رسالة رسمية موجهة إلى قالب المدير. قواعد كتابة الرسالة التجارية

GOST 7.0.8-2013 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. حفظ السجلات والأرشفة. "المصطلحات والتعاريف" جمعت المعاني الأساسية للمفاهيم التي سنستخدمها أكثر:

• وجهة- تفاصيل تحتوي على معلومات حول متلقي الوثيقة؛
• تفاصيل الوثيقة- عنصر تصميم الوثيقة.

بالإضافة إلى ذلك، عليك الانتباه إلى المصطلح الجديد يصف، والذي يستخدم بنشاط عند العمل مع الوثائق العلمية والتقنية الإلكترونية ويعتبر عنصر إلزامي من الدعائموثيقة. توفر قواعد تصميم "المرسل إليه" المطلوبة، التي وضعها GOST R 6.30-2003، خيارات مختلفة لتصميمه - يتم إضفاء الطابع الرسمي على السمات الرئيسية لمتطلبات "المرسل إليه" أو عدم إضفاء الطابع الرسمي عليها بطرق مختلفة.

وأخيرا المصطلح وجهةويجب تمييزه عن المفهوم الذي عفا عليه الزمن المرسل إليه، والذي تم ذكره مع ذلك في ملحق قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477) بالمعنى مؤلف، أي. مرسل الوثيقة(وفوق كل شيء حروف).

نظرًا لأن المراسلات تشغل عادةً أكثر من 80٪ من تدفق المستندات في المنظمات، فسننظر في قواعد تسجيل تفاصيل "المرسل إليه" باستخدام مثال الرسائل الرسمية الرسمية، والتي يتم إعدادها في شكل ورقي وإرسالها إلى المستلم بشكل أساسي عن طريق بريد.

في عملية إجراء المراسلات، يجب على المديرين والموظفين وخدمة إدارة السجلات في المنظمة مراعاة العوامل التالية:

• التكنولوجيةمما يعني أن المنظمة سترسل رسالتها عبر مكاتب البريد أو باستخدام خدمات الشركات التي تقوم بتوصيل المراسلات. تعمل هذه الشركات والبريد الروسي كأطراف ثالثة مستقلة أثناء عملية التسليم. عند إنشاء خطاب، يجب أن تأخذ في الاعتبار كيفية إرساله وتعبئته، وأن ترتيب وتسلسل تسجيل سمات العنوان البريدي يتم تحديده بموجب قواعد تقديم الخدمات البريدية، والتي تمت الموافقة عليها بموجب القرارات حكومة الاتحاد الروسي ويتم تحديثها بشكل دوري؛
• إداري، لأن قد تحتوي الرسالة على:
  • قرار إداري محدد أو اقتراح أو تقرير أو مطالبة - يمكن توجيهه إلى منظمة أعلى أو شريك أو عميل مساوٍ؛
  • أمر إلزامي أو عمل قانوني معياري يتم إرساله إلى المنظمات التابعة للتنفيذ أو المعلومات.
    وهذا يعني أن الغرض من إنشاء الوثيقة ومحتواها، ومكانة منظمة المؤلف في نظام الإدارة والعلاقة مع متلقي الرسالة تؤثر على تصميم "المرسل إليه" المطلوب. بالإضافة إلى ذلك، يجب إرسال الرسالة إلى النقطة (المنظمة، الرسمية، المتخصصة، الوحدة الهيكلية) حيث توجد سلطة حل المشكلة المنصوص عليها في الوثيقة، نهائيًا وعلى أساس موضوعي. إذا كان لديك العديد من الأسئلة/الاقتراحات لمنظمة معينة والتي لا تتعلق ببعضها البعض ويكون حلها ضمن اختصاص أشخاص مختلفين، فمن الأفضل كتابة رسالة منفصلة إلى كل "مستلم نهائي". وإذا كنت لا تعرف من سيتم تكليفه بالتعامل مع أسئلتك، فيمكنك وضعها في رسالة موجهة إلى المدير العام أو توجيهها إلى المنظمة ككل؛
• عامل الآداب- الحاجة إلى الامتثال لقواعد الأدب المقبولة، مع الأخذ في الاعتبار الوضع المحدد للاتصالات التجارية، وحالة وموقع المرسل إليه (قانوني أو فردي، منظمة أعلى أو تابعة، يتم إرسال الرسالة لأول مرة أو إلى دائم مراسل، الخ).

نموذج خطاب المنظمة

لإجراء المراسلات، تقوم كل منظمة تقريبًا بتطوير نموذج خطاب خاص بها والموافقة عليه. يمكن العثور على تكوين تفاصيله وأمثلة التصميم:

• في GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق" (الأشكال ب.2 - ب.4) و
• تمت الموافقة على التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية. بأمر من روزارخيف بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 (الفقرة 3.3.1 مع الملاحق).
  تولي المنظمات اهتمامًا كبيرًا بتطوير نموذج الرسالة وحتى إدراجه في كتاب بأسلوب "الشركة"، وهو أمر عادل تمامًا، لأنه إنه "وجه" كيان قانوني، ويشكل صورة كاتب الرسالة والانطباع عنه. لكن الأمر لا يتعلق فقط بجودة الورق وألوان الطلاء المستخدمة في صنع الشكل. يوضح النموذج اسم المنظمة الكامل والمختصر وشكلها التنظيمي والقانوني وتبعيتها. الشيء الأكثر أهمية هو التأكد من تنسيق المعلومات المتعلقة بالمؤلف المشار إليها بشكل صحيح، سرد جميع طرق الاتصال بالمؤلف. وهذا ينقل إلى البيئة الخارجية علامات الاستقرار والاستعداد للاتصالات والانفتاح و"حسن النية" للمنظمة.

يمكن أن يكون موقع التفاصيل في النموذج:

• طولية(كما في المثال 1) أو
• ركن:
  • تركزت(كما في المثال 2) أو
  • علَم(توجد السمات في نفس المنطقة الجانبية، لكن نص كل سطر يبدأ من حد الهامش الأيسر).

يحتوي النموذج الطولي والزاوي على موقع مختلف لسمة "المرسل إليه"، ويُشار إليه بتعبئة برتقالية (قارن المثالين 1 و2).

سمات السمة "المرسل إليه".

علاوة على ذلك، فإن الجواب على السؤال "أين؟"، أي. يعتبر تسجيل سمة "العنوان البريدي" اختياريًا من قبل GOST. إذا كان مناسبًا، فسيتم كتابة عناصره بالتسلسل المنصوص عليه في قواعد تقديم الخدمات البريدية (يتم تحديد ذلك من خلال التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية، الملحق رقم 11) . تصبح الإشارة إلى العنوان البريدي على الرسالة نفسها أمرًا مناسبًا عند استخدام مظروف به نافذة تكون فيها جميع البيانات المتعلقة بالمرسل إليه مرئية (إلى من وأين يجب تسليم الرسالة)، فلا يلزم أن تكون هذه المعلومات يتم نسخها على الظرف يدويًا أو عن طريق لصق "ملصق". ومع وجود كميات كبيرة من المراسلات، فإن هذا النهج يوفر الوقت والمال بشكل كبير.

إذا كانت الرسالة موجهة جهاز الدولة، جهاز الحكم المحلي، السلطة العليا، التنظيم الأعلى، فإن سمة "العنوان البريدي" لم يتم إصدارها بعد (يشار إليها فقط على المغلف). انظر المثالين 3 و4.

إذا تم إرسال الرسالة إلى الأول رئيس هذه "المنظمة العليا"، ثم يتم تضمين اسم المنظمة في المنصب، راجع المثالين 5 و6. يتم كتابة كل من المنصب والاسم الكامل في حالة الجر.

مثال 1

طي العرض

مثال 2

طي العرض

مثال 3

طي العرض

مثال 4

طي العرض

مثال 5

طي العرض

مثال 6

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة إلى نظير طرف ثالث أو منظمة دوونلين، فإن "المرسل إليه" يمكن أن يتضمن عنوانًا بريديًا، والذي من الأفضل فصله عن اسم المنظمة بمسافة 1.5-2 سطر ويبدأ بحرف صغير كما هو منصوص عليه في GOST R 6.30-2003 (على سبيل المثال، " الشارع" أو "العلاقات العامة. "):

مثال 7

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة إلى مديرالمنظمة، فيتضمن الموقف اسم المنظمة كاملاً مع توضيح الشكل التنظيمي والقانوني:

مثال 8

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة إلى رئيس المنظمة التي لا يتم الاتصال بها لأول مرة، فمن الأفضل عدم الإشارة إلى العنوان البريدي.

إذا كانت الرسالة موجهة نائب المدير أو مسؤول آخر (وليس المدير الأول)، فالخيارات مسموحة (مع أو بدون إضافة عنوان بريدي)، ويجب الانتباه إلى الحالات وتباعد الأسطر. يتم مخاطبة المسؤول دائمًا في حالة الجر؛ إذا كان اسم المنظمة مفصولاً عن منصبها فيكتب في حالة الاسم:

مثال 9

طي العرض

مثال 10

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة الوحدة الهيكلية للمنظمة، ثم في سمة "المرسل إليه"، قم أولاً بالإشارة إلى اسم المنظمة (يُسمح بالاختصارات المحددة)، وعندها فقط - هذه الوحدة الهيكلية في الحالة الاسمية.

من المستحسن إجراء تباعد بين الأسطر في الأمثلة 7 و10 و11 لفصل سمات سمة "المرسل إليه" لتسريع إدراك المعلومات وعزلها من قبل المستلم، ولكن هذا ليس مطلبًا صارمًا.

مثال 11

طي العرض

مثال 12

طي العرض

إذا كان الخطاب موجهًا إلى رئيس الوحدة الهيكلية، فسيتم تضمين اسم المنظمة (في الحالة الاسمية) في صفة "المرسل إليه"، ويتم تضمين اسم الوحدة في الاسم الكامل للوظيفة في الحالة الأصلية:

مثال 13

طي العرض

إنشاء GOST R 6.30-2003 طريقة التصميم العام للمرسل إليهم عند إرسال رسائل إلى عدة منظمات متجانسةأو عدة الانقسامات الهيكليةمنظمة واحدة. توفر هذه الطريقة:

• على الرسالة نفسها، تصميم الاسم المعمم للمرسل إليهم؛
• تجميع إضافي لقائمة منفصلة للرسائل البريدية، والتي تتضمن أسمائهم المحددة وعناوينهم البريدية.

مثال 14

طي العرض

مثال 15

طي العرض

راجع مقال "إنشاء مظاريف في برنامج MS Word" لمعرفة كيفية تخصيص عنوان المرسل الخاص بك، وإنشاء العديد من المظاريف بسرعة وفقًا لقالب معين وقائمة بريدية، وتزيينها بخلفية أو تصميم (أفكار لتزيين مظروف ليومي 23 فبراير ومارس) 8 مقترحة

القائمة البريدية أو القائمة البريديةيتم إنشاء منفذ الرسالة بناءً على مصنف المنظمات وعناوينها، والذي يتم تجميعه عادةً في خدمة إدارة المكاتب نتيجة لعمليات تسجيل المستندات (في EDMS أو في جداول Word أو Excel). في كل مظروف يتم ختم كل نسخة من الرسالة فيه، يُشار إلى الاسم والعنوان المحددين للمنظمة وفقًا للقائمة البريدية. واستنادًا إلى هذه القائمة، يمكن تكوين معلومات الطباعة على المغلفات تلقائيًا حتى من خلال برنامج Word.

ومن الضروري ملاحظة أن هذه الطريقة تستخدم عادة من قبل منظمة عليا عند إرسال الرسائل إلى الهيئات التابعة لها.

لكن إذا لم يكن هناك أكثر من 4 مستلمين لرسالة واحدة، ثم يتم تسجيل جميع المستلمين في المستند نفسه، ثم يمكنك الاستغناء عن القائمة البريدية (لا تظهر كلمة "نسخ" قبل المستلمين الثاني والثالث والرابع). تم تحديد هذا القيد على عدد المرسل إليهم في حرف واحد بواسطة GOST R 6.30-2003 والحس السليم. في هذه الحالة، يتم وضع الخطاب في الزاوية اليمنى العليا كقائمة بتفاصيل "المرسل إليه" لكل هيئة/منظمة، ولكن يتم توقيع جميع نسخ هذا الخطاب على أنها أصول، وتختم كل نسخة في مظروف منفصل. الذي يتم إصدار العنوان البريدي المحدد المقابل.

تُعد طريقة العنونة هذه ملائمة للاستخدام عندما تحتاج إلى الإبلاغ عن الانتهاكات أو الأحداث المهمة، وذلك في المقام الأول إلى السلطات الإشرافية والتنظيمية ذات المستوى الأعلى. بهذه الطريقة، سيتمكن جميع المستلمين من رؤية الشخص الذي تم إرسال هذه الرسالة إليه.

مثال 16

طي العرض

إذا كان من الضروري إرسال خطاب بنفس المحتوى (خطاب عرض، على سبيل المثال) إلى العديد من المنظمات "المستقلة"، فمن الأفضل إصدار كل خطاب في حالة النسخة الأصلية، أي. في كل منها، أشر إلى المرسل إليه على حدة. ومع ذلك، فإن أرقام التسجيل لهذه الرسائل ستكون مختلفة.

تسجيل تفاصيل "المرسل إليه" عند الصيانة المراسلات مع الأفرادلها خصائصها الخاصة. السمة الأولى هي اللقب في حالة الجر، ثم الأحرف الأولى ثم العنوان البريدي:

مثال 17

طي العرض

عند توجيه خطاب إلى مسؤول يشير إلى منصبه، تتم كتابة الأحرف الأولى قبلالاسم الأخير (انظر الأمثلة 9، 10، 13)، حيث أن التعريف الرئيسي للمستلم يتم عن طريق المسمى الوظيفي. عند توجيه رسالة إلى شخص عادي، تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى من اسمه خلفاللقب (المثال 17)، نظرًا لأن تحديد هويتنا كمواطنين يتم في المقام الأول عن طريق اللقب. عند تسجيل اللقب والأحرف الأولى، يتم الفصل بينهما بمسافة، ولا يتم الفصل بين الأحرف الأولى بمسافة، أي. "أنا. أنا. إيفانوف"، ولكن ليس "أنا. أنا إيفانوف."

كيفية اختصار الأسماء المزدوجة والعائلية المزدوجة للمرسل إليه، المكتوبة بواصلة، في المراسلات التجارية، على سبيل المثال، خوز أحمد سلطانوفيتش، حليمات أبريك زوروفنا؟ انظر إجابة سؤال ما هي الطريقة الصحيحة لاختصار الأسماء المزدوجة والأسماء الوسطى المزدوجة للمرسل إليه المكتوبة بالواصلة في المراسلات التجارية؟ »

من أجل عدم ارتكاب الأخطاء عند المعالجة، من الضروري معرفة العناوين البريدية الدقيقة والأسماء الكاملة والمسميات الوظيفية للمديرين على مواقع الويب الخاصة بالمنظمات، وغيرها من المعلومات التي ستساعد على إقامة اتصال أفضل في المرحلة الأولى من تصور المستند . يمكنك محاولة الحصول على معلومات مماثلة من السكرتير، أو استخلاصها من الوثائق الواردة من هذه المنظمة.

انتبه بشكل خاص لاستخدام الأحرف الكبيرة والصغيرة في أسماء المنظمات والمناصب. تقترح قواعد اللغة الروسية كتابة منصب بحرف صغير (صغير)، ولكن يمكن كتابة منصب مرتفع محدد بحرف كبير إذا تم توفير ذلك من خلال الوثائق التأسيسية واللوائح المحلية للمنظمة المتلقية. انتبه إلى هذه التفاصيل الدقيقة.

عامل الآداب

جاذبية- عبارة آداب تقليدية، صيغة خطاب تعبر عن الاحترام والموقف الودي والمهذب تجاه المرسل إليه. يوصى بإنهائه علامة تعجبمع التأكيد على أهمية السؤال والاستئناف لهذا الشخص.

تم الاتصال به في أغلب الأحيان بالاسم الأول والعائلي(المثال 18)، أقل بكثير - حسب الموقف(مثال 20). الخيار الثاني هو عمل بطبيعته ويستخدم عند مخاطبة شخص يشغل منصبًا رسميًا رفيعًا في هيئات الدولة والبلديات أو في منظمة كبيرة. حتى في كثير من الأحيان يتصلون بالاسم الأخير بدون الأحرف الأولى(المثال 19) - يؤكد هذا على "المسافة"، شكلية العلاقة بين المؤلف والمرسل إليه، وهي نموذجية إلى حد ما بالنسبة للمراسلات مع شخص خاص.

مثال 18

العنوان بالاسم الأول والعائلي

طي 20

تتجلى طريقة أخرى لموقف محترم بشكل خاص تجاه المرسل إليه في "إطار الآداب": "عزيزي..." – "مع احترامي العميق"والتي تستخدم عند مخاطبة شخص أعلى رتبة (رئيس مجلس الإدارة، رئيس هيئة عليا أو هيئة إدارية، وما إلى ذلك)، وكذلك في حالة إصدار التهنئة، على سبيل المثال، بذكرى سنوية.

جاذبية "غالي..."وحتى في حالة التهنئة للمرسل إليه فيجب استخدامه بحذر، لأنه وفي العلاقات الرسمية، لا يزال يتعين الحفاظ على بعض المسافة الإدارية.

جاذبية "عزيزي"يعتبر حاليًا قديمًا وزائدًا عن الحاجة - ولا يتوافق مع معايير أسلوب العمل الحديث للغة الأدبية الروسية.

ظهرت قواعد التعامل الخاصة تدريجياً عند العمل مع نداءات المواطنين. ردا على رسائلهم "أفضل الممارسات"توصي هيئات الدولة والحكومات المحلية بصيغ الكلام التالية:

مثال 22

طي العرض

ولكن بغض النظر عن القضية المطروحة في استئناف المواطن، ومهما كانت الحالة (نزاع أو شكوى أو استئناف في مسألة شخصية، لأول مرة أو متكررة، الخ)، فإنه لا يزال صيغة عالمية لمخاطبة المواطنينيتم تناوله بالاسم والعائل (كما في المثال 18).

ويمكن للمنظمات التجارية، عند التواصل مع العملاء والنظر في شكاواهم، أن تسترشد بنفس التوصيات.

تتم كتابة رسائل العمل عند التواصل مع الشركاء في أي مناسبة تقريبًا. يمكن العثور على أمثلة وقواعد جاهزة لإعداد مثل هذه المستندات في المقالة.

يمكن تعريف خطاب العمل على أنه مستند يتم إرساله نيابة عن الشركة بأكملها إلى شركة أخرى أو رجل أعمال فردي أو فرد (على سبيل المثال، مستثمر). في الأساس، أي مراسلات خاصة بالشركة هي رسائل تجارية. الغرض منهم مختلف جدًا:

1. حول التعاون.
2. التعاون والمفاوضات.
3. تذكير بضرورة الوفاء بالالتزامات بموجب العقد.
4. شرح لموقفك، ردًا على رسالة أرسلتها مسبقًا وغيرها الكثير.

يتم إعداد المستند عادةً على ورق رسمي للشركة ويمكن إرساله بالبريد العادي أو البريد الإلكتروني. أما إذا كان الشريك ذا أهمية خاصة، فمن الأفضل طباعته على ورق سميك وعالي الجودة وتسليمه شخصياً أو عن طريق البريد. يشبه هيكل الرسالة مستند عمل نموذجيًا - يمكنك تمثيله بشكل تخطيطي بهذه الطريقة.

ما يجب الانتباه إليه عند التجميع

لا توجد قواعد أو نماذج محددة لمثل هذه الحروف، وبالتالي فإن هيكلها وحجمها وتصميمها يعتمد إلى حد كبير على الحالة المحددة. على سبيل المثال، سيكون خطاب الإخطار موجزًا ​​تمامًا (3-4 فقرات)، لكن توصية الموظف أو اقتراح العمل قد يستغرق أكثر من صفحة واحدة.

ومع ذلك، هناك العديد من القواعد العامة التي يجب الانتباه إليها عند إعداد الورقة:

1. الوثيقة نفسها ليس لها أي قوة قانونية، ولكن يتم وضعها وفقا لجميع قواعد التنفيذ. يجب أن يتوافق هيكلها وأسلوب عرضها مع المبادئ المقبولة عمومًا لتدفق المستندات الحديثة.
2. يتم بناء الجمل بشكل منطقي، في تسلسل واضح. التعبيرات المزخرفة والمعقدة والعاطفية وخاصة العامية غائبة. النغمة محايدة.
3. يتم العرض التقديمي دائمًا من شخص واحد فقط - إما بصيغة المفرد، إذا كان النص مكتوبًا مباشرة من المدير، أو بصيغة الجمع، إذا كان مكتوبًا نيابة عن الشركة بأكملها.
4. تم توضيح الغرض المحدد للصياغة والإجراءات المتوقعة من المرسل إليه (إرسال إجابة، والنظر في ترشيح الموظف، والموافقة على المفاوضات، وإرسال مستند، وما إلى ذلك).
5. ولا تعكس الورقة المصالح الفردية للمدير أو الموظفين الآخرين، بل تعكس أهداف الشركة كفريق واحد. إذا كنت بحاجة إلى إقامة اتصال شخصي، فمن المستحسن أن تفعل ذلك بشكل مختلف وألا تضع نفسك كممثل للشركة.

أعلى 5 أخطاء عند الكتابة

يمكن تقسيم الأخطاء إلى مجموعتين كبيرتين - يرتبط بعضها بالكتابة كنص (انتهاك المنطق والمفردات ومعايير اللغة الأخرى)، والبعض الآخر - بانتهاك آداب العمل نفسها:

1. لا يُسمح بالأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم - يجب دائمًا التحقق من نص الرسالة مرة أو مرتين على الأقل قبل إرسالها.
2. انتهاك أسلوب العرض التجاري أو وجود عبارات عاطفية أو المداراة المفرطة أو على العكس من ذلك الشدة.
3. النبرة السلبية - حتى التهديدات يجب أن تكون مكتوبة بدون كلمات غير ضرورية - على سبيل المثال: "نحن نحتفظ بالحق في الذهاب إلى المحكمة خلال 30 يومًا من تاريخ استلام هذه الرسالة".
4. حجم كبير جدًا أو على العكس من ذلك حجم صغير جدًا. عادةً ما يمكن احتواء النص بأكمله في صفحة أو صفحتين. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه لا ينبغي نقل جميع المعلومات المهمة إلى الشريك. يمكن تضمين البيانات الحجمية والرسوم البيانية ونماذج المستندات في التطبيقات.
5. حرمان المحاور من حق الاختيار. على سبيل المثال، لا ينبغي أن تكتب: "نطلب منك مراجعة النسخة النهائية للعقد والموافقة عليها".

عبارات القالب النموذجية

يعد استخدام العبارات القياسية النموذجية لخطاب العمل في النص أمرًا طبيعيًا تمامًا بل ومرغوبًا فيه. فيما يلي قائمة بالكليشيهات الأكثر شيوعًا المستخدمة في المواقف المختلفة.

الموقف	عبارة
يلاحظ	نحن نعلم / نلفت انتباهكم / نبلغ / نخطر
شرح السبب، الدافع	بناءً على / وفقًا لـ / فيما يتعلق بـ / لأغراض / لسبب / دعمًا لـ / تنفيذًا
طلب	يرجى اتخاذ الإجراء/يرجى الإبلاغ، إعادة التوجيه، القيام، التأكيد...
تأكيد	نحن نؤكد/نؤكد/نقبل شروطك/لا نعترض على...
يعرض	نوصي/نعرض/ندعو/نسأل
	نحن نضمن
رفض	نحن مضطرون للرفض لسبب ما/نحن نرفض عرضك بسبب...
خاتمة	نرجو منكم/ نرجو التعاون والتفاهم والمساعدة/ ونطلب منكم العذر والتوجيه والقيام...

يتعين على رائد الأعمال إجراء مراسلات نشطة مع المسؤولين (على سبيل المثال، ممثلي الوكالات الحكومية) ومع المسؤولين "شبه الرسميين" - الشركاء والمقاولين والمتخصصين المستقلين وما إلى ذلك. يتم تطوير مهارة الاتصال الكتابي بسرعة كبيرة، ولكن في البداية يمكنك ارتكاب الكثير من الأخطاء وعدم ترك انطباع ممتع لدى المستلمين. سنتحدث في هذا المقال عن مميزات كتابة كل من الرسائل التجارية العادية (الورقية) والرسائل الإلكترونية.

شكل وتصميم الرسالة

تأكد من استخدام ترويسة شركتك. وهذا دائمًا ما يترك انطباعًا ويزيد من ولاء "المحاورين". يجب تحديد نوع النماذج ومعايير ملئها وعناصر التصميم في أمر المنظمة (أو تعليمات العمل المكتبي). يمكن العثور على المتطلبات الأساسية لنماذج خطابات الأعمال في GOST 2003 "متطلبات إعداد المستندات".

يُنصح "بضغط" المعلومات الأساسية حول الشركة في النموذج:

• الاسم (والاسم المختصر)؛
• العناوين الفعلية والبريدية؛
• عنوان البريد الإلكتروني؛
• أرقام هواتف الاتصال؛
• عنوان موقع ويب.

هذه ليست قائمة بالبيانات المطلوبة، ولكنها مجرد قائمة عينة. إذا رغبت في ذلك، يمكنك إضافة أو استبعاد شيء ما.

المتطلبات العامة لكتابة الرسالة هي كما يلي:

• الحد الأدنى للمسافة البادئة - 10 ملم على اليمين و 20 ملم على اليسار والأعلى والأسفل؛
• وإذا كانت الرسالة مكتوبة على ورقتين أو أكثر، فيجب ترقيم كل واحدة منها في المنتصف في الأعلى؛
• يتم ترقيم كل طلب على حدة؛
• في الزاوية اليسرى العليا يشار إلى الرقم الصادر للرسالة (لا تنس تسجيله في سجل تسجيل المستندات)؛
• في الزاوية اليمنى العليا، يتم الإشارة إلى اسم المنظمة، وموقع المرسل إليه ولقبه بالأحرف الأولى؛
• في الزاوية اليسرى السفلى - موقعك، اللقب مع الأحرف الأولى والتوقيع؛
• تأكد من وضع تاريخ كتابة الرسالة في الأسفل.

ومع ذلك، يسمح GOST 2003 باستخدام النماذج ليس فقط مع الترتيب الزاوي، ولكن أيضا مع الترتيب الطولي للتفاصيل (عند الإشارة إليها في المركز). يبدو ترتيب الزوايا مألوفًا أكثر وأسهل في القراءة، لذا من الأفضل اختيار هذا الخيار.

القواعد العامة للكتابة

يتضمن الهيكل الكلاسيكي لنص خطاب العمل ثلاثة عناصر:

• الجزء التمهيدي (بيان موجز لأسباب كتابة الرسالة والغرض منها) ؛
• المحتوى (وصف الوضع، اقتراح الحلول، بيان الاستنتاجات والتوصيات)؛
• الجزء التلخيصي (ملخص مختصر مع إشارة واضحة لما تتوقعه من المرسل إليه).

يجب أن تفهم دائمًا الغرض الذي تكتب الرسالة من أجله. هل تريد تقديم التعاون؟ اذكر شكواك؟ دعوة لحضور عرض تقديمي أو حدث آخر؟ اكتب فقط عن هذا ولا تشتت انتباهك بالحجج والافتراضات المطولة التي لا علاقة لها بالموضوع.

يجب أن يكون لكل خطاب عمل غرض محدد واحد. إذا لمست العديد من القضايا فيه، فيجب أن تكون مترابطة بشكل وثيق. إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بنفس المنظمة بشأن عدة مواضيع مختلفة، فمن الأفضل أن تكتب خطابًا منفصلاً لكل منها.

لغة الكتابة

أسلوب المراسلات التجارية هو عمل رسمي "خفيف الوزن". من الممكن والضروري توحيد العبارات، واستخدام بعض الكليشيهات والكليشيهات، لكن لا ينصح بتقليص كل هذا إلى البيروقراطية الجافة. يُنظر دائمًا إلى اللغة "الحية" بسهولة وإيجابية. بالطبع، يجب أن تمتثل كتابة الأعمال لمعايير الآداب (التي سيتم مناقشتها أدناه)، ولكن يجب ذكر جوهر السؤال بوضوح ودقة.

بعض النصائح العملية:

• استخدم كلمات بسيطة: المصطلحات "الذكية" يُنظر إليها بشكل سيء وغالبًا ما تزعج الشخص الذي يضطر إلى قراءتها وفك شفرتها؛
• استخدام الأفعال في كثير من الأحيان والصفات أقل في كثير من الأحيان؛
• لا تنشر أفكارك على الشجرة - فقط تفاصيل وفقط في إطار موضوع معين، دون تفاصيل كثيرة وتفاصيل غير مهمة؛
• تجنب العبارات الطويلة، وإذا أمكن لا تستخدم العبارات التشاركية والتشاركية؛
• اكتب على وجه التحديد: العديد من "حول هذا"، "هم / هو / هي" غير مقبولة؛
• تجنب التناقضات المنطقية والانتقالات المفاجئة من كتلة دلالية إلى أخرى؛
• تحقق من كل ما هو مكتوب عن طريق الأذن: تحدث أخطاء الكلام في كل نص غير محرر تقريبًا.

إحدى القواعد الأساسية لكتابة الرسائل التجارية هي: يجب أن تكون الرسالة متعلمة وصحيحة من الناحية الأسلوبية.

ميزات مخاطبة المرسل إليه

كقاعدة عامة، تتم معالجة المرسل إليه مرة واحدة، في بداية الرسالة. ويمكن القيام بذلك بثلاث طرق.

1. إذا كنت تخاطب شخصًا للمرة الأولى (أو إذا تم إنشاء علاقة رسمية بحتة بينك وبين المرسل إليه)، فيجب عليك استخدام عنوان يشير إلى مسافة معينة. مثال: "عزيزي السيد إيفانوف!"
2. إذا كنت تخاطب شخصًا أقامت معه علاقة عمل ثقة منذ فترة طويلة، فمن الأفضل أن تسميه باسمه الأول واسم عائلته. مثال: "عزيزتي إيكاترينا ليونيدوفنا!"
3. عند مخاطبة مجموعة، استخدم العبارة القياسية "أيها السادة الأعزاء!"

في الجزء الأخير، تحتاج إلى استخدام ما يسمى بالعبارة الختامية. هناك المزيد من الخيارات هنا:

• "مع احترامي"، "مع خالص التقدير"؛
• "أطيب التمنيات"؛
• "مع الأمل في استمرار التعاون"؛
• "نحن سعداء دائمًا بتقديم الخدمة لك"؛
• إلخ.

باختصار، اختيار العبارة الأخيرة هو مسألة ذوق.

أخلاقيات الكتابة التجارية

حتى الازدراء المستتر في خطاب العمل لا يمر دون أن يلاحظه أحد. بالطبع، في هذه الحالة، لن تتمكن من الاعتماد على موقف إيجابي أو حتى متساو تجاه نفسك. الاستنتاج واضح: لا تستسلم للعواطف وابق نفسك ضمن الحدود حتى لو أزعجك المتلقي حقًا. انتبه دائمًا إلى لهجة الرسالة.

يجب أن تكون حذرًا بشكل خاص عند صياغة خطاب يحتوي على رفض. ليس من الحكمة على الإطلاق أن تبدأ مثل هذه الرسالة بـ "لا" قاطعة بشكل أو بآخر - فهذا سيخلق لدى الشخص شعوراً بأنه قد تم إرساله للتو. حاول تقديم تفسيرات مقنعة (وليست واهية) أولاً. وبعد أن أوجزت أسباب الرفض بإيجاز، ينبغي للمرء أن ينتقل بسلاسة إلى بيانه. في هذه الحالة، يمكنك استخدام الصيغ التالية:

• "للأسف، لا نرى أي طريقة لتلبية طلبك"؛
• "لا يمكن الموافقة على طلبك للأسباب التالية..."؛
• "نحن نأسف بشدة، ولكننا مضطرون لرفض عرضك."

من الناحية المثالية، حتى قبل تبرير الرفض - في بداية الرسالة - يجب عليك تكرار طلب المرسل إليه لفترة وجيزة. سوف يفهم أنك قرأت طلبه أو اقتراحه بعناية، وربما سيقدر ذلك. ربما ستعملان معًا مرة أخرى في المستقبل - لماذا تبث على الفور السلبية وتخيف الشخص بقسوة مفرطة؟

لا تذهب أبدًا إلى الطرف الآخر. التملق والتأكيدات العديدة على المودة الصادقة هي علامات واضحة على النفاق. النفاق دائما يسبب الرفض.

تأليف رسائل البريد الإلكتروني

لقد أصبحت الرسائل المكتوبة على الورق قديمة بالفعل. بالطبع، لن تختفي المراسلات "الورقية" تمامًا أبدًا، ولكن في غضون سنوات قليلة، ستصبح الرسائل المكتوبة على ورق رسمي كلاسيكي أمرًا نادرًا. وتجري المفاوضات بشكل متزايد إلكترونيا. يرسل رجل الأعمال الحديث الآن عددًا أكبر من الرسائل عبر البريد الإلكتروني مقارنة بالبريد العادي.

تتم كتابة الرسائل التجارية المرسلة عبر البريد الإلكتروني وفقًا لنفس القواعد العامة. متطلبات اللغة والأسلوب والنبرة والالتزام بمعايير الآداب - كل هذه العناصر الإلزامية لا تتغير. ومع ذلك، فإن الرسائل الإلكترونية لها أيضًا ميزاتها الخاصة.

1. تأكد من أن تسجيل الدخول الخاص بك يبدو قويًا أو كافيًا على الأقل. دي [البريد الإلكتروني محمي]- بخير، [البريد الإلكتروني محمي]- بشكل سيئ.
2. من المهم جدًا ملء حقل الموضوع دائمًا. هذا هو الخط الذي يحدد ما إذا كان الشخص سيفتح الرسالة الواردة. إذا كنت تكتب لشخص لا تعرفه، فيجب أن تحاول أن تتوصل إلى عنوان مثير للاهتمام. لكن لا تبالغ في تناولها - موضوعات مثل "عاجل!!!" عرض فريد من نوعه، مفتوح الآن! إنها تجعلك فقط ترغب في النقر بسرعة على أيقونة سلة المهملات في الأعلى. يجب أن يتكون العنوان من 3-5 كلمات ويعكس محتوى الرسالة.
3. إذا لم تكن على دراية بالمرسل إليه، فحدد بإيجاز من أنت وكيف اكتشفت عنه. بدون هذه المقدمة الضرورية، قد يتم اعتبار الرسالة غير مرغوب فيها ويتم حذفها على الفور.
4. لا تقم بتعطيل الاقتباس في الإعدادات - دع المراسلات السابقة تظهر أدناه، تحت القطع.
5. القراءة من الشاشة هي متعة مشكوك فيها. يمكن التقاط رسالة ورقية، ولهذا السبب وحده، يُنظر إليها بجدية أكبر على مستوى اللاوعي من الرسالة الإلكترونية. خذها بعين الاعتبار.
6. كلما كانت رسالة البريد الإلكتروني قصيرة، كلما تم الرد عليها بشكل أسرع.
7. استخدم الخطوط القياسية فقط.
8. لا تبالغ في استخدام تمييز النص - يمكنك استخدام "غامق" لأهم النقاط، لكن استخدام ألوان مختلفة أمر غير مقبول.
9. لا قبعات. أبداً. حتى في العناوين الفرعية. الأمر نفسه ينطبق على علامات الترقيم المكررة.
10. قسّم النص إلى فقرات مع ترك مسافة بينها (فقط اترك سطرًا فارغًا).
11. يمكنك إرفاق صور أو ملفات نصية بالبريد الإلكتروني. مواد وشروحات إضافية وتعليقات وأوصاف تفصيلية - كل هذا يجب أن يكون في الملفات المرفقة، ولكن ليس في نص الرسالة.
12. في المراسلات التجارية مع الأشخاص الذين أنشأت معهم علاقات ثقة (نحن نتحدث عن شركاء موثوقين ومقاولين موثوقين)، يمكنك أحيانًا استخدام الرموز التعبيرية. سيؤدي هذا إلى "إحياء" التواصل - حيث يُنظر إلى الرموز التعبيرية التي تظهر على الشاشة (حتى في رسالة العمل) بشكل إيجابي تمامًا. وبطبيعة الحال، لا يمكن استخدامها في الحروف "الورقية".
13. تأكد من التوقيع. في رسائل البريد الإلكتروني، يتكون عادةً من 3-6 أسطر ويتضمن الاسم الأول والأخير للمرسل ومنصبه واسم الشركة وعنوان موقع الويب ورقم هاتف جهة الاتصال.

مثال التوقيع:

بإخلاص،

إيفان إيفانوف

[البريد الإلكتروني محمي]

http://site.com.

نحن نقدم لك نموذجًا لرسالة عمل.

تلخيص لما سبق

على الرغم من أن كل شيء بسيط للغاية، إلا أن الأمثلة على الرسائل التجارية المكتوبة بشكل صحيح ليست كثيرة جدًا. يرتبك رواد الأعمال بانتظام في التصميم، ويستخدمون عناوين غير صحيحة تمامًا وينسون الفروق الدقيقة المهمة.

دعونا ندرج السمات الرئيسية لرسائل الأعمال الجيدة:

• الموضوعية.
• الإيجاز (من المستحسن ألا تستغرق الرسالة أكثر من صفحة واحدة)؛
• لهجة العرض المحايدة.
• الافتقار إلى المنطق والسرد والتفاصيل المفرطة؛
• نقص التقييمات العاطفية.
• علاقة منطقية واضحة بين أجزاء النص والعبارات الفردية.

هذا نوع من قائمة المراجعة التي يمكنك التحقق منها في البداية. بعد تجميع مئات الرسائل التجارية وإرسالها، لن تكون هناك حاجة لذلك. لا تتجاهل القواعد المذكورة أعلاه وتذكر: مهارات المراسلات التجارية "المضخمة" تعمل على تحسين سمعتك بشكل كبير، وبالتالي صورة الشركة.

تعد صياغة أنواع مختلفة من الرسائل التجارية جزءًا ضروريًا من عمل ممثلي الأعمال. بفضل هذه الرسائل، يكتسبون الفرصة لحل المشكلات التجارية بالطريقة الأكثر سهولة والأسرع والأفضل.

الملفات

ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة؟

تقليديا، يمكن تقسيم الرسائل التجارية إلى عدة فئات رئيسية:

• رسالة تهنئة؛
• بريد المعلومات؛
• وما إلى ذلك وهلم جرا.

يمكنك وضع علامة على الردود على كل هذه الرسائل، والتي تعد أيضًا جزءًا من المراسلات التجارية الرسمية ويتم كتابتها أيضًا وفقًا لشرائع معينة، كعنصر منفصل.

من ينبغي أن يكون كاتب الرسالة؟

يجب أن تحتوي خطابات العمل دائمًا على توقيع. في هذه الحالة، يمكن لأي موظف في الشركة يشمل اختصاصه هذه الوظيفة أو مرخص له بذلك بأمر من المدير أن يحرر الرسالة مباشرة. عادة ما يكون هذا متخصصًا أو رئيس الوحدة الهيكلية التي تشمل اختصاصاتها موضوع الرسالة. ومع ذلك، وبغض النظر عمن يشارك في الكتابة، يجب في جميع الأحوال تقديم الرسالة إلى المدير للموافقة عليها، مع الأخذ في الاعتبار أنها مكتوبة نيابة عن الشركة.

القواعد العامة لكتابة الرسائل التجارية

يجب أن تتعلق جميع رسائل العمل فقط بأنشطة الشركة أو الظروف المتعلقة بها. وفي الوقت نفسه، بغض النظر عن المحتوى، يجب عليهم الالتزام بمتطلبات معينة.

بادئ ذي بدء، إنه هيكل معين. يجب أن تتضمن الرسالة دائمًا:

• تاريخ الكتابة،
• تفاصيل المرسل والمستلم،
• عنوان عنوان مهذب (في شكل عبارة "عزيزي إيفان بتروفيتش"، "عزيزتي إيلينا غريغوريفنا")،

تجدر الإشارة إلى أنه يمكن توجيه الرسائل إلى كل من الموظفين الأفراد والفرق بأكملها (في هذه الحالة يكفي أن تقتصر على التحية "مساء الخير!").

مكون المعلومات الذي يحتوي على الأسباب والأهداف التي كانت بمثابة الأساس لكتابة الرسالة،

الطلبات والتوضيحات

خاتمة.

قد يتم إرفاق العديد من المستندات الإضافية والصور وأدلة الفيديو بالرسالة - إن وجدت، يجب أن ينعكس ذلك في النص الرئيسي.

يمكن كتابة الرسالة إما على ورقة عادية مقاس A4 أو على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة. الخيار الثاني هو الأفضل، لأنه لا يتطلب إدخال تفاصيل الشركة يدويا، بالإضافة إلى ذلك، تبدو هذه الرسالة أكثر احتراما وتشير مرة أخرى إلى أن الرسالة تنتمي إلى المراسلات الرسمية. يمكن كتابتها بخط اليد (الحروف المكتوبة بخط اليد ناجحة بشكل خاص)، أو طباعتها على جهاز كمبيوتر (مريحة عندما تحتاج إلى إنشاء عدة نسخ من الرسالة).

يجب أن تكون الرسالة مصدقة بالتوقيع، لكن ليس من الضروري ختمها، لأن منذ عام 2016، تم إعفاء الكيانات القانونية من ضرورة استخدام الأختام في أنشطتها.

قبل إرسال الرسالة، إذا لزم الأمر، يتم تسجيلها في مجلة الوثائق الصادرة، حيث يتم تعيين رقم لها ويتم تحديد تاريخ المغادرة.

ما يجب الانتباه إليه عند كتابة الرسالة

عند كتابة خطاب، تحتاج إلى مراقبة الإملاء بعناية، والالتزام بقواعد ومعايير اللغة الروسية من حيث المفردات والقواعد وعلامات الترقيم، وما إلى ذلك. ينتبه المستلمون دائمًا إلى مدى جودة عرض الأفكار الموجودة في الرسالة وتنسيقها.

ولا ينبغي أن ننسى أن الدراسات التي أجريت تشير بوضوح إلى أن الناس لا يرغبون في قضاء أكثر من دقيقة واحدة في قراءة هذا النوع من الرسائل.

يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بالشكل الصحيح، دون "نشر الأفكار على الشجرة"، بل يجب أن تكون قصيرة وإيجازًا إلى حد ما. يجب تقديم كل موضوع جديد في شكل فقرة منفصلة، ​​والتي، إذا لزم الأمر، يجب تقسيمها إلى فقرات. بالإضافة إلى ذلك، فإن الرسالة المختصرة والواضحة ستسمح للمستلم بمعرفة أن المؤلف يقدر وقته. وهنا يكون القول المأثور "الإيجاز أخت الموهبة" مناسبًا.

ما لا ينبغي السماح به في خطاب العمل

في الرسائل التجارية، تعتبر النغمة الوقحة أو التافهة غير مقبولة تمامًا، وكذلك النص الجاف بشكل مفرط و"الكليشيهات" المبتذلة. يجب عليك أيضًا تجنب الصياغات المعقدة، ووفرة العبارات التشاركية والظرفية، والمصطلحات الخاصة التي تكون مفهومة لدائرة ضيقة من المتخصصين.

يجب ألا تتضمن الرسالة معلومات لم يتم التحقق منها أو غير موثوقة، وخاصة معلومات كاذبة عن عمد.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن هذا النوع من الرسائل ليس فقط جزءًا من المراسلات التجارية الروتينية، ولكنه يشير أيضًا في كثير من الحالات إلى المستندات الرسمية التي قد تكتسب لاحقًا مكانة الوثائق ذات الأهمية القانونية.

كيفية إرسال خطاب

يمكن إرسال أي رسالة رسمية بعدة طرق رئيسية.

1. الأول، وهو الأحدث والأسرع، هو من خلال وسائل الاتصال الإلكترونية. إنه مريح وسريع، ويسمح لك أيضًا بإرسال معلومات بحجم غير محدود تقريبًا.

   لا يوجد سوى ناقص واحد هنا - إذا كان لدى المستلم كمية كبيرة من البريد، فيمكن أن تضيع الرسالة بسهولة أو ينتهي بها الأمر في مجلد البريد العشوائي، لذلك عند إرسال الرسائل بهذه الطريقة، يُنصح بالتأكد أيضًا من وجود الرسالة تم استلامها (من خلال مكالمة هاتفية بسيطة).

2. الطريقة الثانية: المحافظة، والتي تتيح لك إرسال الرسالة عن طريق البريد الروسي. في هذه الحالة، يوصى باستخدام وظيفة الإرسال بالبريد المسجل مع طلب إيصال الإرجاع - يضمن هذا النموذج وصول الرسالة إلى المرسل إليه، والذي سيتلقى المستلم إشعارًا خاصًا به.

   عادةً ما يتم استخدام الإرسال عبر البريد القياسي في الحالات التي يتم فيها إرسال المستندات الأصلية والرسائل المعتمدة بالتوقيعات والأختام الحية.

3. يمكنك أيضًا إرسال خطاب عبر الفاكس أو برامج المراسلة الفورية المختلفة، ولكن بشرط أن تكون العلاقة بين الشركاء قريبة بدرجة كافية للسماح بهذا النوع من المراسلات.

عد

مهما كان الغرض من الرسائل التجارية، فهي تكتب لتحقيق الهدف المنشود في العمل. ليس كل موظف في المنظمة لديه الكفاءة المناسبة في مجال المراسلات التجارية، مع وجود نهج غير كفؤ، هناك خطر تدمير سمعة الشركة بالكامل بحرف واحد. ولكن إذا كنت تستخدم خدمة كتابة الرسائل من وكالتنا، فمن المؤكد أن المتلقي سيكون مهتمًا بالعمل معك.

الغرض من الرسائل التجارية

لا تفقد الرسائل التجارية أهميتها في حل مشكلات العمل ومهام التسويق. تعتبر المعلومات المقدمة كتابيًا ملائمة لأنه يمكنك دائمًا الرجوع إليها أو الاستئناف عند حل المشكلات المثيرة للجدل. يتيح لك النص المكتوب صياغة الأفكار بشكل أكثر إيجازًا ووضوحًا من التواصل الشفهي. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن الاتصال ببعض المستلمين إلا عن طريق إرسال خطاب عمل. وكلما ارتفعت مكانة هذا المرسل إليه، كلما كان النص أكثر احترافا. أنواع الرسائل التجاريةمتنوعة مثل مجال العلاقات التجارية. يمكن أن تكون المراسلات التجارية تجارية (الرغبة في إبرام صفقة، أو مطالبة طرف في معاملة) وغير تجارية (خطاب شكر، معلومات، خطاب ضمان، خطابات طلب، دعوات، تذكير، إلخ.) ومن خلال وظيفتها، فإنها تميز بين رسائل المبادرة وخطابات الرد، وكذلك الرسائل التي لا تتطلب الرد.

كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.

ميزات هيكل ونص خطاب العمل

تحتوي الرسائل التجارية على تركيبة واضحة:

تشير المقدمة إلى غرض الرسالة وسببها، وتوفر رابطًا للوثيقة التي كانت بمثابة نقطة البداية لهذه الرسالة؛

يصف الجزء الرئيسي الوضع، ويقدم تحليلاً للوضع والحجج.

تعتمد طبيعة الدليل على اتجاه الرسالة: على سبيل المثال، الإقناع بالحضور إلى مؤتمر، أو الاستثمار في مشروع، أو شراء منتج؛

وفي الختام يتم استخلاص الاستنتاج بناءً على ما سبق: العرض، الطلب، الرفض، الرغبة، إلخ.

قبل نص الرسالة، يتم دائمًا وضع عنوان مهذب للمرسل إليه (على سبيل المثال، "عزيزي سيرجي ميخائيلوفيتش!") وأيضًا في بداية النص أو في نهايته توجد صيغة مجاملة تم وضعها وفقًا للشرائع من المراسلات التجارية. عادة ما تبدأ صيغ المجاملة على النحو التالي: "أعرب عن امتناني للمساعدة المقدمة... / امتناني للدعوة... / أتمنى التعاون المثمر...". عند كتابة هذا النوع من الرسائل، يتم ملاحظة أسلوب العمل. مميزاته: الإيجاز، الوضوح، عدم الغموض، استخدام المصطلحات، اللهجة المحايدة، التوحيد.

صعوبات في كتابة الرسائل التجارية

كن على دراية جيدة بالمرسل إليه والمعلومات التي لديه بالفعل بشأن سؤالك؛

معرفة قواعد اللغة الروسية وخصائص أسلوب العمل: صيغ اللغة، وقواعد تكوين الجمل، وما إلى ذلك؛

الاستخدام الصحيح والملائم للمصطلحات؛

الصواب في مخاطبة المرسل إليه.

كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.

يمكن أن تساعدك القواميس وعينات كتابة الرسائل التجارية على التعامل مع هذه المهمة بنفسك. ولكن إذا لم يكن هناك ما يكفي من الموظفين المختصين أو الوقت للتحضير لكتابة الرسائل التجارية، فيمكن لوكالة مهنية تقديم هذه الخدمة. سيساعدك المتخصصون في وكالة الاتصالات Comagency على تطوير ترويسة الشركة، وجمع المستندات اللازمة لحجة مقنعة، وكتابة خطاب عمل مختص وقابل للعرض، وبالتالي تحسين صورة مؤسستك.

كيف تتعلم كتابة الرسائل التجارية

شاهد الفيديو أدناه، الذي يشرح بسهولة وبساطة كيفية تعلم كيفية كتابة الرسائل التجارية، ويقدم توصيات وممارسات واضحة ومفهومة للتدريب:

ما هي خططك للاستعانة بمصادر خارجية في عام 2017؟

خطاب الخدمةهو اسم عام للوثائق ذات المحتويات المختلفة التي تكون بمثابة وسيلة للتواصل مع المؤسسات والأفراد، والإبلاغ عن شيء ما، والإخطار عن شيء ما.

يتم إعداد رسائل العمل لإبلاغ المراسل، وإبلاغه بالمعلومات التي قد تكون في غاية الأهمية بالنسبة له، ويتم كتابة الرسائل من أجل الحصول على المعلومات اللازمة، من أجل إقامة اتصال، وإقامة اتصالات تجارية، بحيث تكون في المستقبل يكون من الممكن القيام بأنشطة مشتركة، وإجراء المعاملات، وما إلى ذلك. تعد رسالة الأعمال وسيلة لتبادل المعلومات السريع في تنفيذ الأنشطة المشتركة. يمكن استخدام الرسالة كتأكيد للاتفاقات الشفهية، كضمان للالتزامات المتعهد بها، كشرط للوفاء بالشروط المفترضة، كتذكير. بالإضافة إلى ذلك، في أي من هذه الحالات، يكون خطاب العمل دائمًا وسيلة لتقديم الشركة. كما أن الانطباع الأول عن الشخص يحدد الموقف تجاهه لفترة طويلة، فإن شكل الرسالة، والمظروف، وتصميم الرسالة، وأخيرا النص يمكن أن يكون له تأثير إيجابي أو سلبي على متلقي الرسالة. خطاب. لذلك، إذا كنت تريد أن يكون هذا التأثير مناسبًا، فيجب أن يكون خطاب العمل خاليًا من العيوب من جميع النواحي.

لا ينبغي أن تكون رسالة العمل طويلة. في علاقات العمل، كل دقيقة ثمينة، لذلك تحتاج إلى التعبير عن أفكارك بإيجاز وبساطة ووضوح. يجب أن تحتوي الرسالة فقط على المعلومات ذات الصلة المباشرة بالقضية. يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بشكل منطقي وواضح ومفهوم. في خطاب العمل، يجب عليك استخدام لغة معقدة ومفاهيم معقدة، ويجب ألا يكون خطاب العمل جافًا، بل يجب أن يثير اهتمام المرسل إليه. في الوقت نفسه، هذا لا يعني أن الرسالة يجب أن تكون عاطفية، وأقل تعبيرا بكثير. حتى لو كان الوضع نفسه متوترا للغاية، مما يسبب مخاوف أو مخاوف خطيرة، في الرسالة، يجب تقييد العواطف، ويجب أن تكون نغمة الرسالة هادئة ومحايدة ظاهريا. علاوة على ذلك، لا يجوز الألفة في الرسالة. طريقة المحادثة في التواصل والأسلوب غير الرسمي ليست مخصصة لكتابة الأعمال.

تنطبق المتطلبات التالية على الرسائل التجارية:

- يتم إعداد خطاب عمل على نموذج خاص - نموذج خطاب (بالنسبة لأنواع أخرى من المراسلات، يمكن أيضًا استخدام النماذج الخاصة: نماذج البرقية، نماذج رسائل الفاكس، نماذج الرسائل الهاتفية)؛

- يجب أن يتوافق تنسيق خطاب العمل مع GOST R 6.30-2003؛"

- يتم توقيع خطاب العمل من قبل رئيس المنظمة أو نائبه أو مسؤول آخر وفقًا لتوزيع المسؤوليات بين الإدارة المقبولة في المنظمة؛

- يجب أن تكون الرسالة مخصصة لمسألة واحدة، ولا يمكن النظر في عدة قضايا في الرسالة إلا إذا كانت هذه القضايا مترابطة وسيتم اتخاذ قرار واحد بشأنها؛

- يجب ألا يكون حجم الرسالة كبيرًا (معظم الرسائل - ما يصل إلى صفحة واحدة من النص، وفقط في الحالات الاستثنائية التي تتطلب وصفًا وتحليلاً مفصلاً، قد تحتوي الرسالة على أكثر من صفحة واحدة من النص)؛

- يجب الرد على رسالة المبادرة (طلب، استفسار، طلب، إلخ)؛

- يجب كتابة خطاب العمل بشكل صحيح، بدقة، دون تصحيحات؛

- يجب أن يحتوي خطاب العمل على معلومات موضوعية حول الأحداث والحقائق المقدمة، وإذا لزم الأمر، يجب أن يحتوي على مواد توضيحية وتكميلية.

يتم استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر لإعداد وتنسيق الرسائل التجارية. تتطلب الطبيعة الرسمية للمراسلات التجارية وأخلاقيات الاتصال التجاري إنتاجًا عالي الجودة للمستندات على أجهزة الطباعة، ويجب مراعاة ما يلي:

- أسلوب تصميم مستند موحد؛

- الأحجام المحددة لمجالات الخدمة؛

- الموقع الصحيح للمرسل إليه والتوقيع والتاريخ ورقم التسجيل والتفاصيل الأخرى؛

- مسافات بادئة متساوية للفقرة إذا كانت الفقرة تبدأ بخط أحمر؛

- بصمات العلامات الواضحة والواضحة؛

- خط مستقيم من الخطوط والحروف؛

- مسافات متساوية بين الحروف والحروف والأرقام.

إن إعداد الوثائق المرسلة عبر قنوات الاتصالات له خصائصه الخاصة ويتضمن:

- وجود رؤوس الخدمة؛

- الحد من حجم الرسالة؛

- استخدام مجموعة محددة ومحددة من الاختصارات؛

- التسجيل وفقاً للقواعد التي تحددها سلطات الاتصالات.

ويترتب على كل ما سبق أن تأليف النص وتصميم الرسالة يتطلب أسلوباً إبداعياً. يجب ألا يكون كل متخصص مختصًا في مجال نشاطه فحسب، بل يجب أيضًا أن يكون متعلمًا، ويتقن مهارة صياغة الأفكار وإضفاء الطابع الرسمي عليها في إطار متطلبات الوثائق التنظيمية الحالية. إن المبادئ النظرية، بغض النظر عن مدى تقديمها بشكل كامل، تتطلب من أجل استيعابها وتطبيقها العملي عرض نماذج وعينات وأمثلة لتطبيقها المحدد.

مهارات المراسلة، كقاعدة عامة، يتم تطويرها مع الخبرة، لذلك يحتاج كاتب الرسالة إلى دراسة المراسلات السابقة للمنظمة بعناية، واستخدام الرسائل التي سبق تجميعها من قبل المتخصصين كعينات، ودراسة قواعد المراسلات، وتحليل ميزات تأليف نصوص الرسائل في موضوع المنظمة مع مراعاة أهدافها وغاياتها وأنشطتها المحددة. تلعب الثقافة العامة للشخص ومعرفته ومهاراته ونظرته دورًا مهمًا، لذلك من المهم جدًا العمل باستمرار على الذات وتحسين الثقافة العامة، بما في ذلك ثقافة التواصل التجاري وثقافة الكلام.

يتضمن إعداد الرسالة المراحل التالية:

دراسة جوهر القضية؛

جمع المعلومات الضرورية، بما في ذلك من المراسلات السابقة؛

إعداد مسودة الرسالة؛

الموافقة على المشروع (إذا لزم الأمر)؛

التوقيع من قبل المدير .

يتم إعداد مسودات الرسائل من قبل المنفذين نيابة عن رئيس المؤسسة.

يتم إعداد خطابات العمل على ترويسة وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، كقاعدة عامة، مع وضع زاوي للتفاصيل الدائمة ("الختم"). يتم استخدام النماذج ذات الترتيب الطولي للتفاصيل الدائمة للرسائل بشكل أقل تكرارًا، وذلك بشكل رئيسي من قبل السلطات والمنظمات العليا. يتم استخدام تنسيقات A4 و A5. يتم استخدام تنسيق A5 إذا كان الحرف لا يتجاوز 7-8 أسطر.

تتم طباعة الصفحة الأولى من الرسالة على الورق ذي الرأسية، والباقي - على أوراق فارغة من ورق A4.

يجب إعداد الرسالة في نسختين على الأقل.

يتم إعداد النسخة الأولى على ورق ذي رأسية وإرسالها إلى المرسل إليه، ويتم طباعة النسخة الثانية (وتسمى نسخة) على ورقة فارغة وتقديمها كدليل على العمل المنجز.

عند إعداد الرسائل التجارية، يتم استخدام التفاصيل التالية:

- شعار الدولة للاتحاد الروسي؛

- شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي؛

- شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)؛

- رمز المنظمة؛

- رقم تسجيل الدولة الرئيسي (OGRN) للكيان القانوني؛

- رقم تعريف دافع الضرائب / رمز سبب التسجيل (TIN/KPP)؛

- رمز نموذج الوثيقة؛

- اسم المنظمة؛

- معلومات مرجعية عن المنظمة؛

- تاريخ الوثيقة؛

- رقم تسجيل الوثيقة؛

- المرسل إليه؛

- القرار؛

- عنوان النص؛

- علامة التحكم؛

- نص الوثيقة؛

- علامة حول وجود التطبيق؛

- التوقيع؛

- الموافقة على وثيقة التأشيرة؛

- طبعة الختم؛

- ملاحظة حول المؤدي؛

- مذكرة بشأن تنفيذ الوثيقة وإرسالها إلى الملف؛

- مذكرة بشأن استلام الوثيقة من قبل المنظمة؛

- معرف النسخة الإلكترونية من الوثيقة.

يمكن تقسيم التفاصيل المدرجة إلى ثلاث مجموعات:

- تفاصيل نموذج الرسالة: شعار دولة الاتحاد الروسي؛ شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي؛ شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)؛ رمز المنظمة؛ رقم تسجيل الدولة الرئيسي (OGRN) للكيان القانوني؛ رقم تعريف دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل (TIN/KPP)؛ رمز نموذج الوثيقة؛ اسم الشركة؛ معلومات مرجعية عن المنظمة؛

- التفاصيل المستخدمة عند إنشاء خطاب عمل: الإشارة إلى رقم التسجيل وتاريخ المستند؛ وجهة؛ عنوان النص؛ نص؛ علامة على وجود التطبيق؛ إمضاء؛ الموافقة على وثيقة التأشيرة؛ ختم؛ علامة على المؤدي.

- التفاصيل المستخدمة عند التعامل مع خطابات العمل والضرورية لتنظيم تدفق المستندات وتنفيذ الرسائل وتنظيم الرسائل وتنظيم تخزينها: تاريخ المستند؛ رقم تسجيل الوثيقة؛ دقة؛ عنوان النص؛ علامة التحكم ملاحظة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى الملف؛ مذكرة عند استلام المنظمة للوثيقة ؛ معرف النسخة الإلكترونية من الوثيقة.

يتكون نص الرسالة غالبًا من جزء تمهيدي وجزء رئيسي. ويبين الجزء التمهيدي أسباب إعداد الرسالة، مصحوبة بإشارات إلى الوقائع والتواريخ والمستندات. يوضح الجزء الرئيسي من الرسالة الغرض الرئيسي منها (العرض، الرفض، الطلب، الضمان، وما إلى ذلك).

نص الرسالة مكتوب بضمير المتكلم بصيغة الجمع: "نحن نسأل...، نرسل..."، أو بضمير المخاطب المفرد - "تعتبر المؤسسة...، وقد أخذت المنظمة في الاعتبار...".

إذا كانت الرسالة مكتوبة على الورق الرسمي لرئيس المنظمة، فعادة ما يتم كتابة النص بضمير المتكلم المفرد: "أعرض...، أسأل...".

قد يبدأ نص الرسالة بالاستئناف.

هذا الجزء الصغير من النص مهم للغاية لأغراض التواصل. الرسالة المختارة بشكل صحيح لا تجذب انتباه المرسل إليه فحسب، بل تحدد أيضًا النغمة الصحيحة للمراسلات وتساعد في إنشاء علاقات تجارية والحفاظ عليها. يتم تحديد أهمية الاستئناف من قبل مؤلف الرسالة، ويسمح لك الاستئناف بتأمين المستمع. تستحق علامة الترقيم التي تلي العنوان اهتمامًا خاصًا. الفاصلة بعد العنوان تعطي الحرف طابعًا غير رسمي، بينما تؤكد علامة التعجب على الأهمية والطابع الرسمي. تتم طباعة الاستئناف بطريقة مركزية.

عزيزي ميخائيل بتروفيتش!

السيدة بتروفا!

عزيزي السيد سميرنوف!

السيد الرئيس!

زملائي الأعزاء!

تتكون الرسالة عادة وفقا للمخطط التالي: المقدمة، الجزء الرئيسي، الاستنتاج.

"وفقًا لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 27 يونيو 2003 رقم 620 "بشأن الموافقة على اللائحة التنفيذية النموذجية...".

يحتوي الجزء الرئيسي على وصف للحدث والوضع الحالي وتحليلها والأدلة المقدمة.

تمثل خاتمة الرسالة استنتاجات في شكل طلبات ومقترحات وآراء ورفض وتذكيرات.

يجب أن تستخدم الرسائل فقط الاختصارات والتسميات والمصطلحات المقبولة رسميًا. يجب أن تتوافق أسماء المؤسسات والمنظمات والمناصب والألقاب ووحدات القياس والأسماء الجغرافية وغيرها تمامًا مع الأسماء الرسمية.

قد ينتهي الجزء الأخير من النص بتوقع تلبية الطلب، وكذلك بصيغة المداراة:

قد تحتوي الرسالة على جزء أخير واحد فقط.

يتم طباعة ملاحظة حول وجود المرفقات على فترتين أسفل نص الرسالة من الحد الأيسر لحقل النص إذا كان الحرف يتضمن مرفقا به.

يتم فصل التوقيع عن النص بمسافة ثلاثة أسطر.

يتم إصدار تأشيرات الموافقة على نسخة من الرسالة المتبقية في الملف. يتم وضع التأشيرات في أسفل الرسالة.

تتم طباعة مذكرة المنفذ على الجزء الأمامي أو الخلفي من الورقة الأخيرة من المستند على الجانب الأيسر من المستند.

تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيعها.

يتم توقيع الخطابات من قبل المسؤولين وفقًا لتوزيع المسؤوليات وتحديد حقهم في التوقيع على المستندات في اللوائح الخاصة بالوحدات الهيكلية والوصف الوظيفي.

قبل صفة "التوقيع" قد تكون هناك أيضًا صيغة التأدب، والتي تطبع من الفقرة وتفصل عن الموضع بفاصلة، على سبيل المثال:

قد تبدو صيغة المداراة كما يلي:

تفضلوا بقبول فائق الاحترام، …

أطيب التمنيات، …

مع خالص الشكر،...

بإخلاص، …

يشهد الختم على صحة توقيع المسؤول على المستندات التي تثبت حقوق الأشخاص، وتسجيل الحقائق المتعلقة بالموارد المالية والمادية، وما إلى ذلك. ويشهد الختم على الرسائل التي تحتوي على التزامات (خطابات الضمان)، والتي تؤكد الحقائق والأحداث وخطابات التمويل محتوى.

قد تحتوي بصمة الختم على الوثيقة على جزء من المسمى الوظيفي، ولكن ليس توقيع المسؤول. يجب أن تكون بصمة الختم الملصقة واضحة للقراءة.

يظهر تخطيط خطاب العمل في الشكل. 7.

إذا كان نص الرسالة يتكون من فقرتين أو أكثر، فإن الرسالة تبدأ بالحرف الخامس (من سطر الهامش). يمكن طباعة النص الذي لا يحتوي على فقرات مباشرة من الهامش الأيسر.

يجب أن يتضمن نص الرسالة ثلاثة عناصر هيكلية: جزء تمهيدي يوضح سبب كتابة الرسالة؛ الجزء الإثباتي؛ الجزء الأخير، الذي يحدد الطلب والموافقة والرفض وما إلى ذلك.

من الممكن الترتيب العكسي لهيكلة الرسالة: يتم تقديم الجزء الأخير قبل الجزء الإثباتي. هذا الإجراء نموذجي للرسائل الواردة من المنظمات العليا.

الملحق: على ... ورقة، في ... نسخة.

مسمى وظيفي

رأس (إمضاء)وعن.

مسمى وظيفي

(إمضاء) I. O. الاسم الأخير

00.00.0000

المؤدي (I.O. اللقب)

الهاتف (000 00 00)

معرف النسخة الإلكترونية من الوثيقة

الشكل 7. تخطيط الرسالة التجارية

تاريخ النشر: 19-10-2014; إقرأ: 6692 | انتهاك حقوق الطبع والنشر للصفحة

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0.008 ثانية)…

خطة الكتابة

1. في العبارة التمهيدية الأولى، أبلغ عن الغرض من رسالتك التي تقدم شركتك أو منتجك أو خدماتك.

أكتب إليكم لتقديم شركتنا.

أكتب إليكم لتقديم شركتنا.

يسعدني جدًا أن أعرض شركتنا.

ويسرني أن أعرض شركتنا.

بعد محادثتنا الهاتفية، يسعدني جدًا أن أكتب لكم المزيد عن شركتنا ومنتجاتها.

لمواصلة محادثتنا الهاتفية، يسعدني جدًا أن أخبركم المزيد عن شركتنا والمنتجات التي تنتجها.

بالإشارة إلى محادثتنا الهاتفية بتاريخ 19 مايو بخصوص البرامج التعليمية، يسعدني جدًا إبلاغكم بذلك.

وفقًا لمحادثتنا الهاتفية بتاريخ 19 مايو، بخصوص البرامج التدريبية، يسعدني جدًا إبلاغكم بذلك.

أكتب إليكم بخصوص…

أكتب لك عن...

بالإشارة إلى محادثتنا الهاتفية هذا الصباح، أكتب إليكم للتأكيد...

وفقاً لمحادثتنا الهاتفية هذا الصباح، أكتب إليكم للتأكيد...

أكتب إليكم بخصوص…

أكتب إليكم بخصوص...

ربما تتذكر أننا التقينا وتبادلنا العناوين في معرض CeBIT’2004 في هانوفر.

ولعلكم تتذكرون أننا التقينا في معرض CeBIT 2004 في هانوفر وتبادلنا العناوين.

نحن شركة تستورد الأدوات للأسواق الصناعية والأسواق التي يتم تصنيعها بنفسك.

تستورد شركتنا أدوات للصناعة وسوق المستهلكين DIY.

2. قم بإدراج المزايا والابتكارات والمزايا الرئيسية للمنتج والخدمات المقترحة.

هذه طبعة جديدة تمت مراجعتها وتتضمن أكثر من 20 صورة جديدة.

هذه طبعة جديدة منقحة تتضمن أكثر من 20 صورة جديدة.

3. تحديد شريحة السوق التي تقترح تقديم منتجك فيها. تحديد العملاء المحتملين.

عملاؤنا هم رواد الأعمال الصغار.

مستهلكونا هم أصحاب المشاريع التجارية الصغيرة.

نحن نعمل من أجل المراهقين.

نحن نعمل من أجل المراهقين. نحن ننتج منتجات للمراهقين.

نحن نفترض أن منتجاتنا ستكون ذات فائدة للعائلات الشابة والأشخاص ذوي مستوى الدخل المنخفض إلى حد ما.

نحن نعتقد أن منتجاتنا ستكون ذات فائدة للعائلات الشابة والأشخاص ذوي الدخل المنخفض إلى حد ما.

4. تقديم اقتراح محدد للتعاون: البيع بالجملة أو التجزئة، اتفاقية الترخيص، إنشاء شبكة توزيع، إلخ.

نحن مهتمون بشكل خاص بعلاقات العمل طويلة الأمد.

نحن مهتمون بشكل خاص بعلاقات العمل طويلة الأمد.

نحن نبحث عن شركات ألمانية لإنشاء سلسلة من تجار التجزئة.

نحن نبحث عن شركات ألمانية لإنشاء شبكة بيع بالتجزئة.

في الواقع نحن مهتمون باتفاقيات الترخيص فقط.

في الواقع، نحن مهتمون فقط باتفاقيات الترخيص.

5. إذا كنت تقوم بإرفاق عينات من المنتجات، فيجب عليك توضيح المنتجات الموجودة في السلسلة المعروضة.

أرفق 5 نسخ من البرنامج المذكور أعلاه.

أرفق 5 نماذج من البرامج المذكورة أعلاه.

يرجى الاطلاع على الوحدات الثلاث المرفقة من "Smart Styler" للتقييم.

تم تضمين 3 عينات من منتج Smart Styler للاختبار والتقييم.

6. التعبير عن استعدادك للإجابة على جميع الأسئلة التي قد تطرأ أثناء عملية تقييم المنتج.

إذا كان هناك أي معلومات إضافية تحتاجها، يرجى الاتصال بنا.

يرجى إعلامنا إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات.

سيكون من دواعي سرورنا تقديم أي معلومات إضافية تحتاجها.

سنكون سعداء بتزويدك بأي معلومات تحتاجها.

من فضلك لا تتردد في الاتصال إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية.

يرجى إعلامنا إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات.

7. أنهِ الرسالة بعبارة قياسية تعبر عن الأمل في التعاون.

اتمنى ان اسمع منك قريبا.

نحن نتطلع الى الاستماع منك.

نأمل أن نسمع منك قريبا.

ونحن نتطلع إلى العمل معكم.

ونحن نتطلع إلى العمل معا.

وسنكون ممتنين للرد المبكر.

سنكون سعداء لتلقي ردكم السريع.

الأمل في التعاون في المستقبل.

ونحن نتطلع إلى العمل معا. نتطلع إلى العمل معا.

8. توقيعك واسمك ومنصبك

قاعدة ذهبية:

أنت بحاجة إلى سرد جميع الإنجازات والمزايا التي حققتها شركتك ومنتجك وخدمتك وإنجازاتك الشخصية بأمانة، دون مبالغة لا مبرر لها. يمكن التحقق من أي معلومات بسهولة.

قاعدة ذهبية:

يجب كتابة خطاب العمل الرسمي كرسالة شخصية موجهة إليه وحده، وهو المستلم. لا عبارات رسمية باردة!

إن الأعمال التجارية العالمية بأكملها مبنية على العلاقات الشخصية، ويجب أن تُبنى!

قاعدة ذهبية:

يجب أن تكون الرسالة غنية بالمعلومات وموجزة ولا تستغرق أكثر من صفحة واحدة. تذكر أنه لن يقرأ أحد أكثر من صفحة واحدة. يجب أن تنتهي الرسالة ببيان مباشر لما تتوقعه من هذه الشركة. هذه هي العبارة الأخيرة التي سيتم تذكرها أكثر من غيرها.

قاعدة ذهبية:

عند كتابة أي رسائل، يجب عليك دائمًا الاسترشاد بالصيغة:

KISS = اجعلها قصيرة وبسيطة

مثال 1. تمثيل شركة تقوم بتطوير برامج الكمبيوتر التعليمية.

يسعدني جدًا أن أقدم لكم شركتنا ومنتجاتها البرمجية للتعاون المحتمل مع شركتك.

تحتوي إصداراتنا البرمجية التفاعلية "المفتوحة" على أحدث إنجازات التقنيات الحديثة وتجعل العملية التعليمية جذابة وفعالة للغاية. هذه النسخة "المفتوحة" عبارة عن مزيج فريد من إمكانيات الاستماع وقراءة النصوص وإجراء تجارب الكمبيوتر وحل مجموعة من المشكلات. أود أن أشير إلى أنه لا توجد مثل هذه المنتجات البرمجية التعليمية عالية الجودة في السوق الألمانية في الوقت الحالي.

يوصى بشدة بالإصدار "المفتوح" لطلاب المدارس الثانوية والجامعات وكذلك للتعليم الذاتي.

تتضمن هذه النسخة "المفتوحة" في الوقت الحالي:

"الفيزياء المفتوحة" (جزءان، قرصان مضغوطان)، الألمانية/الإنجليزية/الروسية/الفرنسية، و

"Open Math" (6 أجزاء، 6 أقراص مضغوطة) الألمانية/الإنجليزية/الروسية/الفرنسية.

تم تطوير البرنامج المذكور أعلاه بواسطة شركة Open Learn Inc. (الولايات المتحدة الأمريكية) – شركة ماثيماتيك المحدودة. (روسيا) وتستخدم على نطاق واسع في الولايات المتحدة الأمريكية وروسيا وأوروبا.

وبما أن أعمالنا تتوسع في الجزء الناطق باللغة الألمانية من أوروبا، فإننا مهتمون بإقامة اتصالات طويلة الأمد مع تجار تجزئة البرمجيات الألمان ونعتبر Media Surep-Market واحدة من أفضل الشركات.

لذلك، يرجى الاطلاع على المجموعة "المفتوحة" المرفقة لمراجعتك وتقييمك.

أنا أتطلع إلى الاستماع منك قريبا.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

مثال 2.

هل ستهتم "Seans Printers" بتسويق خراطيش الحبر الجديدة والمثيرة من "حبر قوس قزح الروسي"؟

لقد قمت بتطوير وامتلاك جميع الحقوق الخاصة بخراطيش الحبر المثالية لـ "Seans Printers" والتي أشعر أنه يمكن بيعها بشكل جيد بشكل استثنائي في صناعة الطابعات مثل صناعتك.

توفر خرطوشة الحبر الجديدة مجموعة متنوعة من المزايا لمستخدميها.

ألوان الحبر طازجة ومشرقة تمامًا.

الخرطوشة نفسها هي بنفس حجم العنصر الذي تستخدمه الآن، ولكنها تحتوي على ألوان مختلفة أكثر بمرتين.

جودة الطباعة أعلى مقارنة بالنماذج الحالية التي استخدمتها.

أعتقد بصدق أن هذا المنتج سوف يتناسب بشكل جيد مع الأسعار الواقعية وقنوات التوزيع القوية التي يبدو أنها السمة المميزة لـ "Seans Printers".

هذه الرسالة ليست محاولة واسعة النطاق لجذب أي شخص وكل شخص مهتم بخرطوشة الحبر الجديدة.

يتم إرسالها فقط إلى "Seans Printers"، وسأكون ممتنًا حقًا لعودتك إليّ في أقرب وقت ممكن حتى نتمكن من مناقشة آفاق هذه المشكلة بشكل أكبر.

يرجى النظر في خرطوشة الحبر الجديدة واسمحوا لي أن أعرف أفكارك!

مثال 3.

اقتراح لإنتاج وبيع منتج في روسيا مملوك لشركة أجنبية.

أود استكشاف إمكانية القيام ببعض الأعمال مع شركتك.

لقد قمت مؤخرًا بزيارة بوسطن وكنت بحاجة إلى بعض الألعاب كهدية لاستخدامي الشخصي. لقد اشتريت "الصندوق القابل للتعلم الذاتي" الذي طورته شركتك وقد قام بما احتاجه بالضبط.

خطرت ببالي فكرة أنه إذا تم تغليف هذا المنتج بشكل صحيح ووضع علامة عليه بشكل صحيح، فقد يكون أداة ترويجية فعالة للغاية، على الأقل للتعليم.

أقترح إنتاج منتجك وتعبئته، إلى جانب المنتجات التكميلية، وبيعه في روسيا مبدئيًا لعملائنا في مجال المكتبات والمكتبات. نحن نعتقد أن هذا النهج المباشر لبيع منتجك من شأنه أن يساعد في إنشاء بعض العلاقات المهمة طويلة المدى.

أود أن أعرف ما الذي يمكن التوصل إليه من خلال اتفاقية حقوق الملكية/الترخيص لاستخدام "الصندوق القابل للتعلم الذاتي". كوسيلة بديلة لبيع منتجك، يمكن أن تكون هذه طريقة ممتازة للوصول إلى "الأدوات السحرية" و"الصندوق القابل للتعلم الذاتي" إلى السوق الروسية غير المستغلة في الوقت الحالي.

انا اقدر افكارك.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

مثال 4.

عرض للعثور على ناشر في الخارج لكتاب لمؤلف روسي.

كمتابعة لمناقشتنا بالأمس، أرفق طيه نسخة من كتابنا "الأسواق الناشئة" الذي نشرته مطبعة موسكو للأعمال. وقد استقبلته الصحافة بشكل جيد للغاية.

وبحلول ربيع عام 1999، سيكون الكتاب قد نُشر بأربع لغات: الروسية والصينية والدانمركية والسلوفينية. وكما ذكرت لك، أود بشدة أن أرى أيضًا طبعة أمريكية. أعتقد أن إصدار الأسواق الناشئة سيكون في الوقت المناسب جدًا في الولايات المتحدة الأمريكية. هل يمكنك مساعدتي في العثور على ناشر جيد؟ سأكون في غاية الامتنان.

ومع تطور هذا التعاون؛ وأود أيضًا أن أبحث في إمكانية التحدث مع بعض زملائك في مطبعة بيرغامون في نفس الموضوع.

هل تعتقد أنه سيكون هناك اهتمام؟

إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

مع أطيب التحيات،

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

مثال 5.

عرض لتلقي التعليم التجاري بالمراسلة.

عزيزتي السيدة فانكوفر

شكرًا لك على اهتمامك بكلية إدارة الأعمال بالجامعة العالمية المفتوحة.

توفر كلية إدارة الأعمال تطويرًا إداريًا مصممًا للأشخاص الذين يعملون بدوام كامل. عند اختيار هذا النوع من البرامج، ستتمكن من التركيز على مؤسستك ووضعك كأساس للمهمة العملية، مع اكتساب نظرة ثاقبة على المنظمات والصناعات الأخرى من دراسات الحالة ومن التفاعل مع مجموعة الدراسة المحلية الخاصة بك.

الجامعة العالمية المفتوحة هي الجامعة الرائدة عالميًا في "التعلم المفتوح المدعوم". تتمتع بخبرة وتجربة أكثر من أي جامعة أخرى في توفير تعليم فعال وعالي الجودة للبالغين في العمل بدوام كامل.

ترتبط برامجنا بعملك وحياتك المهنية، وتضمن المرونة، حيث تتعلم بوتيرة تتناسب مع التزاماتك الأخرى.

الجامعة العالمية المفتوحة هي جامعة حكومية بريطانية معترف بها، ويتم اعتماد ماجستير إدارة الأعمال في كلية إدارة الأعمال من قبل AMBA، التي تعتمد فقط أفضل 30% من جميع برامج الماجستير في إدارة الأعمال في Europeam.

قبل اتخاذ قرار بشأن خطوتك التالية، استفد من خدماتنا الاستشارية المحلية! نحن نقدم أمسيات معلوماتية منتظمة في موسكو وسانت بطرسبرغ أو اختيار موعد شخصي في الوقت المناسب لك.

مثال 6. الرد على إعلان في إحدى الصحف حول عرض لتمثيل شركة روسية في الولايات المتحدة الأمريكية.

رد: إعلانك في مجلة الأعمال الأسبوعية

علمت من مجلة Business Weekly أنك مهتم بتمثيل الشركات الروسية في الولايات المتحدة.

شركتنا ليست ممثلة بعد في الولايات المتحدة الأمريكية. في العام الماضي قمنا بتكليف معهد أبحاث السوق للتحقيق في السوق هناك لمبيعات منتجاتنا. وكانت نتائج الدراسة مشجعة للغاية، ولذلك فإننا نبحث الآن عن ممثل في هذه المنطقة.

كتبت مجلة بيزنس ويكلي بشدة عن إنجازاتك كشركة ناشئة جديدة، لذلك أعتقد أنه يمكننا التعاون بنجاح.

لذا، هل يمكن أن تسمحوا لي بالحصول على بعض المراجع وقائمة بالشركات التي تمثلونها؟

يرجى إرسال المراجع لي عبر البريد أو الفاكس، بالإضافة إلى اسم ورقم هاتف جهة الاتصال التي يمكنني مناقشة المشروع معها بالتفصيل.

مع الأمل في التعاون في المستقبل.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

التمرين 1. عرض تمثيل شركة أجنبية في روسيا.

فيما يلي نص الرسالة التي تعرض خدمات التمثيل من قبل شركة روسية لشركة أجنبية معينة. نص الرسالة مقسم بأي شكل من الأشكال. باستخدام الخطة المذكورة أعلاه لتكوين مثل هذه الحروف، قم بإنشاء صيغة حرف لحرف حقيقي. تحقق من النتيجة بالضغط على زر "التحقق".

عزيزي السيد هيثرو

د. إذا كنت مهتمًا بالتمثيل في روسيا، فأنا واثق من أنك ستكون راضيًا عن خدماتنا.

ب. تعمل شركتنا "Soft-System" في مجال صناعة البرمجيات منذ أكثر من 10 سنوات، ونحن مهتمون جدًا بتمثيلكم وبيع برامج النظام الخاصة بكم في روسيا. يرجى إعلامنا إذا كنت مهتمًا بتوزيع برامجك في روسيا.

أ. لقد تلقينا عنوانك من فرع موسكو لغرفة التجارة الأمريكية.

ه. نرفق كتيبًا ومزيدًا من التفاصيل عن منظمتنا لمعلوماتك.

F. أنا أتطلع للسماع منك قريبا،

ج. نحن نمثل حاليًا شركتين أمريكيتين وشركة فرنسية ذات شهرة كبيرة هنا في روسيا. أود أن أشير إلى أننا نتمتع بنتائج مبيعات أعلى من المتوسط. نحن نوظف موظفين مبيعات مدربين تدريبا جيدا وفعالين، ولدينا أيضا مرافق ووسائل نقل كافية.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

الإجابة الصحيحة: أ، ب، ج، د، ه، و.

وفيما يلي النص المستعاد للرسالة.

مثال 7. عرض تمثيل شركة أجنبية في روسيا.

عزيزي السيد هيثرو

لقد تلقينا عنوانك من فرع موسكو لغرفة التجارة الأمريكية.

تعمل شركتنا "Soft-System" في مجال صناعة البرمجيات منذ أكثر من 10 سنوات، ونحن مهتمون جدًا بتمثيلكم وبيع برامج النظام الخاصة بكم في روسيا. يرجى إعلامنا إذا كنت مهتمًا بتوزيع برامجك في روسيا.

نحن نمثل حاليًا شركتين أمريكيتين وشركة فرنسية ذات شهرة كبيرة هنا في روسيا. أود أن أشير إلى أننا نتمتع بنتائج مبيعات أعلى من المتوسط. نحن نوظف موظفين مبيعات مدربين تدريبا جيدا وفعالين، ولدينا أيضا مرافق ووسائل نقل كافية.

إذا كنت مهتمًا بالتمثيل في روسيا، فأنا واثق من أنك ستكون راضيًا عن خدماتنا.

وعود: - عاجل الطيف (الخدمات)–واسعة، وخصومات–اقتراح مهم / غير مهم–بناءة، خلاف–كبيرة / غير هامة، الربحية–عالية / منخفضة، والحسابات–تمهيديأو أخيروما إلى ذلك وهلم جرا.

رسالة شكر للمورد

الرسالة رقم 1:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش,

يعرب عن امتنانه جمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"Delopis.ru"للتعاون متبادل المنفعة والمثمر لعدة سنوات.

شركتك هي شركة مثيرة للاهتمام حقًا للعمل معها، لأنها "ديلوبيس.رو"شركة تتطور بشكل ديناميكي للغاية وتقوم كل عام بطرح منتجات جديدة ذات جودة ممتازة في السوق. أود أن أشير بشكل منفصل إلى أنه بعد ستة أشهر فقط من دخول السوق، تمكنت من الفوز بعملائها الدائمين.

ونحن نتطلع إلى الإصدار.

ونأمل ذلك في القادم سبتمبر 2013معرض السنة جمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"Delopis.ru"سوف تسعدنا مرة أخرى بمنتجاتها الجديدة.

"ديلوبيس.رو"– هذا فريق من المحترفين الذين يمكنك التعامل معهم!

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الرسالة رقم 2:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش,

شركة "ديلوبيس.رو"هي الفائز المتكرر في مسابقات شراء المنتجات والخدمات لتلبية الاحتياجات الحكومية، وقد أثبتت نفسها كشريك مورد موثوق به.

لكامل فترة التعاون ابتداء من 2005 في العام، تم تنفيذ عمليات التسليم في الوقت المحدد وبالكامل.

وخلال سير العمل، أظهر موظفو الشركة مستوى عال من الاحتراف ومهارات الاتصال.

ونعرب عن امتناننا لسنوات عديدة من العمل المشترك ونتطلع إلى مزيد من التعاون المثمر.

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الرسالة رقم 3:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش,

وبهذه الرسالة نعرب عن امتناننا للشركة "ديلوبيس.رو"من أجل الالتزام بالمواعيد النهائية للتسليم في الوقت المناسب، وأعمال التركيب من قبل فريق من عمال التركيب المحترفين ذوي الخبرة الواسعة والكفاءة المهنية العالية في مجال عملهم. أود بشكل خاص أن أشير إلى الجودة العالية للمنتجات التي أثبتت أنها الأفضل طوال فترة التشغيل بأكملها.

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الرسالة رقم 4:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش,

تعرب الشركة عن امتنانها وتقديرها لك على الجودة العالية وتسليم المعدات في الوقت المناسب، وعلى نهجك اليقظ في أداء المهمة.

ونود أيضًا أن نعرب عن امتناننا الشخصي لرئيس القسم أليكسي ألكساندروفيتش سيمتشينكوللاحتراف والصبر والقدرة على حل المشكلات في أسرع وقت ممكن.

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الرسالة رقم 5:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش,

شكرًا جمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"Delopis.ru"لتسليم المنتجات في الوقت المناسب إلى مرافق إصلاح المدينة تفير.

لقد أثبتت نفسها كمورد موثوق به يقوم بشحن المعدات بالكامل وفي الوقت المحدد. تتميز المنتجات الموردة بجودة عالية باستمرار وقد اجتازت جميع الاختبارات والشهادات اللازمة.

وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر الدعم المعلوماتي لشركتنا، ويقدم الاستشارات المهنية حول مجموعة كاملة من المعدات الكهربائية.

نشكركم على تعاونكم واستجابتكم السريعة للمجلدات المذكورة. ونحن على استعداد لمواصلة العمل في المشاريع المشتركة.

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الرسالة رقم 6:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش,

وأشكر فريق الشركة "ديلوبيس.رو"ولكم شخصياً على التعاون الناجح والمثمر معنا في سوق البناء بالمدينة موسكو.

خلال فترة تعاوننا، الشركة "ديلوبيس.رو"لقد أثبتت نفسها كمورد موثوق للمنتجات عالية الجودة، وقادرة على أداء المهام المعقدة على مستوى احترافي عالٍ.

أتمنى مخلصًا لك ولشركتك الازدهار والمزيد من النجاح في تنفيذ المشاريع الجديدة.

بإخلاص،
بيتر بيتروف