن المطلب الرئيسي للسلطات التنظيمية لإصدار بوليصة الشحن هو القدرة على مراعاة ساعات العمل وتعكس تكاليف الوقود بشكل موضوعي. يتذكر! يجب تضمين قراءات عداد السرعة في بوليصة الشحن قبل المغادرة في بداية الوردية وبعد الانتهاء من العمل. يجب أن تكون القيم في نهاية اليوم وصباح اليوم التالي هي نفسها.


اعتمادًا على نموذج المستند المستخدم، يمكن للمحاسب شطب الوقود ومواد التشحيم بناءً على استهلاك الوقود الفعلي أو وفقًا للمعايير المعمول بها. تمنح سندات الشحن للسائقين الحق في تشغيل مركبة معينة خلال ساعات العمل. يشير النموذج إلى المسار المتوقع والوقود المتبقي وبيانات عداد السرعة.
بالإضافة إلى ذلك، يقومون بإدخال معلومات حول تفاصيل أنشطة العمل وأوقات البدء والانتهاء ليوم العمل. ملحوظة! لا يتم ملء بوليصة الشحن عند استهلاك الوقود ومواد التشحيم في الأدوات.

قواعد ملء دفتر سجل السفر


يتم إدخال المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الزمني لمعالجة المستندات. تتميز المجلة المحاسبية بالترقيم المستمر. ويجب أن يكون الكتاب ملزما ومصدقا بتوقيع مدير المؤسسة. التوقيع مدعوم بختم المنظمة. يعد ذلك ضروريًا لضمان سلامة المستند ومنع محاولات إتلاف الأوراق الفردية للكتاب.
يعين رئيس المؤسسة بأمر شخص سيكون مسؤولاً عن صيانة المجلة.

ما هي إجراءات ملء سجل السفر؟

لا يوجد أي حظر في الإطار التشريعي على الاحتفاظ بمجلات لحساب قسائم السفر في شكل إلكتروني. يحق للمؤسسات أن تقرر بشكل مستقل كيفية تنظيم المحاسبة:

• ملء نسخة ورقية من المجلة؛
• الحفاظ على الجداول في Excel.
• تقتصر على ملء النموذج في برنامج 1C.

الشرط الرئيسي هو الامتثال لشكل الوثيقة، وتوافر التفاصيل المطلوبة والقدرة على طباعة الصفحات المكتملة من النموذج بسرعة. يتم تنفيذ أنشطة التوثيق الأساسية لمراقبة معدلات استهلاك الوقود وصحة شطب الوقود من خلال الإعداد الإلزامي لبيانات الشحن ومجلة المحاسبة الخاصة بها، النموذج رقم 8.

تمت الموافقة على النماذج من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في القرار رقم 78 بتاريخ 28 نوفمبر 1997. ترد قواعد ملء المستندات بأمر وزارة النقل المؤرخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

سجل السفر في شكل إلكتروني

إجراء ملء سجل المرور وتسجيل وإصدار بوليصة الشحن يتكون سجل المرور وتسجيل وإصدار بوليصة الشحن من جزأين:

1. صفحة عنوان يُكتب عليها اسم المنظمة أو رجل الأعمال الفردي، ورمز OKPO، بالإضافة إلى الفترة التي يتم فيها ملء المجلة.
2. الجزء الجدولي الذي يشير إلى:

• رقم بوليصة الشحن وتاريخ الإصدار؛
• تفاصيل السائق ورقم الموظف؛
• رقم مرآب السيارة
• توقيعات الأشخاص المسؤولين عن صيانة المجلة:
• • السائق - حول تلقي بوليصة الشحن؛
  • المرسل (الموظف الذي يؤدي وظائفه) - حول استلام المستندات من السائق؛
  • محاسب - حول فحص وقبول بوليصة الشحن للمحاسبة.

يتم أيضًا تدوين ملاحظة إذا لزم الأمر.

تحميل دفتر الشحن الالكتروني

على الرغم من الشكل القياسي للمجلة، إلا أن التشريع يسمح بتطوير وصيانة مجلة محاسبية خاصة بها وإضافة بنود جديدة إليها ترى المنظمة أنها ضرورية، ولكن بشرط أن يتم توفير البنود المبينة في النموذج المعتمد دون يفشل. ويجب أخذ ذلك بعين الاعتبار للالتزام بقواعد إجراء المدفوعات بين الشركة والعميل، وكذلك للتحكم في العمل الذي يقوم به السائق وحسابات الرواتب. يعد الاحتفاظ بمجلة مفيدًا جدًا للمؤسسات الكبيرة، لأنه بعد تقديم تقرير إلى السلطات الضريبية، يمكن لهذه المعلومات أن تقلل بشكل كبير من مدفوعات الضرائب للمنظمة.
إذا تم ملء السجل بشكل غير صحيح مع عدد من الأخطاء المحددة، فسيتم اعتبار جميع تكاليف الوقود ومواد التشحيم غير صالحة أثناء التدقيق الذي تجريه خدمة الضرائب.

هل من الممكن الاحتفاظ بسجل السفر في شكل إلكتروني؟

وعلى الجانب الخلفي يجب أن تكون مختومة وموقعة من قبل المدير وكبير المحاسبين. تشير الأعمدة المقابلة إلى أسماء ومناصب الأشخاص المسؤولين عن صيانة وإعداد المجلة وتوقيعاتهم. يتكون الجزء الجدولي من 9 أعمدة:

1. الرقم التسلسلي لبوليصة الشحن.
2. تاريخ المسألة.
3. المعلومات الشخصية للسائق.
4. عدد الموظفين.
5. رقم كراج السائق وماركة السيارة.
6. التوقيع الذي يؤكد استلام السائق للورقة.
7. توقيع المرسل وتاريخ استلام بوليصة الشحن ومستندات السائق الأخرى.
8. توقيع المحاسب وتاريخ استلام الورقة.
9. ملحوظة.

يجب أن تشير المجلة إلى معلومات حول جميع سندات الشحن الصادرة، بغض النظر عن شكلها.

يجب أن تكون الأرقام التسلسلية للنماذج متواصلة.