كيف تستغل وقتك بشكل صحيح. ما الذي يجب أن تنفق عليه أموالاً طائلة. ركز بشكل كامل على ما تفعله الآن
بيئة الحياة: جميع سكان الكوكب متساوون في شيء واحد. بغض النظر عن الوضع المالي والوضع والخصائص الأخرى، كل شخص لديه نفس القدر من الوقت
جميع سكان الكوكب متساوون في شيء واحد. بغض النظر عن الوضع المالي والوضع والخصائص الأخرى، فإن كل شخص لديه نفس القدر من الوقت المتاح كل يوم. ومع ذلك، ليس كل شخص قادر على إدارة 24 ساعة بشكل صحيح.
تم تخصيص مجلدات كاملة لإدارة الوقت، ويتم تدريس مبادئها الأساسية من قبل العديد من الأشخاص الناجحين حقًا، الذين اقتنعوا مرارًا وتكرارًا بفعاليتها من خلال التجربة الشخصية.
ومع ذلك، هناك الكثير ممن لا يشكون حتى في وجود موضوع مثل نظرية إدارة الوقت. وفي الوقت نفسه، فإن تعلم كيفية استخدامه في حياتك الخاصة لن يؤذي أحداً.
كيفية إدارة الوقت
يتفق العديد من منظري إدارة الوقت، كقاعدة عامة، على عدة مبادئ أساسية، والتي بدونها يستحيل تعلم كيفية استخدام الوقت بشكل فعال. واحدة من القواعد الرئيسية هي التخطيط لشؤونك.يتعين على العديد من الأشخاص المعاصرين، الذين هم في حالة من ضغط الوقت الدائم، أن يتخيلوا بصريًا ما يتعين عليهم فعله بالضبط في كل يوم محدد.
للقيام بذلك، يجب عليك إنشاء قوائم المهام. يمكن أن تكون واسعة النطاق للغاية، ولن يكون هناك ما يكفي من الوقت لتنفيذها. من المؤكد أن مبادئ ما يسمى بمصفوفة أيزنهاور ستكون مفيدة هنا. ووفقا له، يتم تنظيم جميع الحالات وفقا لأهميتها وإلحاحها وتوزيعها على أربع فئات.
تنظيم الأولوياتبسيط. تتضمن المجموعة الأولى الأمور المهمة والعاجلة، والثانية – مهمة وغير عاجلة، والثالثة – غير مهمة وعاجلة، والرابعة (وتسمى أيضًا “سلة المهملات”) – غير مهمة وغير عاجلة. ومن الغريب أن الأولوية ستكون لمهام الفئة الثانية من الفئات المذكورة أعلاه. إذا ركز الشخص عليها بشكل خاص، فمن النادر للغاية - وحتى ذلك الحين ليس بسبب افتقاره إلى التنظيم - سيواجه مهام تتطلب إكمالًا سريعًا.
من الناحية العملية، يمكن أن تكون المهام المهمة غير العاجلة عبارة عن دورات دراسية أو دبلوم، والذي يجب على الطالب تقديمه في نهاية الفصل الدراسي. أو مهمة يكلف بها الموظف من قبل رؤسائه بموعد نهائي خلال شهر. إذا أخذتها على الفور وأكملتها ببطء، بينما تتعامل في نفس الوقت مع أمور أخرى أكثر إلحاحًا، فسيتم إكمالها منذ فترة طويلة بحلول الوقت المحدد. تحديد المواعيد النهائية- مبدأ آخر مهم.
مبدأ آخر معروف لإدارة الوقت هو الجمع بين المهام المختلفة.لسوء الحظ، كثير من الناس يقللون من شأنه. على سبيل المثال، يمكن لربة منزل فعالة تحميل الغسيل في الغسالة، والأطباق وأدوات المائدة المتسخة في غسالة الأطباق، وفي نفس الوقت التعامل مع الغداء/العشاء.
أيضًا، أثناء تحضير الطبق (إذا لم تكن بحاجة إلى مراقبته في الوقت الحالي)، يمكنك القيام بالتنظيف. أثناء انتظار فاكس مهم، لن يكون من الصعب على موظف المكتب، على سبيل المثال، إعداد عقد أو إعداد مستندات لشحن البضائع. بالفعل فيما يتعلق بمهمة مختلفة تمامًا عن قائمة المهام التي يجب علي القيام بها.
ما هي أخطاء من ليس لديه الوقت؟
في نفس الوقت، لا ينبغي أن تكون منشد الكمال سيئ السمعة.وبطبيعة الحال، ينبغي أن يتم أي مهمة بشكل جيد. ومع ذلك، هذا لا يعني أنهم بحاجة إلى "لعق" حرفيًا. هناك فجوة كبيرة بين أداء العمل بشكل جيد وإنهاءه بلا مبالاة، وليس من السهل تجاوزه.
أي شخص يريد أن يتعلم كيفية استغلال وقته بفعالية لا ينبغي أن يكون مدمن عمل أيضا.مما لا شك فيه، ستكون هناك مواقف يتعين عليك فيها البقاء لوقت متأخر في العمل، ولكن بالنسبة للشخص الذي يطبق قواعد إدارة الوقت بنشاط، فإن هذا نادرًا ما يحدث. بالإضافة إلى ذلك، سوف يتذكر أنه في نهاية يوم العمل من المهم أن يستريح عقليا وجسديا.
يجب قضاء المساء مع أفراد الأسرة والأصدقاء مع هوايتك المفضلة - باختصار، مع تلك الأشياء التي تجلب الرضا العقلي ولا تتعلق بعملك الرئيسي. ويجب عليك بالتأكيد تسليط الضوء الوقت الكافي للنوم.
ولا يقل أهمية عن ذلك التنظيم السليم لمكان العمل.يجب ترتيب جميع المستندات والعناصر الأخرى هناك بطريقة منظمة حتى تتمكن من العثور على ما تحتاجه بسهولة. بالإضافة إلى ذلك، يساهم الاضطراب في المساحة المحيطة في انخفاض كبير في الحماس والإنتاجية.
إذا كان لدى الشخص موظفين آخرين تابعين له، فهو الأمر يستحق تعلم التفويضله بعض المهام الموكلة إليه ومراقبة تنفيذها بشكل دوري. وبعد ذلك سيتم الانتهاء من العمل في الوقت المناسب، ولن تضطر إلى القلق كثيرًا بشأن هذا الأمر
إن الشخص الذي لم يفكر أبدًا في مدى فعالية استخدام وقته يواجه في النهاية موقفًا حيث لم يعد من الممكن الضغط على سلسلة لا نهاية لها من المهام، كل منها مهمة بطريقتها الخاصة، ليس فقط في ساعات العمل، ولكن أيضًا في تلك الساعات. 24 ساعة يتم من خلالها حساب اليوم. لكن اليوم التالي محفوف بأمور جديدة، بنفس القدر من الإلحاح، ويبدأ الشخص في فهم أن وضعه ميؤوس منه.
غالبًا ما يتم قضاء الكثير من الوقت في القيام بأعمال غير مجدية بشكل عام.
ربما واجه الجميع موقفًا مماثلاً مرة واحدة على الأقل في حياتهم. على وشك ضغط الوقت، وإدراك أنه ليس لدينا الوقت لفعل أي شيء، ونتيجة لذلك فقدان القدرة على التفكير بشكل معقول، نحن على استعداد للاستيلاء على كل شيء دفعة واحدة، على الرغم من أن حدسنا يخبرنا أن هذا لن يساعد على أي حال. أفضل ما يمكنك فعله في مثل هذه الحالة هو الهدوء والجلوس لمدة 15-20 دقيقة دون القيام بأي شيء. وبعد ذلك، تقبل حقيقة أنه لا يزال ليس لديك الوقت للقيام بشيء ما اليوم، وقم بإلقاء الضوء على تلك الأشياء التي لا يزال من الممكن القيام بها في الوقت المتبقي.
مجموعات الحالةقائمة الأشياء التي يجب القيام بها في اليوم لا تتضمن فقط اجتماعات العمل، والعمل مع الوثائق، والأشياء الأخرى المتعلقة بالواجبات المهنية للمدير. حتى لو كنت مدمن عمل يائسًا ومخلصًا لشركتك إلى ما لا نهاية، فيجب عليك، مثل أي شخص آخر، أن تأكل وتنام وترتاح في أوقات معينة. هذه أنشطة معتادة ومتكررة لا يمكن تجنبها وتستغرق وقتًا بالطبع.
وبصرف النظر عن الأنشطة اليومية الداعمة للحياة والتي يمكن التنبؤ بها بحكم تعريفها، لا يمر يوم تقريبًا دون حدوث شيء غير متوقع وعاجل في كثير من الأحيان.
مجموعة أخرى من الأنشطة التي يمكن تمييزها عند تنظيم يومك هي الأنشطة المخططة. تتضمن هذه الكتلة جزءا كبيرا مما يجب القيام به في العمل، بالإضافة إلى بعض الأشياء الصغيرة المنزلية، والتي هي أيضا مفيدة للغاية للتوزيع مقدما حسب الوقت ودرجة الأهمية.
لتوزيع جميع أنواع الأنشطة المذكورة بشكل صحيح على مدار يومك، يجب عليك أولاً أن تقرر بنفسك أي منها له أكبر أهمية وأيها أقل أهمية، أي أنك بحاجة إلى تحديد الأولويات.
يجب أيضًا أن يؤخذ احتمال حدوث أمور عاجلة في الاعتبار من قبل أولئك الذين يرغبون في استخدام وقتهم بعقلانية.
تجدر الإشارة إلى أنه في المنظمات التي يتم فيها إيلاء الاهتمام الكافي للتحفيز والنمو المهني الذي يعتمد على المساهمة الحقيقية للموظف في النجاح الشامل للشركة، عادة ما تكون الأهداف الشخصية والمؤسسية مترابطة ويتم تحقيق بعضها على حساب الآخرين.
تحديد الأولويات
تعتمد أولوية ظاهرة معينة لكل فرد في المقام الأول على أهداف الحياة التي يحددها هذا الشخص لنفسه. ولكن إذا كان يشغل منصبًا قياديًا في أي منظمة، فيجب عليه ربط أهدافه الشخصية بأهداف الشركة، وبناءً على ذلك، إنشاء قائمة بالأولويات التي يجب التركيز عليها أولاً.
إذا كانت أهدافك الشخصية تتضمن الرفاهية المالية والتقدم الوظيفي، فإن أضمن طريقة لتحقيق ذلك هي بذل كل جهد ممكن لتحقيق أهداف المنظمة التي تعمل بها بشكل فعال. وللقيام بذلك، عليك أن تتعلم كيفية تحديد ما تحتاج إلى قضاء الوقت فيه أولاً.
قائمة المجالات التي يمكن للمدير أن يحدد الأولويات فيها واسعة جدًا. ولكن بما أن المجالات الرئيسية لعمل المدير هي العمل مع الأشخاص والعمل مع المعلومات، فهي المجالات التي تحتاج إلى الاهتمام بها أولاً.
جهات اتصال شخصيةعند تحديد الأولويات في مجال الاتصالات الشخصية مع الأشخاص، يجب على المدير أولاً إعداد قائمة بالأشخاص الذين يتواصل معهم في أغلب الأحيان. من خلال تسجيل من اتصل به ولأي سبب (على سبيل المثال، في غضون أسبوع)، سيفهم المدير بوضوح أن العديد من جهات الاتصال لم تكن ذات فائدة. لكنه أضاع وقته في هذا!
"لصوص الوقت"الاتصالات الأكثر غير مثمرة هي مع الأشخاص الذين لا يستطيعون تقديم أي شيء إيجابي فحسب، بل يسعون أيضًا إلى تحويل مسؤولياتهم إلى أكتاف القائد. علاوة على ذلك، فإنهم يحفزون ذلك بالتحديد من خلال الرغبة في زيادة الكفاءة. "إيفان إيفانوفيتش، هل يمكنك الاتصال بالشركة N، وسوف يحلون هذه المشكلة معك بشكل أسرع بكثير مني، كموظف عادي." والآن لدى إيفان إيفانوفيتش، بالإضافة إلى مسؤولياته المباشرة كقائد، مهمة من مرؤوسه، الذي يبدو الآن أنه مدين له بشيء ما.
عند العمل مع الموظفين، يجب على المدير أن يوضح بوضوح وبشكل لا لبس فيه أنه حتى لو وافق على المساعدة، فإن هذه المشكلة لن تصبح مشكلته لمدة دقيقة.
مجموعة أخرى من المحاورين الذين من الأفضل استبعاد الاتصالات معهم هم أشخاص من الماضي.
من الضروري تذكير المرؤوس أنه أثناء العمل في المنظمة، يتلقى راتبا على وجه التحديد لحل مثل هذه المشكلات، ولا ينبغي لأحد غيره أن يكون مسؤولا عن حلها الناجح.
"ظلال من الماضي"زملاء الدراسة من المدرسة التي درست فيها ذات مرة، زملاء الدراسة من المعهد الذي تخرجت منه منذ فترة طويلة، زملاء من وظيفتك السابقة - كل هؤلاء أشخاص لم تعد لديك اهتمامات مشتركة معهم ومن الصعب توقع ظهورهم في المستقبل . لذلك، بغض النظر عن مدى صعوبة هذه التوصية، يجب مقاطعة الاتصالات مع هؤلاء الأشخاص في أسرع وقت ممكن. سوف يسحبونك إلى الماضي، ويجب أن تفكر في المستقبل.
من خلال تحليل قائمة جهات الاتصال الخاصة به، لن يتمكن المدير من الحصول على معلومات حول أولئك الذين لا ينبغي له التواصل معهم فحسب، بل سيتمكن أيضًا من تحديد الأشخاص الذين يجلب تواصلهم معهم فوائد لا شك فيها. وقد يشمل ذلك مديرين أكثر خبرة يمكنهم دائمًا تقديم تلميح أو تعليم شيء ما. وقد يكون من المفيد أيضًا التحدث مع بعض المرؤوسين إذا كانوا مبدعين في عملهم ومستعدين لتقديم أفكار جديدة. يجب دائمًا تضمين الوقت المخصص لمثل هذه الاتصالات في جدول المدير الفعال.
تدفقات المعلوماتعند تحديد الأولويات في مجال تبادل المعلومات، يجب على المدير أولاً توزيع جميع تدفقات المعلومات التي تدخل المنظمة إلى ثلاث مجموعات رئيسية.
المجموعة الأولى: المعلومات التي تصل مباشرة إلى المديريمكن أن تكون هذه وثائق للتوقيع، ومعلومات من عملاء الشركة الكبار العاديين، وتقارير من رؤساء الأقسام الوظيفية حول المشاكل والإنجازات الداخلية، ورسائل حول حالات الطوارئ التي تشكل تهديدًا لوجود المنظمة.
المجموعة الثانية: المعلومات التي يتلقاها المدير بعد المعالجة الأوليةليس من الضروري على الإطلاق أن يقوم المدير بدراسة بعض رسائل المعلومات بالكامل. على سبيل المثال، عند اختيار مورد لمواد خام معينة، يتم إجراء دراسة أولية للمقترحات المتاحة من قبل متخصصي خدمة التوريد. إنهم يختارون الخيارات الأكثر قبولًا بناءً على نسبة جودة السعر، وبعد ذلك فقط يقدمون للمدير قائمة صغيرة من الخيارات التي يمكنه من خلالها اختيار الخيار النهائي دون إنفاق الكثير من الوقت عليه.
المجموعة الثالثة: المعلومات التي لا ينبغي أن تذهب إلى المديرهذه هي المعلومات الحالية التي يحتاجها موظفو قسم الإنتاج للقيام بواجباتهم المهنية اليومية. على سبيل المثال، لضمان جودة المنتجات المصنعة، من الضروري إجراء الرقابة في كل مرحلة من مراحل عملية الإنتاج، ولكن المعلومات حول نتائج هذه السيطرة تصبح ملكا للمدير فقط في حالة حدوث انحرافات كبيرة عن القاعدة. إذا سارت العملية بشكل طبيعي، ليست هناك حاجة لإبلاغ المدير على وجه التحديد بهذا الأمر، ويعتبر الوضع مرضيًا افتراضيًا.
بعد توزيع تدفقات المعلومات وإبراز المعلومات التي سيعمل بها بنفسه، يجب على المدير إجراء نوع من الفرز هنا أيضًا.
في كثير من الأحيان، يتم تقييم الأهمية النسبية للمعلومات بشكل حدسي من قبل المدير. إنه يعني دون وعي أنه بعد أن عمل وقتًا كافيًا في هذه المنظمة، فهو قادر على فهم احتياجاتها وهو قادر تمامًا على تحديد ما هو مهم لها وما هو ثانوي.
ولكن سيتم تحديد الأولويات بشكل أكثر دقة إذا استخدم القائد أهداف المنظمة كدليل عند تقييم أهمية الرسائل. في هذه الحالة، يتم تقييم أهمية المعلومات على أساس حجم تأثيرها المحتمل على تحقيق الأهداف، بغض النظر عن الأفكار الذاتية لشخص ما. وهذا المعيار هو الذي يسمح بتوزيع الرسائل بشكل واضح حسب الأهمية ويضمن عدم إضاعة وقت المدير.
استخدام الجداول الزمنية والخطط
كلما تم تنظيم وقت المدير بشكل أكثر تفصيلاً، كلما تم إنفاقه بكفاءة أكبر. ولهذا السبب يوصى بوضع جدول يوم عمل يتم فيه تخصيص فترة زمنية محدودة جدًا لكل مهمة. لكن مثل هذا الجدول الزمني ليس هو الأداة الوحيدة التي يستطيع المدير من خلالها تنظيم إنفاق وقته بشكل أكثر وضوحًا.
لكي يتم استخدام الوقت المخصص لمعالجة المعلومات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، من الضروري تصنيف جميع الرسائل المتاحة حسب درجة الأهمية.
حتى لو بدا أن المدير لديه فكرة واضحة إلى حد ما عن القضايا التي يجب مناقشتها، فقد يجد أنه عندما يحاول وضعها على الورق، ينتهي به الأمر إلى خليط غير متماسك من الكلمات.
ليس سراً أن حصة كبيرة جداً من وقت عمل المدير يتم إنفاقها على عقد جميع أنواع الاجتماعات والمؤتمرات. وهنا يوجد مورد كبير جدًا لتوفير الوقت.
التخطيط لعقد اجتماعإذا أمضى المدير بعض الوقت في التحضير الأولي قبل عقد اجتماع، فسيكون قادرًا على رؤية مدى اختلاف الأحداث المخطط لها مسبقًا عن الأحداث العفوية. لذلك، قبل عقد الاجتماع، من المفيد الانتباه إلى بعض النقاط.
جدول أعمالحتى اجتماع التخطيط الصباحي القصير سيكون أكثر فعالية إذا كان لدى المدير قائمة بالقضايا ذات الصلة في الوقت الحالي والتي يجب معالجتها عند مناقشة المهام ليوم العمل الحالي. والأهم من ذلك أن يكون لديك خطة عند عقد اجتماعات أطول فيما يتعلق بالجوانب الإستراتيجية للمنظمة.
قضاء الوقتفي كثير من الأحيان، عند عقد اجتماعات يُتوقع فيها إجراء مناقشات ومناقشات لآراء مختلفة، يكون من المستحيل التنبؤ بالضبط بالوقت الذي سيستغرقه النظر في قضية معينة. وفي مثل هذه الحالات، يجب على المدير أن يحدد لنفسه أقصى مدة زمنية يمكن أن يخصصها لمناقشة كل قضية، وأن يلتزم بدقة بالقواعد المقررة، وإلا فإن الاجتماع قد يطول إلى أجل غير مسمى، ولن تتحقق النتائج أبدا.
وضوح الصياغةعند وضع خطة أو جدول أعمال لاجتماع ما، يجب توخي الحذر لضمان صياغة بنود جدول الأعمال بأكبر قدر ممكن من التحديد. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط للاهتمام بمناقشة طرق تحفيز موظفي المؤسسة، فبدلاً من الصيغة العامة "النظر في طرق إضافية لتحفيز العمل"، ستكون قائمة محددة من الأساليب الممكنة أكثر فعالية. سوف تسير المناقشة بشكل أسرع وأكثر فعالية إذا كان هذا البند من جدول الأعمال يبدو كالتالي: "اختر أنسب الطرق للتحفيز الإضافي مما يلي:
مكافآت لتجاوز معايير الإنتاج؛
- مكافآت ربع سنوية، نصف سنوية، سنوية.
طعام مجاني؛
الدفع الجزئي للخدمات الطبية وما إلى ذلك."
تسمح لك الأجندة بتقليل الوقت غير المثمر وتنظيم المناقشة بشكل أكثر وضوحًا، مع التركيز على الشيء الرئيسي وعدم تشتيت انتباهك بتفاصيل غير مهمة.
تلخيصإن تلخيص نتائج الاجتماع سيضمن السيطرة على تنفيذ القرارات. وسيكون بمثابة ضمانة إضافية لفعالية الاجتماع.
بعد الاجتماع، من الضروري تسجيل نتائجه والقرارات المتخذة والمهام المعينة مع الإشارة إلى المواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين.
جداول العملتتيح لك جدولة الاجتماعات ووضع جدول يوم العمل والخطط الأسبوعية والشهرية تنظيم العمل ضمن فترات تقويمية محددة بوضوح. ولكن ليس كل العمل في المنظمة يبدأ في اليوم الأول من الشهر وينتهي في اليوم الحادي والثلاثين. معظم دورات الإنتاج والمشاريع قيد التطوير ليست محددة زمنياً ببداية أو نهاية الشهر أو السنة.
على سبيل المثال، عند بناء منزل، يتم تحديد المواعيد النهائية التقويمية لإكمال جزء أو آخر من العمل، وبالتوازي مع ذلك، يتم وضع جدول تكاليف الوقت اللازمة لإكمال مراحل البناء حسب الأولوية: بناء الصندوق والديكور الداخلي والتزجيج وإنشاء نظام الاتصالات الداخلية وإمدادات الكهرباء والغاز والمياه وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى تطوير خطط التقويم، يتم عادةً وضع جداول زمنية لبعض الأعمال الضرورية للتنفيذ الناجح لعملية الإنتاج.
يسمح الاستخدام الموازي لجداول العمل وخطط التقويم بتنظيم أكثر دقة لتكاليف الوقت للعملية بأكملها.
على الرغم من أن وضع الجداول الزمنية والخطط في حد ذاته يستغرق وقتًا، إلا أنه يستحق ذلك في الساعات وأحيانًا الأيام التي يتيح لك تخطيط العمل عالي الجودة توفيرها.
وهكذا يكون أمام المدير جدول يوضح الوقت اللازم، على سبيل المثال، للديكور الداخلي الكامل للمنزل، ومخطط تقويمي يوضح توقيت الانتهاء من كل مدخل. على سبيل المثال، إذا كان الجدول ينص على التشطيب الكامل لمنزل ذو خمسة مداخل خلال 60 يومًا، فإن المدير، الذي يخطط لبدء العمل في اليوم الأول من الشهر، سيقوم بتعيين المهمة لمرؤوسيه لإنهاء التشطيب المدخل الأول بحلول الثاني عشر.
وبالنظر إلى أن بعض الانحرافات تنشأ دائما تقريبا، فإن المدير لديه الفرصة لتقليل الوقت اللازم لإكمال عمل بسيط ويمكن التنبؤ به، وبالتالي تخصيص احتياطي لنفقات الوقت غير المتوقعة للعمل المعقد والمحفوف بالمفاجآت. وبالتالي، على الرغم من اختلاف المواعيد النهائية في التقويم، سيتم الانتهاء من مجموعة الأعمال بأكملها في الوقت المحدد.
الشيء الرئيسي هنا هو عدم المبالغة في محاولة التنبؤ بكل الفروق الدقيقة المحتملة للمستقبل، ولكن تذكر أنه من خلال ضمان إكمال المهام الأكثر أهمية، من السهل تحقيق إكمال المهام الثانوية. ومع ذلك، من خلال تشتيت انتباهك إلى التفاصيل، يمكن أن ينتهي بك الأمر بلا شيء، دون تحقيق نتائج استراتيجية أو حالية.
قاعدة باريتو
وبشكل عام تنص هذه القاعدة على أن 80% من نتائج النظام يتم توفيرها بـ 20% من التكاليف. وقد اشتق هذا القانون من قبل الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو في القرن التاسع عشر. وأثناء دراسته لتوزيع الثروة، لفت الانتباه إلى أن معظم الأموال تتركز في أيدي جزء أصغر من السكان، ومن هذا استمد النسبة 20:80، والتي توضح ليس فقط توزيع الثروة ، ولكن أيضًا مجموعة واسعة إلى حد ما من الظواهر المختلفة.
وفيما يتعلق باستخدام وقت العمل، يعني هذا القانون أن 20٪ فقط من الوقت الذي يتم قضاؤه في مهمة محددة يحقق أقصى قدر من التأثير. بعد ذلك، يزداد مقدار الجهد المبذول للحصول على وحدة المنفعة، وفي النهاية يتبين أن النتائج التي تم الحصول عليها غير كافية على الإطلاق للتكاليف.
مثال
عند قطع العشب باستخدام جزازة العشب، على الأرجح لن تتمكن من تحقيق أن جميع شفرات العشب بنفس الطول، ولكن يمكنك تحقيق نتائج، على الرغم من أنها ليست مثالية، ولكنها مقبولة تمامًا، في وقت قصير إلى حد ما. إذا واصلت العمل، ومحاولة الحصول على "سجادة" ناعمة تمامًا، فبعد قضاء بضعة أيام في القياسات والقطع الإضافية، ستحصل على نفس الشيء تقريبًا، ولكن بتكلفة أعلى بكثير من وقتك وجهدك.
الماخذ الرئيسيةإذا أكد العميل بعد 10 دقائق من المحادثة موافقته على الصفقة، فلا داعي لقضاء نصف ساعة أخرى لإخباره بمدى حظه. يمكن قضاء هذه المرة بشكل أكثر فعالية من خلال محاولة الحصول على موافقة العملاء الآخرين.
بالنسبة للمدير، تعتبر قاعدة باريتو مفيدة لأنها تؤدي إلى نتيجتين مهمتين للغاية.
لا تحاول أن تفعل كل شيء بعناية شديدةوقد سبق ذكر الأولويات هنا، ومن الواضح أن قائمة المهام ذات الأهمية القصوى ستكون صغيرة. هذه المجموعة من المهام هي العمل الذي ينبغي إنجازه بنسبة 100٪، حيث أن تحقيق الأهداف الرئيسية للمنظمة يعتمد على دقة تنفيذها. ليس من الضروري على الإطلاق حل جميع الأمور الأخرى بالتفصيل، وإضاعة وقتك عليها.
وفي كل حالة، من الضروري تحديد اللحظة التي سيتم اعتبارها مكتملةمن الصعب إنشاء إغلاق في العمل الإداري. يبحث المدير باستمرار عن أفكار جديدة، وطرق تحسين كفاءة العمل، وأحيانا تؤدي المزيد والمزيد من الأفكار الجديدة التي تنشأ في عملية أداء أي عمل إلى حقيقة أن هذا العمل لا يمكن إكماله. لتجنب ذلك، يجب على المدير دائمًا أن يتخيل نتيجة عملية محددة يجب تحقيقها عند حل مشكلة معينة. بمجرد تحقيق هذه النتيجة، من الضروري إيقاف العمل على الفور، حيث سيتم استخدام الجهود الإضافية التي تنفق على تنفيذها، وفقا لقاعدة باريتو، بشكل غير منتج.
وبالتالي، فإن قاعدة باريتو تؤكد مرة أخرى أهمية مدير مثل هذه الجودة مثل القدرة على تركيز جهوده على الشيء الرئيسي، دون تشتيت على الثانوية. إن الأهداف المحددة بوضوح للاجتماعات المهنية وطرح الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة بوعي عند دراسة المعلومات ستسمح لك في الواقع بالحصول على أقصى قدر من النتائج بأقل قدر من الوقت والجهد.
يمكن أيضًا استخدام نسبة 20:80 عند تحليل بعض الجوانب الأخرى لنشاط المدير. على سبيل المثال، في مجال الاتصالات المهنية، من المحتمل جدًا أن توفر 20٪ فقط من الاجتماعات الجزء الأكبر (80٪) من الفعالية. وبالمثل، فيما يتعلق بالمعلومات التي يجب على المدير دراستها كل يوم، يمكن الافتراض أن جزءًا صغيرًا فقط منها (20٪) سيكون مفيدًا حقًا.
الافتراضاتحتى بعد أن يتعلم أداء مهامه المهنية اليومية بأقصى قدر من الكفاءة، لن يبدو المدير كموظف واعد في نظر الإدارة إذا لم يسعى إلى شيء آخر.
لكن هذا القانون له جانب آخر أيضًا. من خلال تركيز انتباهه حصريًا على الأولويات، يخاطر المدير بأن يجد نفسه بين مجموعة محدودة للغاية من الظواهر، وهو أمر محفوف بفرص التطوير الضائعة.
لذلك، لا يستحق الحد من أنشطتك فقط لتلك القضايا ذات الأهمية العملية المباشرة، حتى لو تم تفسير ذلك من خلال توفير الوقت. عند مقابلة أشخاص، لا يمكنك أبدًا معرفة مقدمًا من سيكون المحاور الأكثر إيجابية على وجه التحديد، وعند دراسة المعلومات، يمكنك تسليط الضوء على تلك الـ 20٪ المفيدة جدًا في وقت لا يتجاوز دراسة 100٪ بالكامل. ولذلك، يجب التعامل مع استخدام هذا القانون بشكل خلاق.
سيتمكن المدير الموجه نحو التطوير دائمًا من تضمين الوقت في جدوله ليس فقط لأهم 20٪ من المهام، والتي توفر 80٪ من النتائج، ولكن أيضًا للأنشطة الأخرى.
تخطيط التنمية الشخصية
في محاولة لزيادة كفاءة استغلال وقت عمله، يواجه المدير في مرحلة معينة مشكلة تغيير عادات عمله. من خلال دراسة الوقت الذي يقضيه خلال اليوم، سيأتي المدير حتما إلى استنتاج مفاده أن التخفيض الكمي في الفترات الزمنية المخصصة لهذا العمل أو ذاك لا يعطي نتائج عالمية للغاية. ومن أجل تقييم الوضع الذي يوفر الوقت باعتباره إنجازًا حقيقيًا، فمن الضروري إجراء تغييرات نوعية.
وهنا يحتاج المدير إلى التفكير ليس كثيرا فيما يفعله خلال يوم العمل، ولكن كيف يفعل ذلك. بمعنى آخر، يجب عليه أن يدرس مهارات عمله بالتفصيل ويقيمها من وجهة نظر الكفاءة وفرص التحسين، أي أن يحدد بنفسه اتجاهات التطوير المهني الشخصي.
تحليل عادات العملالتواصل مع الزملاء وقراءة الأدبيات بما فيها الأدبيات المتخصصة والاهتمام بمشاكل المرؤوسين رغم أنها لا تؤثر بشكل مباشر على الإنتاجية وخلق جو مريح وتحسين المناخ النفسي في المنظمة ونتيجة لذلك العمل على نفس الإنتاجية .
إن تحديد عادات عملك مهمة قد تبدو بسيطة للوهلة الأولى فقط. كقاعدة عامة، لا يفكر الشخص في كيفية عمله، فهو ببساطة يكمل المهمة، وغالباً ما لا يخطر بباله أنه يمكن تنفيذ بعض الإجراءات بشكل مختلف. لذلك، فإن محاولة تذكر الإجراءات اليومية التي يمكن تصنيفها على أنها مهارات عمل هي مهمة عديمة الفائدة تمامًا. لقد أصبحت هذه المهارات طبيعة ثانية بالفعل، فأنت تستخدمها دون التفكير فيها، ومحاولة تذكر شيء ما حول هذا الموضوع لن يؤدي إلا إلى إضاعة وقتك.
بوجود صورة حقيقية أمام عينيه عن الوقت الفعلي الذي يقضيه على مدى فترة طويلة (على الأقل شهرين إلى ثلاثة أشهر)، سيكون المدير قادرًا بالفعل على الحصول على فكرة عن مهارات عمله. ولكن إذا كنت مبدعًا في استخدام هذه الملاحظات، فيمكنك زيادة فائدتها عدة مرات والحصول على صورة أكثر اكتمالًا لأسلوب عملك الشخصي.
فوائد اليوميات
لقد أصبح الاحتفاظ بالمذكرات قديمًا منذ فترة طويلة، ولكن دون جدوى. في أعقاب الصور النمطية المبتذلة، يعتقد الكثير من الناس أن الاحتفاظ بمذكرات هو من اختصاص السيدات الشابات من الطراز القديم أو الشابات اللاتي ليس لديهن أي شيء أفضل ليفعلنه.
لكي تكون المجلة مفيدة حقًا في تحديد هويتك المهنية وتقييمها، تحتاج إلى الإجابة على بعض الأسئلة حول الطريقة التي يجب أن تكتب بها بالضبط.
متى تسجليمكن للتسجيلات اليومية لأفعال الفرد وانطباعاته أن تحقق فوائد عملية هائلة وحقيقية جدًا للشخص الذي يريد معرفة المزيد عن نفسه.
إن الاحتفاظ بسجلات الوقت في حد ذاته يستغرق وقتًا، وسيقول العديد من المديرين إنه ليس لديهم بالفعل ثانية لتجنيبها، ولكن إليك مذكرات أخرى. وبشكل عام (سؤال كبير آخر)، هل ستكون هناك فائدة من ألعاب الأطفال هذه؟ ماذا يمكنك الإجابة على هذا؟ نعم، يستغرق تعلم الوقت وقتًا، ولكن دون أن تتعلم كيف تقضي وقتك الآن، فلن تتمكن أبدًا من تعلم كيفية إنفاقه بشكل أكثر فعالية.
لذلك، دون تشتيت العواطف، من الأفضل محاولة تحديد ما إذا كان هناك 10-15 دقيقة خلال اليوم لن تشعر فيها بالانزعاج ويمكنك تلخيص العمل المنجز بهدوء وتسجيله كتابيًا. قد يكون هذا هو الوقت الذي يسبق مغادرة العمل للعودة إلى المنزل، حيث يكون المرؤوسون قد غادروا بالفعل، وقد تم إنجاز كل العمل، ويكون المكتب هادئًا والجو مناسبًا تمامًا للتركيز لفترة وجيزة وتذكر كيف مر اليوم.
كما أن قضاء المساء في المنزل قبل الذهاب إلى السرير مناسب تمامًا. حتى في العائلات الأكثر ضجيجًا، في هذه اللحظات، يهدأ كل شيء عادةً ويمكنك تخصيص بعض الوقت لنفسك. عند تذكر كل ما حدث خلال اليوم وعكس هذه الأحداث كتابيًا، يجب أن تتذكر أن السجلات يتم الاحتفاظ بها للاستخدام الشخصي فقط لكي تعكس عادات عملك بشكل أكثر دقة، لذلك لا ينبغي عليك تجميل أفعالك أو محاولة التباهي بالتواضع.
ماذا أكتبلكي تحتوي يومياتك المهنية على أكبر قدر ممكن من المعلومات المفيدة وتكون محددة وموجزة قدر الإمكان، تحتاج إلى تقسيم كل إدخال إلى ثلاثة مواضع.
1. ماذا فعلت بالضبط في العمل اليوم؟
2. كيف قمتم بهذه التصرفات؟
3. لماذا قمت بهذا العمل بهذه الطريقة وليس بطريقة أخرى؟
كيفية زيادة فائدة المشاركاتلتحليل وتقييم فعالية استخدام الوقت، ليس من الضروري على الإطلاق الانغماس في تأملات طويلة حول ما هو مكتوب في مذكراتك. ويمكن إجراء مثل هذا التقييم هناك، في نفس السجلات. للقيام بذلك، كل ما عليك فعله هو أن تتوصل إلى بعض الرموز لنفسك والتي ستوضح لك مدى نجاح أو سوء إنجاز مهمة معينة وما إذا كان لديك أي تعليقات حول الطريقة التي تم بها تنفيذها.
من خلال التعامل مع كل نشاط من الأنشطة التي يتم إجراؤها خلال -h..day من وجهات النظر الثلاث هذه، فإنك حلن تكون قادرًا على تقديم تقرير كامل لنفسك عن استخدام وقت عملك فحسب، بل ستتمكن أيضًا من إنشاء المتطلبات الأساسية لتحليل وتقييم فعالية هذا الاستخدام.
العلامات التقليديةسوف يصبح نظام العلامات التقليدية عادة ولن يتطلب الكثير من الجهد.
لكي لا تزعج نفسك كثيرا، فمن الأفضل استخدام أبسط الرموز. على سبيل المثال، علامة التعجب الموضوعة بين قوسين بعد مهمة محددة قد تعني، في رأيك، أنها أنجزت "بشكل ممتاز". وإذا تم تسطير الإدخال بخط مستقيم، فهذا يعني أن هناك مشاكل أثناء التنفيذ يجب التفكير فيها.
فوائد استخدام نظام العلامات التقليدية واضحة. ستمنحك مراجعة ملاحظاتك على مدى عدة أسابيع صورة واضحة عن عادات عملك الفردية ونقاط القوة والضعف في ممارسات العمل الخاصة بك.
نتائجبعد أن قررت كيف ومتى ستدون الملاحظات، عليك التحلي بالصبر وملء مذكراتك بعناية لعدة أسابيع، دون أن يفوتك أي يوم، دون تقديم تنازلات لنفسك، ودون محاولة تفسير كسلك على أنه مرض. إذا فعلت كل شيء بشكل صحيح، فستتم مكافأتك بسخاء في فترة زمنية قصيرة نسبيًا، حيث ستسمح لك سجلاتك بتحديد:
حصة الوقت من إجمالي الميزانية التي يتم إنفاقها على كل نوع من أنواع العمل؛
نسبة تعكس الوقت النسبي الذي يقضيه في الوظائف الأساسية المتعلقة بالإدارة؛
الوقت الذي يقضيه في المهام المتكررة المرتبطة بالممارسة اليومية؛
الوقت المستغرق في إجراءات الإدارة لمرة واحدة.
أثناء قيامك بتتبع كيفية أداء المهام اليومية المتكررة عبر سجلاتك، سترى أن هناك العديد من الفرص لتوفير الوقت في هذه المهام.
بالإضافة إلى هذه الحسابات الرياضية البحتة، ستزودك مذكراتك بالكثير من المعلومات المفيدة التي لا يمكن حسابها رقميًا، ولكنها ذات طبيعة نوعية. بالتأكيد، يمكن تفويض نصف العمل الذي تقوم به إلى موظفين آخرين دون الإضرار بالعمل، وهذا يمثل الكثير من وقت الفراغ الذي يمكن إنفاقه مع فائدة أكبر بكثير، على سبيل المثال، تحسين مؤهلاتك.
تحليل يوم العمل باستخدام مذكراتمن خلال التفكير بعناية في الأشياء التي يتعين عليك القيام بها خلال اليوم، قد تصادف اكتشافات مذهلة. على سبيل المثال، قد يتبين أنك تؤدي العديد من الوظائف ببساطة بدافع العادة، مع مراعاة طقوس معينة، لكن أداء هذه الوظائف لا يجلب أي فائدة عملية.
من خلال تحليل الإدخالات الموجودة في مذكراتك، يمكنك أن ترسم لنفسك نمطًا نموذجيًا ليوم عملك وتحدد جميع أوجه القصور والاختناقات فيه.
في بعض الأحيان يتبين أن المدير قضى وقتًا في حل مشكلات معينة دون التفكير في أن نتائج هذه المهام قد لا تكون مطلوبة قريبًا. على سبيل المثال، بدلاً من مراجعة جميع المراسلات في بداية يوم العمل، يكون من الأكثر فاعلية توجيه السكرتير لفرز الرسائل والمستندات وتقديم معلومات حول قضية معينة في نفس اللحظة التي تصبح فيها المشكلة ذات صلة.
مخطط التحليليجب على القائد أن يقوم بالعمل الأكثر أهمية أولاً ويقضي وقته في المهام ذات الأولوية.
من خلال تجميع قائمة تقريبية للمهام اليومية بناءً على الإدخالات الموجودة في اليوميات، يمكنك البدء في ترشيدها. يمكن جعل المهام المدرجة في قائمتك أكثر كفاءة من خلال الإجابة بوضوح على الأسئلة التالية:
ما هو الغرض الحقيقي من هذا العمل، هل هو مطلوب حقا، ما ينبغي أن تكون نتائجه، هل من الممكن القيام به أكثر بطريقة بسيطة;
ما هو مستوى أولوية هذا العمل، هل هو إلزامي أم يمكن استبعاده بالكامل من قائمة الأعمال اليومية؟
هل من الممكن تفويض هذا العمل؟
إذا تم تعديل كل مهمة من المهام اليومية مع مراعاة جميع العناصر المدرجة، فسيكون التخطيط ليوم العمل أكثر كفاءة. وعلى هذا الأساس تحتاج إلى إنشاء جدول محدث وأكثر مثالية ليوم عملك.
مرونة الخطةلكي تكون الخطة الجديدة فعالة حقًا، يجب أن تكون مرنة.
تخطيط وقت عملك لا يعني أنك بحاجة إلى إنشاء جدول زمني صارم يتم فيه تحديد جميع تحركاتك دقيقة بدقيقة، والالتزام به بأي ثمن. علاوة على ذلك، من المرجح أن تؤدي هذه السياسة إلى إنفاق غير منتج للوقت، لأن بعض الاجتماعات المخطط لها، ولكن تم تعطيلها بشكل غير متوقع يمكن أن تترك المدير في طريق مسدود، ولن يعرف ماذا يفعل بهذا الاستراحة غير المتوقعة.
يجب أن تتضمن الخطة الحقيقية للاستخدام الفعال لوقتك، بالإضافة إلى الأهداف الرئيسية المقصودة في البداية، أهدافًا إضافية أيضًا. في هذه الحالة، في حالة حدوث إلغاء غير متوقع لأي أحداث، سيحتاج المدير فقط إلى إلقاء نظرة على قائمة العمل الإضافي المخطط لفهم كيف يمكن استخدام الفترة الزمنية الناتجة بأكبر قدر من الفائدة.
حان الوقت للعمل مع المرؤوسينبالإضافة إلى المرونة، عند وضع خطة جديدة محسنة لاستخدام وقت العمل، يجب عليك تنظيم الوقت الذي تقضيه في العمل مع المرؤوسين بشكل أكثر وضوحًا. للقيام بذلك تحتاج:
حدد ساعات محددة بوضوح يمكن خلالها للمرؤوسين الاتصال بالمدير، واشرح لهم أنه في أوقات أخرى لا يمكنهم إزعاجه إلا إذا نحن نتحدث عنحول مشكلة طارئة؛
مطالبة المرؤوسين بتقديم جوهر المشكلة التي يلجأون إليها إلى المدير بشكل واضح وملموس قدر الإمكان؛
خذ كقاعدة أنه عند اللجوء إلى مدير بشأن أي مشكلة، يجب على المرؤوس أيضًا تقديم الطرق الممكنة لحلها.
عند إنشاء ميزانية محدثة لوقت عملك، تحتاج إلى تحليل مقدار الوقت الذي تم إنفاقه في الماضي في تقييم جميع أنواع الحقائق التي لا ترتبط بشكل مباشر بالقضية، بالإضافة إلى اتخاذ قرارات إدارية لم تكن ضرورية. وفي الميزانية الجديدة، يجب تجنب مثل هذا الإنفاق غير المنتج للوقت.
في بعض الأحيان تتطور الظروف الخارجية بحيث يبدو للمدير أن المنظمة قد تكون على وشك مواجهة تهديدات خطيرة في مجال أو آخر من مجالات نشاطها. يبدأ في اتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع التهديدات المتصورة، ثم يتبين أن الوضع ليس حرجًا على الإطلاق وأضاع وقته.
يجب على المدير الذي يريد استغلال وقته بفعالية أن يتعامل فقط مع الأمور العملية.
تحسين يوم العمللمنع الخسائر، يجب على المدير أن يعتمد في عمله على الحقائق الحقيقية، وليس على الهواجس، وأن يحل فقط تلك المشاكل الموجودة بالفعل.
بعد تحليل عادات عمله وتحديد الطرق لتحسينها وتطوير مخطط جديد أكثر مثالية لتخطيط وقت عمله، يتلقى المدير فرصة حقيقية لتحسين كفاءة أنشطته الإدارية ويفتح آفاقًا جديدة لمزيد من النمو المهني.
2. طرق تقليل ضياع الوقت
في عملية تحليل وتطوير طرق جديدة وأكثر كفاءة لاستخدام وقت العمل، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار بعض التوصيات العملية للحد من هدر الوقت.
افعل شيئًا واحدًا فقط في كل مرةسيسمح لك التركيز الكامل على مشكلة معينة بحلها بسرعة وبأقصى عدد ممكن من النتائج المفيدة.
قم بإحضار المهام البسيطة والمتكررة يوميًا إلى التشغيل الآليالإجراءات التي نقوم بها تلقائيًا، نتوقف في النهاية عن ملاحظتها، وبالتالي، لا نقضي أي وقت أو جهد في التفكير فيها. ولكن، بالطبع، تحتاج أولا إلى تحليل يوم عملك بعناية شديدة من أجل تحديد المهام البسيطة التي تحتاج إلى القيام بها بنفسك وإحضارها إلى الأتمتة، وما هي الأفضل لتفويض المرؤوسين.
لا تلوم نفسك إذا لم تنجز شيئًا ماإن الشعور بالذنب في حد ذاته هو عامل غير مثمر للغاية، وهو غير مناسب أكثر في بيئة العمل، حيث يجب أن يكون أساس أي قرار، أولا وقبل كل شيء، البراغماتية. حقيقة أنه لم يكن لديك الوقت لفعل شيء ما ليست سببًا لمشاعر غير ضرورية، بل هي عرض يوضح أنه يجب عليك إيلاء المزيد من الاهتمام للتخطيط ليوم عملك.
بعد حل المشكلة، من الأفضل أن ننسى ذلك في أقرب وقت ممكن، لأن هذا الأمر قد تم بالفعل وتحتاج إلى الانتقال إلى شيء آخر.
وقتك ملكك وحدك، وأنت وحدك من يستطيع أن يقرر كيفية استخدامه.
أثناء سعيك لتحسين أدائك، يجب أن تضع في اعتبارك دائمًا الأشخاص الذين تتفاعل معهم وتؤثر على بعضهم البعض.
الرئيس الفعال هو مرؤوس فعالليس هناك فائدة من إضاعة الوقت في إتقان شيء يمكن استخدامه في مسودة تقريبية.
حتى لو تمكنت من العثور على الصيغة المثالية ليوم العمل ولم تضيع دقيقة واحدة من وقتك، فلن يفعل ذلك شيئًا إذا كان أداء مرؤوسيك سيئًا. لذلك، أثناء تثقيف نفسك، تحتاج إلى تثقيف مرؤوسيك في نفس الوقت، وتعليمهم كيفية التعامل مع مسؤولياتهم بشكل أكثر فعالية وتوضيح أنك، كقائد، سوف تطلب منهم التحسين المستمر.
لا تحاول أن تكون مثالياعند البدء بمهمة جديدة، يجب على المدير أن يفهم بوضوح الدرجة المقبولة لإنجازها. إذا كنت تجري اجتماعا أوليا مع عميل محتمل، فليس من الضروري على الإطلاق طلب كتيب يوضح مقترحاتك من دار الطباعة. سيكون كافيا لرسمها باليد على قطعة من الورق وذكرها في المحادثة، والعمل بمزيد من التفصيل فقط تلك المجالات التي ستثير اهتمام العميل.
تعلم القراءة بشكل صحيحهناك تقنيات مختلفة للقراءة السريعة، ولكن المهم بالنسبة للمدير ليس القدرة على قراءة الحد الأقصى لعدد الصفحات في وقت قصير، ولكن القدرة على إبراز المهم في النص وتجاهل غير المهم. أثناء القراءة، من المفيد تدوين الملاحظات في الهوامش وإبراز أو وضع خط تحت ما تجده مهمًا. كل هذه التقنيات ستجعل القراءة فعالة وتضمن تركيز الاهتمام على المعلومات الضرورية والمفيدة حقًا.
تجنب الاحتفالاتفي بعض الأحيان يرغب المديرون في إظهار أهميتهم من خلال التأكيد على أنه لا يمكن الاتصال بهم إلا من خلال سكرتير أو عن طريق التعيين، أو يقومون بوضع إجراءات معقدة متعددة المراحل لمراجعة أوراق العمل. مثل هذه السياسة لا تؤثر سلبا على تحقيق الأهداف العامة للمنظمة فحسب، بل تتداخل أيضا في معظم الحالات مع عمل المدير نفسه. من الضروري فقط تبسيط مثل هذه الاتصالات عن طريق تخصيص ساعات خاصة حيث يمكن لكل موظف توجيه سؤاله مباشرة إلى المدير.
خذ وقتكمن أجل استخدام وقت العمل بشكل فعال، يجب تبسيط أنماط التفاعل مع الموظفين قدر الإمكان.
"أسرع ببطء"، يقول المثل، ومن الصعب الجدال معه.
يعد التنفيذ الهادئ والمدروس للمهام المخططة هو المفتاح لتحقيق النتائج المرجوة بنجاح. في حالة ضغط الوقت، عندما يكون من الواضح أن العمل لن يكتمل في الوقت المحدد، بالإضافة إلى العوامل المؤقتة، تعمل العوامل النفسية أيضًا، ولهذا السبب تزداد احتمالية ارتكاب الأخطاء عدة مرات. لذلك، من الأفضل عدم ترك الأمور تصل إلى هذا الحد، وإذا طرأت حالة طارئة، عليك محاولة تعديل الخطة الأصلية وإعادة ترتيب العمل لتقليل العواقب السلبية. يُمنع بشكل صارم في مثل هذه المواقف تصعيد الجو وإثارة قدر أكبر من التوتر بسلوكك.
استخدم المعدات المكتبية بشكل أكثر نشاطًاتنتج الصناعة الحديثة عددًا كبيرًا من الأدوات المساعدة التي تسمح للمديرين بتنظيم عملية الإنتاج الخاصة بهم بشكل أكثر فعالية. يتضمن ذلك وسائل تقنية معقدة، مثل الكمبيوتر أو آلة التصوير أو الماسح الضوئي، ومكاتب سطح المكتب العادية أو المجلدات متعددة الألوان التي تسمح لك بفرز الوثائق والعثور بسرعة على الأوراق أو الرسائل المطلوبة في الوقت الحالي.
خطط لعطلتكأنت بحاجة إلى الراحة والاسترخاء عندما تشعر بالتعب، وليس عندما تسنح الفرصة. في خضم يوم حافل في العمل، قد لا يظهر على الإطلاق، أو بحلول ذلك الوقت سوف تنهار ببساطة. لكي تكون دائمًا في حالة جيدة طوال فترة العمل بأكملها، عليك أن تأخذ فترات راحة قصيرة ولكن متكررة إلى حد ما للاسترخاء.
يجب على المدير الفعال ألا يهمل الأدوات المساعدة، لأنها إذا استخدمت بشكل صحيح ستساعده على توفير الكثير من الوقت.
في بعض الأحيان يكون مجرد إغلاق عينيك والاتكاء على كرسيك كافيًا لتشعر بموجة من القوة الجديدة.
الاتفاق على الجدول الزمني الخاص بكسيتعلم الأشخاص من حولك تقدير وقتك عندما يرون أنك أنت نفسك تعرف كيفية تقديره.
عندما تخطط لوقت عملك، يجب ألا تنسى وقت الآخرين. يكون موظفو إحدى المنظمات في تفاعل مستمر مع بعضهم البعض، وعند تحديد وقت للاجتماعات أو المؤتمرات، من الضروري تنسيقها مع خطط زملائهم ومع جدول عمل مرؤوسيهم.
تعرف كيف تقول "لا"تعد الاستجابة صفة ممتازة، لكن القائد الذي يتم إبعاده عن العمل بسبب كل شيء صغير لن يكمل أبدًا المهام التي تم تعيينه من أجلها في هذا المنصب. لذلك، عند التواصل مع المرؤوسين أو الزملاء، وضح على الفور مقدار الوقت الذي قد يحتاجون إليه، وإذا لم يكن لديك مثل هذا الوقت في الوقت الحالي، فقم بإعادة جدولة الاجتماع.
ترتيب الحبفي بعض الأحيان، عند تحليل وقت عمله لهذا اليوم، يتفاجأ المدير عندما يرى أنه تم إنفاق ما يقرب من 10٪ منه في تقليب وإعادة ترتيب كومة من الأوراق المكدسة على مكتبه. كل وثيقة لها مكانها: إليك القاعدة التي ستسمح لك بتنظيم عملك بكفاءة والحصول على الورقة المناسبة بين يديك في اللحظة التي تحتاج إليها بالضبط.
حدد هدفًا دائمًاالفوضى على سطح المكتب، والتي تستغرق دقائق إضافية للعثور على الأوراق اللازمة، تؤدي بهدوء إلى خسارة كبيرة للوقت.
ربما تكون هذه هي النصيحة الأولى لاستخدام الوقت بفعالية. إذا لم تسعى جاهدة لتحقيق الهدف، فلن تحتاج إلى وقت لتنفيذه. ومع وضع الأهداف الاستراتيجية طويلة المدى في الاعتبار، يجب ألا يغيب عن بالنا النتائج اليومية الحالية. من خلال مراعاة النتيجة التي تسعى جاهدة لتحقيقها باستمرار، سوف تتصرف بشكل أكثر تنظيمًا دون أن تلاحظ ذلك، ودون إضاعة وقتك في تفاهات، ستكون قادرًا على تكريس كل اهتمامك وطاقتك للشيء الرئيسي.
عند البدء في القيام بالعمل، عليك أن تعرف الإجابة الدقيقة على السؤال لماذا تفعل ذلك.
ما هو الشيء المشترك بينك وبين هذا الشخص؟ أنت، مثله، لديك 24 ساعة في اليوم للتطور. عندما تستيقظ في الصباح، بغض النظر عمن كنت بالأمس، فإنك تبدأ من جديد بسجل نظيف. يجب أن تتعلم التحكم الكامل في حياتك وتوجيهها. فيما يلي بعض النصائح والتقنيات لتحرير وقتك واستخدامه بشكل أكثر فعالية.
كيف تحرر وقتك
حدد مقدار الوقت الذي تقضيه الآن
نحن نعيش في عصر التشتيت. لذلك يجب أن ننتبه إلى ما نقوم به وما نقضي ساعات فراغنا فيه. حدد ما تقضي معظم وقتك فيه (الأنشطة التي لن تساعدك على تحقيق هدفك).
كن صادقا مع نفسك. تقييم عدد المرات التي تجلس فيها في الشبكات الاجتماعية، شاهد اليوتيوب أو التلفاز. هذا لا يعني أن عليك أن تتخلى عن كل شيء على الفور. عليك فقط أن تكون على دراية بكيفية إدارة وقتك. أنت وحدك من يستطيع اختيار ما تستثمر وقتك فيه.
تحسين نومك والاستيقاظ في وقت مبكر
اختيار أفضل وقت للذهاب إلى السرير ومتى تستيقظ. حاول تقسيم نومك إلى دورات تستمر لمدة 90 دقيقة. سيبدو الأمر كما يلي: 1.5 ساعة > 3 ساعات > 4.5 ساعة > 6 ساعات
هل شعرت يومًا بالنعاس بعد إحدى عشرة ساعة من النوم؟ لأنك استيقظت في منتصف الدورة.
أو كيف شعرت بالانتعاش والحيوية بعد ثلاث ساعات من النوم؟ مرة أخرى، دورات.
من خلال تنمية عادة الاستيقاظ مبكرًا، يمكنك قضاء بضع ساعات في التركيز على نفسك وأهدافك. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية القيام بذلك:
الذهاب إلى السرير في نفس الوقت
استيقظ مبكرًا تدريجيًا (إذا كنت تستيقظ حاليًا في الساعة الثامنة صباحًا وتريد أن تستيقظ في الساعة السادسة، فابدأ الساعة 7:50 ثم 7:40 واستمر بنفس الروح حتى تحقق النتيجة المرجوة)
في البداية قد تشعر بانخفاض في طاقتك، لكن هذا أمر طبيعي: هكذا يعتاد جسمك على الجدول الجديد. في مثل هذه الحالات، حاول النوم لمدة 20-30 دقيقة.
استغل وقتك الميت بشكل جيد
الوقت الميت هو الوقت الذي يتم قضاؤه في الأنشطة التي لا تتطلب مجهودًا عقليًا جادًا. وتشمل هذه، على سبيل المثال، التسوق لشراء البقالة أو ممارسة التمارين في صالة الألعاب الرياضية. حاول أن تفعل شيئًا آخر مفيدًا في مثل هذه اللحظات. على سبيل المثال، استمع إلى الكتب الصوتية والبودكاست وتدرب على اللغات على Duolingo أو Memrise.
كيفية استغلال الوقت بفعالية
حدد الأهداف
يجب عليك إدارة مواردك بحكمة. إذا لم تقم بتحديد الأهداف، فسوف تضيع وقتك فقط. لذلك، من المهم جدًا تخصيص مواردك بشكل صحيح. يجب أن تعرف ما تهدف إليه.
تعمل الأهداف مثل عدسة الكاميرا. إذا قمت بتوجيه العدسة والتركيز بشكل صحيح، فسوف تحصل على صورة واضحة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الصورة ستكون ضبابية.
حاول التخطيط لمدة عام مقدمًا؛ حدد ثلاثة إلى خمسة أهداف رئيسية لأهم جوانب حياتك (العمل، الصحة، العلاقات، النمو الشخصي، السفر). يجب أن تكون أهدافك محددة. كل ما عليك فعله هو كتابتها على قطعة من الورق والبدء في التحرك نحوها.
حدد الأنشطة التي ستحقق أقصى النتائج بأقل جهد.
هنا يمكنك تطبيق قانون باريتو أو مبدأ 20/80. ووفقاً لهذا المبدأ، فإن 20% من الجهد ينتج 80% من النتيجة، و80% المتبقية من الجهد تنتج 20% فقط من النتيجة.
اسال نفسك:
إذا كان بإمكاني القيام بشيء واحد في قائمتي طوال اليوم، فما هو الشيء الذي سيحقق لي أكبر فائدة ويقربني من هدفي؟
ثم اسأل نفسك السؤال الثاني:
إذا كان بإمكاني إكمال مهمة أخرى في القائمة، فماذا ستكون؟
وأخيرا، اسأل نفسك عن المهمة الثالثة.
إنشاء طقوس الصباح
تعتبر طقوس الصباح الفعالة طريقة رائعة لبدء يومك. يجب أن تتكون من الأنشطة الأكثر فائدة التي ستساعدك على تحقيق أهدافك.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد إنشاء مدونة، فيجب عليك كتابة مقال واحد على الأقل في الأسبوع. حاول كتابة شيء ما كل صباح لمدة 30-60 دقيقة. فيما يلي بعض النصائح لجعل طقوسك الصباحية أكثر فعالية:
اشرب ماء
لقد نجا جسمك للتو من ست إلى ثماني ساعات بدون ماء. أعطه فرصة للتعافي.
افعل شيئًا جيدًا
افعل شيئًا تفتخر به، مثل ترتيب سريرك.
لعب الرياضة
من الأفضل أن تبدأ اليوم بممارسة الرياضة.
تفويض المهام أو إزالتها أو أتمتتها
نحن عادة نعتقد أنه يمكننا أن نفعل كل شيء بأنفسنا. من بين جميع مهامك، ابحث عن تلك التي لا تجلب أي فائدة. اختر المهام التي يمكنك تفويضها لشخص آخر. معرفة ما إذا كان بإمكانك إزالة بعض الأشياء من قائمتك أو تشغيلها تلقائيًا.
على سبيل المثال، كان زدرافكو تسفيجيتيتش يقضي ساعتين على الأقل في إعداد الطعام كل يوم. قرر توفير هذا الوقت وبدأ في طلب التوصيل من المطاعم. ومن خلال هاتين الساعتين المجانيتين، يمكنه القيام بأشياء مفيدة تساعده على تحقيق أهدافه في المستقبل.
حظر الوقت أو "ضع اجتماعًا مع نفسك في التقويم الخاص بك"
اقضِ بعض الوقت بمفردك مع نفسك وتأكد من عدم إزعاجك في مثل هذه اللحظات. اغتنم هذه الفرصة للتركيز على الإجراءات التي ستساعدك على تحقيق أهدافك المستقبلية.
قسم عملك إلى فترات
هذه نصيحة مثيرة للاهتمام. يمكنك استخدام طريقة بومودورو. تتضمن هذه التقنية تقسيم المهام إلى فترات مدتها 25 دقيقة تليها فترات راحة قصيرة. سيساعد ذلك على زيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى وتجنب الإرهاق.
أدخل التدفق
التدفق هو الوقت الذي تكون فيه منغمسًا تمامًا في مهمة ما وتركز عليها بنسبة مائة بالمائة. من المهم أن تفهم ما تعمل عليه وكيف سيساعدك ذلك على تحقيق أهدافك في المستقبل. نصيحة: إحدى أفضل الطرق لتحقيق التدفق هي العثور على الموسيقى المناسبة.
النوم أثناء النهار مهم
وبطبيعة الحال، بعد الانتهاء من مهمة خطيرة، سوف تحتاج إلى الراحة. في هذه الحالة، ابحث عن زاوية هادئة في مكتبك أو منزلك وأغمض عينيك. ليس عليك أن تغفو، فقط دع جسمك يسترخي.
تذكر المخزن المؤقت للوقت
يحمينا المخزن المؤقت الزمني من أي شيء قد يحدث بشكل خاطئ. إذا كان لديك موعد الساعة 3:00 مساءً، فيرجى الوصول الساعة 2:45 مساءً. فقط في حالة. إذا كان لديك مشروع مستحق بحلول الأول من يوليو، فأكمله بحلول 28 يونيو.
لا تقلق إذا لم تسير الأمور حسب الخطة
حتى لو أصبحت خبيرًا في إدارة الوقت، ستظل تواجه ظروفًا غير متوقعة. عادة هذا لن يكون متروك لك. إذا تأخر شخص ما عن مقابلتك، قم بالزفير أولاً. اغتنم هذه اللحظة لقراءة كتاب أو الاستماع إلى البودكاست.
انتبه لما تقضي وقتك فيه
تابع أنشطتك الأساسية على مدار الأسبوع ثم قم بتقييم أهميتها. بهذه الطريقة يمكنك معرفة أسباب عدم الكفاءة وإصلاحها في المرة القادمة.
تقييم النتائج الخاصة بك
مرة واحدة في الأسبوع، خذ ثلاثين دقيقة لتقييم نتائجك الحالية. ما كان منتجا؟ ركز أكثر على هذا. ما الذي كان غير فعال؟ تفويضه أو إزالته أو تشغيله تلقائيًا.
خصص يومًا واحدًا للمهام الروتينية
خصص يومًا واحدًا للمهام الروتينية - على سبيل المثال، شراء البقالة أو تنظيف الشقة.
قل لا للاجتماعات التي ليس لها نتيجة محددة.
في وظيفته السابقة، كان زدرافكو تسفيجيتيتش يسأل زملائه باستمرار قبل الاجتماعات عن نتائجهم، وإذا لم تكن هناك مثل هذه النتيجة، فهو ببساطة لم يأت إلى هناك أو جاء فقط عند مناقشة مهامه. وهكذا، لم يضيع الوقت في أشياء عديمة الفائدة وفعل شيئًا أكثر أهمية.
قل لا لإرسال البريد الإلكتروني حتى تنتهي من روتينك الصباحي.
لا تتحقق من بريدك الإلكتروني أكثر من مرتين في اليوم.
قل لا للأشياء التي لا تتوافق مع أهدافك.
من المهم جدًا أن تتعلم قول "لا" وبالتالي تجعل حياتك أسهل. تذكر: أنت لا تقول لا للآخرين، بل قل نعم لنفسك.
كافئ نفسك
لا ينبغي التخطيط لحياتك حتى اللحظة الأخيرة. بعد أسبوع مثمر، خذ قسطا من الراحة.
تطوير طقوس ليلية
كان لديك يوم مثمر للغاية. حان الوقت بالنسبة لك للراحة. فكر في ما كان ممتعًا أو جيدًا الذي حدث خلال اليوم.
التخلص من السموم التكنولوجية
قبل ساعة من النوم، قم بإيقاف تشغيل الكمبيوتر المحمول والهاتف والأجهزة الإلكترونية الأخرى. تحدث إلى من تحب، أو اقرأ كتابًا، أو استعد للغد - فكر في مهامك، وما سترتديه، وأين ستتناول الغداء.
خاتمة
قد يستغرق الأمر بضع سنوات لتطوير هذه العادات، لكن ثق بي، ستكون النتائج مذهلة. يجب أن تفهم أنك لن تستعيد الوقت الذي أهدرته، لذا عش كل يوم بشكل منتج قدر الإمكان. وبطبيعة الحال، لن تتمكن من اتباع كل هذه النصائح بشكل مثالي، ولا ينبغي عليك أن تسعى جاهدة للقيام بذلك.
فكر في الأشياء الصغيرة التي يمكنك التحكم فيها. أنت تقرر بنفسك متى تستيقظ، ومتى تكمل العنصرين الأول والثاني في قائمتك. عندما تفعل هذه الأشياء الصغيرة، لا شيء آخر يهم بعد الآن، والمشاكل الأخرى لم تعد تحت سيطرتك ولا داعي للقلق بشأنها.
حاول وضع هذه التقنيات موضع التنفيذ وسترى أنه يمكنك تحقيق المزيد.
مرحبًا! في هذه المقالة سنتحدث عن الاستخدام الرشيد لوقت العمل.
اليوم سوف تتعلم:
- كيفية تخطيط وقت العمل وكيفية استغلاله بحكمة؛
- ما المقصود بمصطلح "الاستخدام الرشيد لوقت العمل"؟
- ما هي النتائج التي يمكن تحقيقها إذا قمت بتحديد الأولويات بشكل صحيح.
وفقا للدراسات، فإن جزءا كبيرا جدا من الناس لا يعرفون كيفية التخطيط لوقت عملهم. اتضح أنه حتى عند العمل وفقًا لجدول زمني صارم، ليس لدى الأشخاص الوقت الكافي لإكمال حجم العمل. في مثل هذه الحالات، يساعد الاستخدام الرشيد لوقت العمل. وهذا ما سنتحدث عنه اليوم.
وقت عمل الموظفين والكفاءة
وقت العمل هو الفترة التي يجب على الموظفين خلالها أداء واجباتهم الوظيفية في مكان العمل. والسؤال هو مدى فعالية استخدام وقت عمل الموظفين، لأنه غالبا ما يتبين أن الأمور تتحول إلى سلسلة لا نهاية لها.
العوامل المؤثرة على الاستخدام الفعال للوقت
يتأثر هذا المؤشر بعدة عوامل:
- ساعات العمل؛
- منظمة العمل;
- أداء الموظفين؛
- تخطيط وقت العمل.
ما هي الأولوية
النتيجة مهمة في أي عمل: مدى تحقيق الأهداف والغايات التي تم تحديدها. ولكن من أجل تحقيق النتائج المخطط لها، تحتاج إلى البدء في بناء سير العمل. ولهذا السبب يتم إدخال مبادئ التخطيط العقلاني في عملية العمل.
أساليب تنفيذ إدارة الوقت
هي عبارة لا تعني شيئًا لكثير من الناس. لذلك سنبسطه بعض الشيء ونوضح أنه يشمل تنظيم وقت العمل وزيادة كفاءة استخدامه.
يجدر سرد الجوانب الإيجابية لهذه الأداة:
- تسود أجواء مواتية وهادئة في الفريق.
- يزيد من مقاومة الإجهاد للموظفين.
- يزداد مستوى أداء كل موظف؛
- يزداد مستوى المسؤولية الشخصية والتنظيم الذاتي.
التخطيط لوقت العمل .
لقد سمع كل رائد أعمال عن هذه الأداة في وقت ما. ولكن ليس الجميع يعرف كيفية تطبيقه في الممارسة العملية. نتيجة لذلك، يتم فقد الوقت ببساطة، لكنه لا رجعة فيه، ولا يمكن تجميعه وإعادته مرة أخرى. هناك طرق بسيطة للتخطيط لا تتطلب نفقات باهظة.
دعونا نلقي نظرة على عملية التخطيط خطوة بخطوة.
من الأفضل التخطيط ليوم العمل القادم في الليلة السابقة. في هذا الوقت، يمكنك تحليل ما تم إنجازه بالفعل، وكذلك وضع خطة مع مراعاة جميع الظروف المهمة. للتخطيط، يمكنك استخدام كل من المفكرة القديمة المثبتة والأدوات الحديثة. من المهم أن تعرف ما هي المهام التي تم إكمالها بالفعل والتي لم تكتمل بعد.
لا تزال غير قادر على الاحتفاظ بجميع المعلومات الموجودة في رأسك، ولكن قد تنسى شيئًا مهمًا. لذا اكتبها.
تحديد المهام ذات الأولوية.
هذه نقطة مهمة جدًا في التخطيط. يمكنك تنفيذ ذلك ببساطة: على قطعة من الورق، ارسم مربعًا يجب تقسيمه إلى 4 مربعات أخرى.
ثم قم بتوزيع جميع المهام التي يجب إكمالها إلى 4 نقاط:
- عاجل وهام؛
- عاجل وغير مهم؛
- غير عاجلة ومهمة؛
- ليست عاجلة وغير مهمة.
بهذه الطريقة، ستكون جميع المهام أمام عينيك كل يوم وسترى ما يجب القيام به أولاً، وما يمكن تأجيله لبضع ساعات، أو ربما أيام.
يضع اهداف.
يدرك أي رجل أعمال ناجح أن تحديد الأهداف هو شرط لتحقيق نتائج جيدة. ومع ذلك، في كثير من الأحيان لا يشرح المديرون للموظفين ما هي أهداف الشركة، وما يجب على كل منهم فعله لتحقيق النجاح.
ونتيجة لذلك، يقوم الناس بأعمال لا معنى لها في الغالب ولا تجلب أي فائدة عملية لأي شخص. وكل ذلك لأنهم ببساطة لا يعرفون سبب الحاجة إلى ذلك على الإطلاق. كيف يمكن تغيير هذا الوضع؟
- صياغة أهداف الشركة بوضوح وسبب ضرورة تحقيقها؛
- اشرح للموظفين مدى أهمية الوظائف التي يؤدونها لتحقيق الهدف العام: يحتاج الناس إلى فهم أن عملهم مهم ومفيد؛
- تسجيل الأهداف التي تم تحقيقها والنتائج التي حققها كل موظف.
تحديد الأهداف بشكل صحيح يحفز الموظفين ويزيد من أدائهم.
قانون باريتو.
جوهرها هو المبدأ التالي: إذا كنت تقضي 20٪ فقط من الجهد، فستحصل على 80٪ من النتيجة. في الوقت نفسه، من المهم استبعاد جميع المهام غير الضرورية من القائمة والتركيز فقط على المهام المهمة.
العوامل التي تصرف الانتباه عن العمل الرئيسي
وأغلبها ببساطة هو أصل الشر في أي شركة، من الحيازات الكبيرة إلى الشركات الصغيرة. ولذلك، فإننا سوف نولي اهتماما خاصا لهم.
حالة مرهقة.
كان كل شخص مرة واحدة على الأقل في حياته في حالة لا يتبادر فيها العمل إلى ذهنه. ومن الصعب التركيز في مثل هذه اللحظات. اشرب بعض شاي الأعشاب واذهب إلى العمل.
حالة من التعب.
لتكون منتجًا في العمل، احصل على قسط كافٍ من النوم. قلة النوم لها تأثير سيء على الحالة العامة للجسم.
رعب حقيقي لأي صاحب عمل. يقوم الموظفون بفحص صفحتهم باستمرار أثناء ساعات العمل، وقراءة المنشورات، ولكن لا يركزون على العمل على الإطلاق. ولذلك، يتعين على الإدارة اللجوء إلى تدابير جذرية: حظر الوصول إلى الإنترنت بأمر كتابي، ثم التحقق من سجل الزيارة لكل موظف. على الرغم من أنه لا يساعد دائمًا أيضًا.
هاتف محمول.
إذا كنت لا تتوقع مكالمات عاجلة، فما عليك سوى إيقاف الصوت.
وضع تعدد المهام.
عندما يحاول الموظف إكمال العديد من المهام في وقت واحد، يحدث فشل ولا يحدث شيء. ولمنع حدوث ذلك، قم بتنظيم وقت عملك بشكل صحيح.
اشعر بالملل.
واحدة من أخطر العوامل. إذا شعر الإنسان بالملل، فمن الطبيعي أن يبحث عن طريقة للهروب من العمل. تحفيز اهتمامك بالعمل: على سبيل المثال، إذا قدمت تقريرًا قبل الموعد المحدد وحصلت على مكافأة، فستتمكن من إجراء عملية شراء طالما حلمت بها.
جوع.
قد يبدو الأمر غريباً للبعض، لكن إذا كنت جائعاً فلن تتمكن من العمل بشكل طبيعي. هناك فكرة واحدة فقط في رأسي: متى سأأكل؟ ولمنع حدوث ذلك، تناولي وجبات خفيفة وراقبي نظامك الغذائي بشكل عام.
كيف تتوقف عن تشتيت انتباهك
للعمل بشكل منتج وفعال، تحتاج إلى التخلص من عادة تشتيت انتباهك باستمرار. يمكن للزملاء والأدوات والأفكار فقط أن تشتت انتباهك. كيف تصبح حاكم وقتك، سنناقش المزيد.
تخلص من مضيعات الوقت.
حاول ألا تشتت انتباهك بالأمور الشخصية أو المحادثات الدخيلة خلال ساعات العمل. بالإضافة إلى قضاء وقتك في تصفح موقع الويب التالي أو التحدث عبر الهاتف مع صديق، ستتحمل أيضًا تكاليف الوقت للمشاركة في عملية العمل مرة أخرى.
وبطبيعة الحال، تحتاج إلى أخذ فترات راحة من العمل. نحن لسنا روبوتات، يجب أن يكون هناك راحة. لكن يجب تخصيص وقت محدد لذلك.
نصيحة بسيطة أخرى:اترك المشاكل المنزلية خارج المكتب. وهذا لن يكون إلا للخير. من الضروري الفصل بين المشاكل الشخصية وعملية العمل.
لا تشتت انتباه زملائك كثيرًا.
تخيل: أنك تكمل مهمة معقدة أو تكتب تقريرًا مطولًا يجب تقديمه في المستقبل القريب. وأنت خائف جدًا من عدم الحضور في الوقت المحدد، ثم يطرح زميلك أسئلة غير ضرورية. ربما يكونون ضمن نطاق العمل، لكنه كارثي في الوقت الخطأ.
إذا كان عليك العمل في بيئة صاخبة، فلا يزال عليك توزيع العمل حتى لا تشتت انتباهك باستمرار. إذا كنت متأكدًا من أنك لن تتمكن من التركيز، فحاول تغيير مكتبك لفترة من الوقت. يكون الإجراء فعالاً إذا كانت مناشدة سبب مناقشة الزملاء لفيلم جديد عديمة الفائدة.
قم ببعض التخطيط.
اكتب كل الأشياء التي يجب القيام بها. وانظر من خلال هذه القائمة من وقت لآخر. يمكنك ضبط تذكير في هاتفك يساعدك على عدم نسيان شيء مهم.
توزيع جميع الأعمال حسب الوقت من اليوم. قم بأداء المهام الأكثر صعوبة في الصباح والمساء، وخلال النهار، عندما يمكن تشتيت انتباهك في أي لحظة، قم بتلك المهام التي لا تتطلب اهتمامًا جديًا بشكل خاص.
إرسال المراسلات أو التحقق من البريد الإلكتروني في وضع الدفعة.
بدلاً من تشتيت انتباهك كل ساعة، حدد وقتًا محددًا للتحقق من محتويات صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. وإذا كنت بحاجة إلى إرسال عدة فاكسات، فاجمعها على مدار اليوم وأرسلها كلها مرة واحدة.
في الجزء التالي من مقالتنا، سنتحدث بشكل منفصل عن تنظيم وقت عمل المدير.
كيف يمكن للمدير تنظيم وقت العمل بشكل عقلاني؟
هل تمكنت من إنجاز كل شيء في يوم عمل؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فأنت تمثل الغالبية العظمى من المديرين. قام عدد من المحللين بدراسة ساعات عمل المدير العادي. وكانت النتائج مخيبة للآمال: 8% فقط من أصل 100 ينفذون جميع خططهم خلال اليوم.
وأسباب ذلك هي على النحو التالي:
- يسرع؛
- عدم التخطيط للوقت؛
- التنظيم غير السليم للعمل؛
- انخفاض مستوى الدافع.
صيغة 60:40.
إذا اتبعته، فيجب ألا يتجاوز جزء وقت العمل الذي تخطط له 60٪ من إجمالي وقت العمل. هذه فترة من النشاط المخطط.
يجب تقسيم نسبة 40٪ المتبقية من الوقت إلى جزأين، الأول هو حجز الوقت للأعمال غير المخطط لها، وتخصيص 20٪ المتبقية لأعمال الإدارة.
وبالتالي، إذا كنت تخطط لوقت عملك بشكل صحيح، فيمكنك كسب الوقت بشكل كبير. وهذا يعني أنه ستبقى هناك فرصة للانخراط في التعليم الذاتي والأنشطة المثمرة.
تحفيز الموظفين
مهم للجميع: أنت مدير أو موظف عادي. عند تحديد الأهداف ليوم أو أسبوع أو شهر، عليك أن تفهم النتيجة التي ستكون عليها. الدافع هو أداة ممتازة لزيادة أداء وكفاءة الموظفين. في هذه الحالة، يمكنك استخدام كل من الدافع من الناحية المادية وغير الملموسة.
مثال.حددت إدارة شركة نفط كبيرة في الاتحاد الروسي هدفًا: إنشاء سمعة تجارية قوية، مع إشراك الموظفين في هذه العملية. تم تطوير نظام التحفيز، والذي يتضمن ما يلي: إذا قامت جميع أقسام الشركة في غضون ستة أشهر بالوفاء بالمهام الموكلة إليها وفي نفس الوقت تجاوزت الخطة، فسيتم تقديم مكافآت للموظفين ذات طبيعة مادية أو غير مادية .
وبمجرد تطبيق النظام، انخفض معدل دوران الموظفين بنسبة 20%، وزاد ولاء الموظفين للإدارة بنسبة 50%، ليصل إلى 100% تقريبًا.
خاتمة
للتلخيص، أود أن أشير إلى أن هناك العديد من الأساليب التي تعلم الاستخدام الرشيد والتخطيط لوقت العمل. تحدثنا عن الأكثر شعبية.
ولكن مهما كانت الطريقة أو الأداة التي تستخدمها، تأكد من تخطيط وتحليل وتقييم أنشطتك اليومية. سيسمح لك ذلك بتحديد جميع أوجه القصور واستخدام وقت عملك بأقصى قدر من الكفاءة.
قم بإنشاء نظام إدارة الوقت الفردي الخاص بك وقم بدمج التقنيات الأكثر فعالية بالنسبة لك. يتم وصف التقنيات أدناه. سيأتي النجاح عند استخدام هذا النظام باستمرار.
1. لا تعتمد على الذاكرة
اكتب مهامك وريح دماغك.
2. قم بعمل قائمة بالأولويات
سيساعدك هذا على التركيز على الشيء الرئيسي ولن يسمح لك بإضاعة الوقت في تفاهات ومهام ثانوية.
3. في نهاية كل أسبوع، خصص وقتًا
لوضع خطة للأسبوع المقبل. هذا ليس وقتا ضائعا، بل سيؤتي ثماره بشكل جيد عن طريق زيادة إنتاجيتك.
4. لا تتوقع أن تتذكر فكرة مثيرة للاهتمام.
احتفظ دائمًا بمفكرة في متناول يدك لتدوين أفكارك. وبدلاً من ذلك، احمل معك جهاز تسجيل صوتي.
5. إذا كانت مطالب الشخص الآخر لا تتناسب مع أهدافك.
قل لا. عليك أن تتعلم هذا.
6. قبل أن تتخذ أي إجراء، فكر، ولكن ليس لفترة طويلة
القليل من التفكير سيخلصك من التصرفات المتهورة وإضاعة الوقت.
7. طور نفسك!
خصص وقتًا في خططك لتحسين الذات.
8. كن على علم بما تفعله
يجب أن تفهم ما تقضي وقتك فيه. يجب أن تحركك أفعالك نحو هدفك.
9. التقنيات الفعالة
أدرج في نظام إدارة الوقت الفردي الخاص بك تلك التقنيات الأكثر فعالية بالنسبة لك واستخدم هذا النظام باستمرار.
10. تقييم نفسك للعادات السيئة
إنهم يضيعون وقتك. قم بإعداد قائمة بهذه العادات وتخلص منها واحدة تلو الأخرى. الطريقة الأكثر فعالية هي استبدال العادة السيئة بعادة مفيدة.
11. لا تقم بعمل الآخرين لتجعل نفسك تبدو أفضل.
لذلك، سوف تضيع الوقت الذي يمكنك استخدامه للترويج الخاص بك.
12. احتفظ بمذكرة
حيث يمكنك تسجيل تقدمك نحو أهدافك. أكمل هذه المجلة وراجعها بانتظام للتأكد من أنك تسير في الاتجاه الصحيح.
13. لا يمكن حل كل مشكلة بأفضل طريقة
ليست هناك حاجة لأن تصبح منشد الكمال، وعلى سبيل المثال، إعادة كتابة خطاب عمل 20 مرة لتحقيق أسلوب ليو تولستوي.
14. لا تُرهق نفسك بالكثير من المهام.
إذا كانت لديك أمور عاجلة ومهام مهمة ستأخذ كل وقتك، فيمكن تأجيل المهام الثانوية إلى وقت أكثر ملاءمة.
15. لا تنخدع بالكفاءة
يمكنك إكمال مهمة لا تمثل أولوية حاليًا بشكل فعال. في هذه الحالة، لا يمكنك القول أنك تستخدم وقتك بشكل فعال.
